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GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED) (MAPEAMENTO (Definir local de…
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED)
MAPEAMENTO
Definir local de Armazenamento
Definir e contratar empresa especializada em guarda fisica de documentos
Inventário e classificação dos documentos
Instituição da comissão permanente de avaliação de documentos
Separar documentação
Cotação com 3 Fornecedores
CONSULTORIA
Parametrização
Definir usuario de comite Fixo
Definir usuario de comite variavel
Definição do Usuario redator
Definir usuário administrador de documentos
Definir usuário Leitor privado
Definição de usuario administrador do centro de administração
Definir palavras chaves para documentos
Tipos de acessos a serem liberados
Digitalização
Seleção de documentos
Realizar a Indexação
Definição do tipo de Equipamento para escanear
Organização dos documentos
Tratamento Arquivistico
Definir Documentos e suas Quantidades
Definir caracteristicas fisco-químicas dos documentos
Confirmação dos documentos conforme identificação
INSTALAÇÃO
Instalação Web
Requisitos
Avaliar estabilidade na rede de trabalho, sem interferencias
Integração com ERP
Interfase amigavel
Realização de testes de estresses e conexoes de rede
Apos a fase de testes, precisa de aceitação das partes interessadas e do patrocinador do hardware
Definição do Software
Definir Hardware
Usuarios
Processo de alerta
Critérios para cadastro
Definir numero de usuarios
Fase Piloto I
Elaborar um mock-up virtual(em power point)
Aprovar mock-up por cliente
Fase de testes
Testar software
Testar estresses do aplicativo, rede, hardwares e Web
Testar Hardware
Critério de aprovação
Instalação do servidor
Requisitos
Mapeamento dos processos
Integração com ERP e CRM
Inventario
Processos
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação
Definição dos tipos de licença
Definição dos prazos de circulaçao
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da politica e do software de backup
Definição da politica de mudança de fornecedor
Finalização
Aprovação do gerente de TI e confirmando o funcionamento correto
Características/Funcionalidades
Gerenciamento do Fluxo de papeis
Documentos sensiveis devem receber prioridade
Velocidade de transmissao
Estabelecer trilhas eletrônicas e relatórios de gerenciamento
Permitir pesquisa por palavra chave, nome ou outra combinacão
Recuperar documentos de disco óptico quando o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados, por meio de janelas.
IMPLANTAÇÃO
Instalação do software nas maquinas dos funcionários
Treinamento
Fornecer manual de captura e digitalização.
Fornecer o manual
Fornecer o manual do administrador
Fornecer manual de Operação
Instalação do hardware
Piloto II
Migração para sait de cliente
Reinstalação de todo equipamento
Novas configurações de Rede
Permissoes instaladas
Testes de funcionalidade e velocidade
Definição de acesso dos usuários
ENCERRAMENTO
Controle de licença de uso
Termo de entrega do projeto