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IMPLANTAÇÃO GESTÃO ELETRONICA DE DOCUMENTOS(GED) (MAPEAMENTO INICIAL…
IMPLANTAÇÃO GESTÃO ELETRONICA DE DOCUMENTOS(GED)
MAPEAMENTO INICIAL
Definir o local de armazenamento
Fazer cotação em 3 fornecedores distintos
Inventariar e classificar dos documentos existentes a serem digitalizados
Definir e contratar a empresa especializada em guarda física dos documentos
Separar a Documentação
Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
INSTALAÇÃO
Finalização da Instalação da Web por meio de decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado
Instalação do Servidor
Processos
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação e da tabela de temporalidade
Definição dos tipos de licença
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Definição da política de mudança de fornecedor
Finalização
Confirmação que o software atende os requisitos citados na especificação
Aprovação do gerente de TI confirmando o funcionamento correto
Requisitos
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos
Integração com ERP e CRM
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Instalação da WEB
Especificar o hardware
Fase Piloto 1
Elaborar Mock-up em Power Point
Aprovar Mock-up
Definir o Software
Fase de testes
Testar hardware
Testar sistema GED no Servidor e nas Estações
Testar estresses do aplicativo, da rede e da Web
Requisitos
Garantir Bom Desempenho em rede
Realizar testes de estresses e conexões de rede
Criar Integração com o ERP
Criar Interface amigável
Processo de Alerta
Alertar via e-mail revisões, obsolecências e atualizações de documentos
CONSULTORIA
DIGITALIZAÇÃO
Fazer a Indexação
Definir o tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado
Definir tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação
Fazer a Descrição da documentação
Definir características físico-químicas de cada tipo de documento
Fazer o Arranjo da documentação
Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
PARAMETRIZAÇÃO
Definir Usuário de Comitê Variável
Definir Usuário Administrador de Documentos
Definir Usuário de Comitê Fixo
Definir Usuário Administrador de Centro de Administração
Definir Usuário Redator
Definir Data (automático)
Definir Usuário Leitor Privado
Definir Palavras chaves e Comentários Adicionais para os documentos
Tipo de acessos (público ou privado)
IMPLANTAÇÃO
Instalação do Software nas máquinas dos funcionários
Treinamento
Disponibilizar o manual do administrador
Disponibilizar o manual para operação do software
Disponibilizar o manual do usuário final
Disponibilizar o manual para captura e digitalização de documentos
Instalação do Hardware
Fase Piloto 2
Reinstação de todo o equipamento
Fazer novas configurações de rede
Migração para o site do cliente
Definir permissões de acessos
ENCERRAMENTO
Controle de licença de uso
Executar o termo de aceite da entrega