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Gestão Eletrônica de Documentos (Implementação de hardware (Servidores de…
Gestão Eletrônica de Documentos
Consultoria
Indexação
Scanner
Digitalização de documentos encadernados
Scanner de mesa
Digitalização
Identificação dos arquivos
Organização dos arquivos
Tratamento do arquivo
Seleção dos arquivos
Requisitos
Documentos planos em folha simples podem se digitalizados
Especificar diretórios para processos de digitalização
Avaliação da dimensão do documento
Premissas
Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades.
Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase de indexação com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
Requisitos
Será adotado o modelo SaaS
Definição do local de armazenamento;
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Implementação de hardware
Impressoras
Nobreaks
Scanners
Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel;
Servidores de bancos de dados
Virtual
Capacidade de armazenamento
Fisico
Capacidade de processamento
Sistemas de backup;
Estações de trabalho
Sistemas de segurança física;
Sistema de climatização;
Instalação do Servidor
Software
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos
Mapeamento dos processos dos documentos
Conexão com a internet
Integração com aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
Funcionalidades
Velocidade de transmissão
Gerência de fluxo de papéis
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema.
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho.
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos,.
Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados
Integração com outros sistemas
Formatos proprietários
Flexibilidade
Integração com o ERP da empresa
Critérios de aceitação
Aprovação dos requisitos pelo Gerente de TI
Instalação Web
Requisitos
Integração com ERP
Desempenho em rede
Interface amigável
Testes de estresse e conexão de rede
Definir espaço físico
Usuários
Processo de alerta
Critérios de cadastro
Determinar nível de acesso do usuário
Piloto I
Critérios de aceitação
Aprovação do gerente de TI
Elaboração do mock up virtual
Testes
Software
Estresse do apllicativo
Hardware
Estresse de rede
Hardware no apoio dos envolvidos
Definir comportamento do sistema
Encerramento
Implantação
Acompanhamento de um profissional de suporte
Validação dos testes
Treinamento de pessoal
Realizar treinamento de acordo com o nível de acesso do usuário
Gerar Termo de aceite