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Implantação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED) (1. MAPEAMENTO…
Implantação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
1. MAPEAMENTO INICIAL
1.2. Inventário e classificação dos documentos
1.5. Definição e contratação de empresa especializada em guarda fixa
1.4. Cotação em 3 fornecedores distintos
1.3. Definição do local de armazenamento
1.1. Separação da documentação
1.6. Instituição de uma comissão permanente de avaliação de documentos
2. CONSULTORIA
2.1. Digitalização
2.1.3. Indexação
2.1.3.1. Definição do tipo de equipamento para digitalização
2.1.4. Definição dos tipos e quantidades de documentos no acervo
2.1.2. Descrição
2.1.5. Definição das características físico - químicas de cada tipo de documento
2.1.1. Arranjo
2.1.6. Confirmação dos documentos no servidor conforme sua identificação
2.2. Parametrização
2.2.2. Definição do Usuário Redator
2.2.3. Definição do Usuário de Comitê Fixo
2.2.1. Definição do Usuário Leitor Privado
2.2.4. Definição do Usuário de Comitê Variável
2.2.5. Definição do Usuário Administrador de Documentos
2.2.6. Definição do Usuário Administrador do Centro de Administração
2.2.7. Definição do Data (automático)
2.2.8. Definição do Palavras Chaves e Comentários Adicionais aos Documentos
2.2.9. Tipo de Acesso (público os privado)
3. INSTALAÇÃO
3.1. Instalação da Web
3.1.7. Finalização da Instalação da Web por meio de decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado
3.1.6. Processo de Alerta
3.1.6.1. Alerta via e-mail revisões, obsolescências e atualizações de documentos
3.1.5. Testes
3.1.5.1. Teste do hardware
3.1.5.2. Teste do GED no Servidor e nas Estações
3.1.5.3. Teste de estresse do aplicativo, da rede e da Web
3.1.4. Piloto 1
3.1.4.1. Elaboração do Mock-up em Power Point
3.1.4.2 Aprovação do Mock-up
3.1.3. Especificação do Hadware
3.1.2. Definição do Software
3.1.1. Requisitos
3.1.1.2. Integração com o ERP
3.1.1.3. Desempenho de Rede
3.1.1.1. Interface Amigável
3.1.1.4. Realização de testes de estresses e conexão de rede
3.2. Instalação do Servidor
3.2.2. Processos
3.2.2.7. Definição da política de mudança do fornecedor
3.2.2.6. Definição da política e software de backup
3.2.2.5. Definição dos níveis de acesso
3.2.2.4. Definição dos perfis de usuário
3.2.2.3. Definição dos prazos de circulação e da tabela de temporalidade
3.2.2.2. Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
3.2.2.1. Definição do tipo de licença
3.2.1. Requisitos
3.2.1.4. Integração com ERP e CRM
3.2.1.3. Mapeamento dos processos, dos tipos tipos de documentos
3.2.1.2. O cliente deverá ter uma política de segurança e de backup, já estabelecidas
3.2.1.1. Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
3.2.3. Finalização
3.2.3.1. Confirmação que o software atende os requisitos citados na especificação
3.2.3.2. Aprovação do Gerente de T.I. confirmando o funcionamento correto
4. IMPLANTAÇÃO
4.2. Instalação do Software nas máquinas dos funcionários
4.3. Treinamento
4.3.1. Disponibilização do manual do usuário final
4.3.2. Disponibilização do manual do administrador
4.3.3. Disponibilização do manual para utilização do software
4.3.4. Disponibilização para captura de digitalização de documentos
4.1. Instalação do Hardware
4.4. Piloto 2
4.4.2. Reinstalação de todo equipamento
4.4.3. Novas configurações de rede
4.4.4. Definição de permissões de acesso
4.4.1. Migração para o site do cliente
5. ENCERRAMENTO
5.1. Controle de licença de uso
5.2. Execução do Termo de Aceite de Entrega