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CAPITULO 4. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. ¿CUANTOS HAY EN MI EMPRESA?…
CAPITULO 4. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. ¿CUANTOS HAY EN MI EMPRESA? HERRAMIENTAS DE NORMALIZACIÓN
1. EL TRABAJO SISTEMÁTICO: PLANIFICACIÓN
Capacidad de Gestión
Asignación de objetivos para todos
Diferencias entre un objetivo y un deseo
Hacer lo planificado evitando la improvisación
Conocer los resultados, evaluar y medir objetivos
Herramientas de evaluación y revisión
Procedimentar los procesos operativos
Sistematizar los procesos de control interno
Formalizar procesos de análisis de la información
Normalizar los procesos de gestión de recursos
Sistematizar la responsabilidad del equipo de Dirección
2. REPRESENTACION GRAFICA DE LOS PROCESOS
Normas ANSI
Son símbolos normalizados
Ventaja:
Permite comunicación con única interpretación
Inconveniente:
Todo el mundo debe estar familiarizado con su significado
Simbología simple
Rectángulo representa actividad
Rombo la decisión
Elipse representa input y outpu
Diagrama de bloques
Proporciona visión clara y sencilla de un proceso complejo
Incorpora información de cada actividad en figura conectadas
Diagrama de flujo funcional
Muestra secuencia de actividades de un proceso de diferentes áreas
Adecuada para analizar un proceso
Ventajas del uso de diagrama
s
Permite hacerlos mas tangibles
Proporciona disciplina
Potencia capacidad para comprender situaciones complejas
Facilitan formalización y sistematización de procesos
Incluyen todas las actividades
Definen una secuencia precisa
Delimitan límites de responsabilidad
Establecen puntos de control
Facilitan la comunicación con lenguaje común
Define con precisión la secuencia de actividades
Define el sistema de información
Proporciona inputs para racionalizar
Analiza la efectividad de las actividades
Cunatifica el impacto de la variable tiempo
Anima a los empleados a tomar decisiones
Permiten la identificación de actividades
3. NORMALIZACION DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS
Extensión de la documentación
Necesidades específicas de la empresa
Mercadeo al que sirve
Requisitos reglamentarios
El tamaño y complejidad de la organización
Característica de los productos y procesos
Riesgo de incumplimiento
Competencias del personal
Normalización de procesos y entorno
Eficaz cuando
Cuando el producto final sea repetitivo
Entorno externo sea predecible
Normalización de procesos: la Hoja de Proceso
Encabezamiento, objeto y alcanc
e
Diagrama del flujo del proceso
Límites del proceso (elipses sombreadas
Secuencia de actividad
Soporte documental pertinente (rectángulo de líneas discontínua a la derecha
Entradas o salidas laterales (rectángulo de líneas discontinua a la izquierda
Conexiones con otros procesos (ovalillos)
Descripción de las actividades operativas y control de proceso
Actividad grave o crítica
Mecanismo de control de riesgo
Procedimiento documentado
Ejecutor de cada actividad
Otras herramientas para la normalización de procesos
Diagrama de flujo funcional
Para Procesos largos
Mapa de comunicaciones
Para Secuencia de actividades simple con muchos datos
Planing del proceso
Para procesos de ejecución periódica con fechas objetivo críticas
4. ¿CUANTOS PROCESOS FORMALIZAR?
ISO 9001:2000 dice:
Sistema de Gestión incluye los documentos necesitados por la organización
Identificación de los procesos para el sistema de gestión
Diseño de proceso: Check List
Output definido en términos de valor
Seleccionar la herramienta para normalizar el proceso
Input y entradas laterales y sus proveedores identificados
Evidenciadas las interacciones con otros procesos
Justificado el valor añadido de cada actividad
Justificados los puntos de control y decisión
Identificadas las actividades críticas
¿Se pueden cambiar los controles por actividades de aseguramiento?
Identificadas medidas de resultados e indicadores
Actividades descritas en término de acción: Quién hace qué?
Definidas las actividades de seguimiento y medición
Determinados los registros necesarios
Definida la interacción con los procesos de mejora
Elaborado el plan de implantación
Dr. Joffre Ross Lopera