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IMPLANTAÇÃO GED (GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS) (UCLx) (CONSULTORIA,…
IMPLANTAÇÃO GED
(GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS)
(UCLx)
CONSULTORIA
REQUISITOS
Inventário e classificação dos documentos digitalizados
Modelo SaaS
Definição do local de armazenamento
definição e contratação de empresa especializada em guardar documentos
instituição da comissão permanente de avaliação de documentos
Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED
DIGITALIZAR
seleção, organização e identificação do acervo
o processo deverá ser feitos nas instalações da instituição
confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme sua identificação
INDEXAÇÂO
Requisitos
Avaliação da dimensão do item documental
Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados
Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo
definição da escaner
Escâneres de mesa (flat bed)
critério de avaliação
confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme sua identificação.
INSTALAÇÃO WEB
Requisitos
Interface Amigável
Desempenho em rede
Integração de todos os dados e processos em um único sistema.
Testes de estresse
transferência e boa parte das atividades para o computador
realizar pesquisa para definição de software
Hardware
Estações de trabalho
Servidores de bancos de dados
Scanners
Impressoras
Nobreaks
Hardware para armazenagem física
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física
Requisitos
Inventário
Definição dos softwares necessários
Número de usuários
Área geográfica dos usuários
Análise da infraestrutura necessária
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
Fase de testes (PILOTO 1)
Teste de Hardware
Testes de estresses da Web
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da rede
Testes de estresses do aplicativo
Teste de software no servidor e nas estações clientes
definir usuários e perfis
INSTALAÇÃO SERVIDOR
Integração com outros sistemas
análise e definição do software
Classificação dos documentos existentes
política de backup
Instalação para todos terem acesso ao GED
requisitos
Mapeamento dos processos
Integração com ERP e CRM
O cliente utilizará o software via internet
O sistema deverá ser customizado e integrado
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
IMPLANTAÇÃO
Treinamento
ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema
Treinamento no local de trabalho
Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED
disponibilização de manuais de utilização do sistema
testes (Piloto II)
migração para o site do cliente
testes de estresse
estresses do aplicativo
estresses da rede
estresses dos hardwares de apoio envolvidos
estresses da Web
testes de software
testes de hardware
Apresentação e análise dos resultados
instalação de hardware e software em 100% das máquinas da instituição
ENCERRAMENTO
Controle de licença de uso
Termo de entrega do produto