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EAP - Gestão Eletrônica de Documentos (INSTALAÇÃO WEB (Requisitos…
EAP - Gestão Eletrônica de Documentos
CONSULTORIA
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
Definição do local de armazenamento;
Adotar o modelo SaaS
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;
Indexação
Digitalização
A digitalização deverá ser realizado, nas instalações da instituição;
Definir o tipo de equipamento para captura.
Seleção dos arquivos;
Identificação dos arquivos;
Escâneres de mesa
Requisitos
Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento.
Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados.
Será considerada finalizada a fase de digitalização com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
INSTALAÇÃO WEB
Requisitos
Interface amigável
Integração com o ERP
Desempenho em rede
Usuários
Processo de alerta
Critérios de cadastro
Definir os níveis de acesso
Hardware
Especificação
Aquisição dos Hardware
Instalação de todas as ferramentas
Piloto 1
Testes
Hardware
Software
Rede
Avaliação
Aceitação do gerente
Elaboração do Mock up virtual
IMPLANTAÇÃO
Piloto 2
Testes
Hardware
Software
Rede
Web
Migração para a hospedagem do cliente
Instalação de todos os hardwares e softwares
Treinamento
Ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos.
Tirar duvidas dos usuários.
Suporte aos usuários
ENCERRAMENTO
Gerar termo de entrega
Requisitos
Conter data
Conter assinatura dos participantes
Controle de licença de uso
INSTALAÇÃO DE SERVIDOR
Instalação
Conectar servidor a internet
Testar o funcionamento de todo o servidor
Instalação de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes e testá-lo
Software
Requisitos
Mapeamento dos processos dos documentos
Integrações
Integração com ERP
Integração com CRM
Customização e integração aos nossos aplicativos existentes
Flexibilidade
Definição do perfil dos usuários;
Definição dos níveis de acesso
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados.
Aprovação do gerente de TI
Requisitos
Definição dos tipos de licenças
Definição da forma de backup
Velocidade de transmissão de dados
Conexão com internet