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Projeto de Implantação GED (INSTALAÇÃO WEB (Requisitos (Critérios de…
Projeto de Implantação GED
CONSULTORIA
Requisitos
Adoção do modelo SaaS
Inventário e classificação dos documentos a serem digitalizados
Definição do local de armazenamento
Definição e contratação da empresa em guarda física dos documentos
Instituição da COPAD(Comissão permanente de avaliação de documentos)
Digitalização
Identificação dos documentos existentes no acervo
Definição do tipo de equipamento(Scanner de mesa)
Considerar a dimensão do documento que não poderá exceder a área de escaneamento
O processo de digitalização deverá ser realizado, nas dependências da instituição detentora dos documentos
Premissas
Treinamento das pessoas indicadas pelos gestores
Verificação dos equipamentos que suportem o software para execução das atividades
INSTALAÇÃO WEB
Requisitos
Interface amigável
Integração com o ERP
Desempenho em rede
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Critérios de aceitação
Aprovação das partes interessadas e do patrocinador
Definição do software
Realização de pesquisa, para a especificação e aquisição de hardware posteriomente
Requisitos
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
Definição dos softwares necessários
Número e usuários das áreas que utilizarão o sistema
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores.
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
Premissa
Espaço físico disponível para a estrutura de hardware
Piloto I
Instalação de todas as ferramentas
Realização de testes
Hardware
Teste de software(sistema GED) no servidor e nas estações clientes
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardware de apoio
Testes de estresses da web
INSTALAÇÃO SERVIDOR
Software
Definição do software que será utliizado
Cada documento é tratado de maneira específica
Classificação dos documentos existentes
Requisitos
Digitalização dos documentos existentes
Política de segurança estabelecida
Política de backup já estruturada
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
Utilização do software via internet
O sistema deverá ser customizado e integrado aos sistemas da empresa
Integração com ERP e CRM
Iniciar os processos
Definição dos tipos de licença
Análise e implantação dos fluxos dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação
Definição dos prazos das tabelas de temporalidade
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
IMPLANTAÇÃO
Instalação
Instalação de hardware e software definidos para comportar e se trabalhar com o GED
Treinamento
Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema
Treinamento no local de trabalho
Cada grupo de usuários deve receber as instruções necessárias
O tempo de treinamento vai depender do perfil do usuário
Participação do RH no planejamento e administração do treinamento
Piloto II
Migração para o site do cliente após a validação
Todo o equipamento será reinstalado
Novas configurações de redes feitas e as permissões de acessos definidas
Refazer todos os testes de funcionalidades e velocidades
ENCERRAMENTO
Controle de licença de uso
Termo de entrega