Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Gerenciando el dinero (Proceso del presupuesto (Revisiones para su…
Gerenciando el dinero
Proceso del presupuesto
Dinero que se asigna a un determinado tiempo a un departamento en un periodo de tiempo
Es cuanto usted planea gastar en los próximos 12 meses
Toma en cuenta crecimiento, consolidación, nuevas iniciativas, proyectos, etc.
Posibles items del presupuesto: Recurso humano hardware, software, servicios de telecomunicación, proveedores, entretenimiento y viajes, miceláneos, depreciación, planta física, servicios exteriores, gastos generales
Chargebacks, Quién realmente paga?
En algunas empresas el cobro de IT se hace por departamento, y se llama chargebacks
La ventaja es que los departamento se hacen consientes del costo de IT
El problema es que puede provocar mucho overhead calcular los costos de IT
Revisiones para su presupuesto
El primer borrador podría revisarlo con su director o vicepresidente.
Entre más personas lo revisen es mejor.
Podría involucrar a su staff para la revisión del presupuesto
Podría ayudar a justificar, explicar y defender su presupuesto.
Trate de tener bastante detalle en el presupuesto
Usted debe entender bien de donde vienen los números para poder hacer una buena presentación.
En general es aprobado por el CFO de la organización.
Estimando y sobre estimando sus números
En una práctica común sobre estimar el presupuesto
Razones:
Le da la oportunidad de hacer cortes en el presupuesto
Puede manejar gastos no contemplados anteriormente
Ayuda a mantenerse dentro del presupuesto, y esto puede afectar su bono y meritocracia
El problema es que puede ser que usted tenga presupuesto que no haya usado durante el año y puede dar la impresión que usted no estima bien.
Es importante involucrar a key partners, clientes, suplidores y consumidores en la discusión.
Obteniendo la aprobación y defender su presupuesto
En la manera que su desarrolle el presupuesto, usted tiene que presentarlo y defenderlo
Es probable que tiene que revisarlo en alto nivel con sus superiores
No explicar detalle del proyectos sino el valor agregado
Es apropiado hacer referencia al presupuesto del año pasado y hacer comparación. Además de hacer explicación de por las variaciones del mismo
Tener en cuenta que el se vaya a explicar a una audiencia no técnica
No se sorprenda que tiene que hacer varias iteraciones de la revisión, además los costos fijos tienen que ser explicados, y cuáles son las consecuencias si se reducen.
Durante el año: Rastreo y revisión del presupuesto
Contabilidad da reportes mensuales o por cuatrimestrales, sobre los gastos del presupuesto
Revisar el presupuesto
Puede ser sobre estimaciones, pronósticos, actualizaciones
Arrendamiento VS comprar, Cuál es el mejor?
Cuando usted hace leasing, usted está rentando algo por un tiempo definido
Con el tiempo el costo del leasing es mayor al costo real, la diferencia es la tarifa que se cobra por la compañía de leasing.
La compañía de Leasing es el dueño
El leasing se considera un gasto
Leasing son rentas, que realmente son compras a largo plazo
Al final del leasing la propiedad se transfiere a usted
Pro del leasing: Una tarifa que se puede controlar en el presupuesto., ayuda a las compañía de poco flujo de efectivo adquirir equipo caro. Se puede predecir cuando se puede remplazar el equipo. Muchas empresas descubren que no es necesario ser dueño del equipo. Depreciación puede producir beneficios en los impuestos.
Cons: Mayor esfuerzo para coordinar actividades entre el leasing y el vendedor del equipo. Complicaciones a la hora de actualizar el hardware. Complicación a la hora del rastreo del hardware. El shipping y el retorno del equipo puede ser difícil. Cambiar el equipo de un departamento a otro es complicado, ya que se debe de actualizar las facturas.
Otros factores del presupuesto a considerar
Crecimiento del departamento: Equipo adicional, redundancias, más espacio, etc.
Cambio de Tecnología: Tiene que hacer un pronóstico de actualizaciones, obsolescencias, reemplazos, etc.
Stafff: Salarios, bonos, promociones, aumentos, etc. El turnover de IT es muy grande. Entrenamientos.
Mantenimiento de Software:Acuerdos de mantenimiento, soporte. Mantenimiento a veces es solo actualizaciones, soporte a tener asistencia cuando existe un problema.
Mantenimiento de hardware: Acuerdos de mantenimientos. Cosas que hay en los acuerdos son días y horas de cobertura, respuesta a garantías, partes de repuesto, técnicos certificados, precios de cobertura y consecuencias si el vendedor falla a la hora de cumplir los niveles de servicio
Contratos de Material y tiempos: El técnico cobra por el tiempo y la partes necesarias.
Riesgos: Las reparaciones pueden ser costosas. Los vendedores atienden con prioridad a los clientes con esta modalidad.
Garantías: Es para hardware nuevo y generalmente son 3 años. Existen actualizaciones para tener mejor respuesta de servicio.
Diferencia entre items de gastos de capital y operativos
Un presupuesto a veces involucra dos tipos de números: Capital y Operativos
Un gasto operativo, usualmente es usado para varios años, un ejemplo el una pieza de hardware
Un gasto operativo son de corto tiempo, son relacionados a soporte o continuidad del negocio, ejemplo los salarios
Detalle del gasto del capital
El costo de un activo se puede depreciar y es por eso que se puede distribuir durante los años.
El rastreo de los gastos al capital es más costoso por eso hay un monto mínimo para los items del capital
Revisar las políticas de su compañía sobre depreciación, gastos de capital y otros gastos.
Área gris
Pueden existir áreas grises sobre los gastos de capital
El software en general es considerado como capital a pesar de que no es tangible
Las intepretaciónes legales a veces puede ser difíciles