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EAP - Gestão Eletrônica de Documentos (MAPEAMENTO INICIAL - CONSULTORIA…
EAP - Gestão Eletrônica de Documentos
MAPEAMENTO INICIAL - CONSULTORIA
Adoção do modelo SAAS
Conectividade
Cuidados com segurança da informação
Servidores
Cliente utiliza o software via internet
Definir local de armazenamento
Inventariar e classificar os documentos existentes a serem digitalizados
Definir e contratar empresa especializada em guarda física dos documentos
Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Digitalização
Selecionar a documentação
Identificar a documentação
Organizar a documentação: definir o tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado
Definir os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação
Definir as características físico-químicas de cada tipo de documento
Comprovação da digitalização: documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
Selecionar a documentação
INSTALAÇÃO WEB
Requisitos
Interface amigável
Integração com o ERP
Assegurar bom desempenho em rede
Realizar testes de estresses e conexões de rede
Hardware
Definir o software
Especificar o hardware
Definir espaço físico
Piloto 1
Construção da estrutura similar de forma a possibilitar instalação de todas as ferramentas e realização de todos os testes
Testes
Planejamento das fases de testes
Apresentação do cronograma para as áreas envolvidas
Apresentação dos resultados
Parametrização
Definição dos usuários
Cadastro de documentos
Processo de Alerta
Suporte
Help Desk
INSTALAÇÃO SERVIDOR
Processos
Definição dos tipos de licença
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação e da tabela de temporalidade
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Definição da política de mudança de fornecedor
Critérios de Aceitação
Aceitação pelo Gerente de TI
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
Integração com ERP e CRM
Instalação
Instalação de software no servidor e nas estações clientes e testá-lo
ENCERRAMENTO
Controle de Licença de uso
Realização do Termo de entrega
IMPLANTAÇÃO
Instalação
Instalação do Hardware
Instalação do software nas máquinas dos usuários
Treinamento
Instruções necessárias
Manual de utilização
Mecanismo do sistema
Critérios de aceitação
Piloto II
Testes de velocidade
Testes de funcionalidade
Apresentação do cronograma para as áreas envolvidas
Acompanhamento
Validação do cliente
Analista de suporte