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Implantação do Sistema GED (INSTALAÇÃO WEB (Testes (Hardware;, Teste de…
Implantação do Sistema GED
Mapeamento Inicial
Premissas
Acompanhamento dos membros a cada fase.
Disponibilidade de 2 horas semanais dos membros do projeto para posicionamento da situação.
Sensibilização dos setores para a importância da participação no projeto.
Disponibilidade de 2 horas diárias das áreas durante o levantamento.
Objetivos
Organizar e manter a integridade dos documentos e/ou informações.
Melhor eficiência no recebimento das informações.
Melhor eficiência no encaminhamento das informações.
Melhor eficiência na localização das informações.
Fatores Críticos de Sucesso
Apoio dos executivos da instituição.
Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto.
Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
Consultoria
Indexação
Avaliação da dimensão do item documental.
Definição do equipamento de captura digital .
Exame das características físicas e
estado de conservação do suporte original.
Requisitos
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos.
Definição do local de armazenamento.
Modelo de negócio para softwares, SaaS.
Inventário e classificação dos documentos
a serem digitalizados.
Digitalização
Seleção arquivística
Tratamento arquivístico
Identificação arquivística
Organização (arranjo, descrição e indexação).
Premissas
Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores.
INSTALAÇÃO WEB
Requisitos
Interface amigável.
Integração com o ERP.
Desempenho em rede.
Realização de testes de estresses e conexões de rede.
Hardware
Pesquisa, para a especificação e posterior aquisição do hardware.
Requisitos
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.
Definição dos softwares necessários.
Número de usuários que utilizarão o sistema.
Área geográfica dos usuários relacionados no item três.
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores;
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente.
Premissas
Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
Piloto I
Estrutura
Instalação de todas as ferramentas
Aprovação do mock-up
Desenvolvimento do sistema
Testes
Hardware;
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
Testes de estresses do aplicativo;
Testes de estresses da rede;
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Testes de estresses da Web.
Parametrizações
Definição dos Usuários e seus perfis
INSTALAÇÃO SERVIDOR
Requisitos
Classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
Integração com ERP e CRM.
Definição dos tipos de licença;
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema;
Definição dos prazos de circulação;
Definição dos prazos da tabela de temporalidade;
Definição do perfil dos usuários;
Definição dos níveis de acesso;
Definição da política e do software de backup;
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados.
Integração com outros sistemas
Integração com o sistema de ERP da empresa;
Verificação a portabilidade dos arquivos gerados
Verificação da Flexibilidade do Software
IMPLANTAÇÃO
Instalação de hardware e software definidos
Treinamento
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final.
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador.
Manual para Operação do Software: captura e digitação.
Piloto II
Validação da estrutura
Validação dos primeiros testes.
Migração para o site do cliente.
Testes
Hardware;
Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes;
Testes de estresses do aplicativo;
Testes de estresses da rede;
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Testes de estresses da Web.
ENCERRAMENTO
Controle de Licença de uso
Termo de entrega