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Implantação de um sistema GED (Instalação WEB (Hardware (Definição dos…
Implantação de um sistema GED
Consultoria
Digitalização
Seleção dos arquivos
Organização dos arquivos
Realização do tratamento arquivístico
Confirmação de que os documentos selecionados constem no servidos
Identificação dos Arquivos
Indexação
Avaliação minuciosa do suporte original
Avaliação da dimensão do item documental
Escaneamento de apenas documentos em folha simples
Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor
Requisitos
Inventários e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Adoção do modelo SaaS
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Definição do local de armazenamento
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Instalação do Servidor
Software
Análise
Classificação dos documentos
Definição da forma de armazenar os documentos
Definição do tempo de arquivamento dos documentos
Definição dos tipos de licença
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Definição da política de mudança de fornecedor para a disponibilização da base de dados
Definição da política e do software de backup
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Confirmação que o software atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto
Instalação
Disponibilização para todos da instituição os documentos implantados
ENCERRAMENTO
Termo de Entrega
Termo de Aceite da Entrega
Controle de Licença de uso
Tramite de licença de uso do software
Contratação antes do início do projeto
Renovação após um ano
Instalação WEB
Hardware
Definição dos softwares necessários
Área geográfica dos usuários que utilizarão o sistema
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores
Definição do número de usuários que utilizarão o sistema
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
Aquisição e testes dos sistema da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado
Piloto I
Elaboração de um mock-up
Desenvolvimento do sistema após aprovação do mock-up por parte do cliente
Requisitos
Utilização de uma interface amigável
Integração com o ERP
Avaliação do desempenho de rede
Decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado
Realização de teste de estresses e conexões de rede
Testes
Realização de testes
Software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
Estresses de rede
Hardware
Estresse dos hardwares de apoio envolvidos
Estresses do aplicativo
Estresses da Web
Finalização somente após o de acordo do gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo evento corrigido no primeiro piloto
Parametrização
Cadastro dos documentos
Definição de usuários
Processo de alerta
Suporte
Testes e treinamento com usuários que darão suporte ao sistema após a entrega final
Especialista da empresa (Help Desk)
Implantação
Finalização em forma de documento assinado pelo gerente de RH
Piloto II
Testes
Estresses do aplicativo
Hardware
Software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no cliente
Estresses da rede
Estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Estresses da Web
Treinamento
Treinamento dos operadores de suporte
Treinamento dos usuários que efetivamente vão trabalhar no sistema GED como administrador, criador de documento, revisor e aprovador
Treinamento de usuários que utilizarão o sistema apenas para consulta de documentos
Acompanhamento
Validação por parte do cliente
Instalação
Instalação de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED