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GED (Gestão Eletrônica de Documentos) (4- IMPLANTAÇÃO (Treinamento (Requer…
GED (Gestão Eletrônica de Documentos)
1- CONSULTORIA
Digitalização
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Tratamento arquivístico (a seleção, a identificação e a organização [arranjo, descrição e indexação])
Deve ser observado os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada tipo de documento
Definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado
Escâneres de mesa para captura digital do documento
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Premissas
Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED
Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor.
Equipamentos que suportem o software para a execução das atividades
Modelo de negócio para softwares SaaS
Definição do local de armazenamento
2- INSTALAÇÃO WEB
Requisitos
Integração com o ERP
Verificação do desempenho em rede e compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na empresa
Definição dos softwares necessários
Área geográfica e número de usuários que utilizarão o sistema
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
Espaço físico disponível para estrutura de hardware
Aquisição do hardware
Estações de trabalho (computadores para a aplicação)
Impressoras e Plotters
Scanners
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores
Servidores de bancos de dados
Capacidade de Processamento
Capacidade de Armazenamento
Virtual
Físico
Nobreaks
Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel
Sistemas de backup
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física
Piloto I
Estrutura montada para possibilitar instalação de todas as ferramentas e realização de todos os testes
Aprovação de mock-up
mock-up virtual
Testes
Teste de Hardware
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
Apresentação e análise dos resultados
Parametrização
Suporte e acompanhamento da implantação
Consultoria
Helpdesk
Definição de Perfis dos usuários do sistema
Campos obrigatórios ao cadastrar algum documento
Processo de alerta
5- ENCERRAMENTO
Termo de Aceite da Entrega
documento que contém a data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto.
Controle de Licença de uso
Lições aprendidas
4- IMPLANTAÇÃO
instalação de hardware e software definidos para comportar e se trabalhar com o sistema de gerenciamento de documentos
Treinamento
Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada
Treinamento deve ser no local de trabalho
Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED
O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos
Disponibilizar Manual para Operação do Sistema
Piloto II
Migração para o site do cliente
Solicitações de mudança deverá ser aberto na base “Query change”
Testes
Testes de Hardware
Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
Apresentação e análise dos resultados
Acompanhamento
analista de sistema
analista do suporte
3- INSTALAÇÃO SERVIDOR
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
Iniciação dos processos após os resultados da análise
Definição dos tipos de licença
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
Características / funcionalidades
Velocidade de transmissão
Gerenciamento do fluxo de papéis
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho.
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema.
Recuperar documentos de um disco óptico
Integração com outros sistemas
Integração com o sistema de ERP da empresa
Os sistemas de discos ópticos deverão fazer interface com outros sistemas eletrônicos, o processamento de dados e o fac-símile