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GED - Controle e Gerenciamento de Documentos (Instalação WEB (Hardware…
GED - Controle e Gerenciamento de Documentos
Objetivos
Controle preciso sobre os Documentos
Implantação de uma Gestão Eletrônicas de Documentos (GED)
Facilidade na localização dos Documentos
Manutenção periódica de Documentos e controle de prazos de validades automatizados pelo GED
Consultoria
Pré Requisitos para Digitalização
Tratamento Arquivístico
Organização dos Documentos
Arranjo dos Documentos
Descrição dos Documentos
Indexação dos Documentos
Identificação dos Documentos
Seleção dos Documentos
Digitalização
Avaliação da Quantidade de Documentos Existentes
Avaliação das Características Físico-químicas de cada tipo de Documentos Existentes
Verificação dos Tipos de Documentos Existentes
Execução do Processo de Digitalização dos Documentos na Instituição
Verificação e Confirmação do recebimento dos Documentos no Servidor
Requisitos
Definição e Contratação da Empresa Especializada em guarda física dos Documentos
Definição do Local de Amazenamento
Adoção do Modelo SaaS
Definição da responsabilidade pela estrutura necessária para disponibilização do sistema
Conectividades
Cuidados com Segurança da Informação
Servidores
Instituição da Comissão permanente de Avaliação dos Documentos
Inventário e Classificação dos Documentos existentes a serem Digitalizados
Indexação
Exame de Suporte Original
Definição do Equipamento de Captura Digital
Definição de Documento com Informações sobre a utilização de outro Equipamento
Validação do Documento sobre outro Equipamento
Identificação da Necessidade de outro Equipamento para outros tipos de Documentos
Treinamento sobre a nova Ferramenta GED
Escâneres de mesa ( Flat bed)
Confirmação do recebimento dos Documentos no Servidor
Analise das informações
Reunião com o Cliente
Verificar e analisar os Documentos fornecidos
Instalação WEB
Parametrizações
Elaboração e Implantação do Processo de alerta
Cadastro dos Usuários
Definição do Cadastro de Documentos
Realização de testes
Definição dos Perfis de Usuários pela Instituição
Piloto I
Planejamento da fase de Testes
Apresentação do Cronograma para áreas envolvidas
Aprovação do mock-up pelo Cliente
Execução de Testes
Elaborar um mock-up virtual
Apresentação e Analise dos Resultados
Criação e Montagem de estrutura similar para Testes
Definição, caso necessários, de ajustes de Sofware/Hardware
Validação do Gerente de TI atestando conformidade dos testes
Hardware
Analise da infraestrutura necessárias
Definição da estrutura de rede que comporte os acessos
Definição do tempo de resposta do sistema
Especificação do Hardware
Definição da Quantidade de usuários do Sistema
Definição dos Softwares necessários
Inventário, Classificação e Definição dos Documentos físicos a serem Digitalizados
Aquisição do Hardware
Realização de Testes dos Sistemas da Instituição
Validação do Gerente de TI
Suporte
Disponibilidade de um Especialista para Suporte de Operação
Realização de testes e treinamento com Usuários
Acompanhamento da Implantação
Requisitos
Garantia de compatibilidade com o sistemas operacionais e protocolos da Empresa
Realização de testes de estresse e conexão de rede
Integração com o ERP
Validação das partes interessadas, bem como do patrocinador da Aquisição
Interface Amigavel
Instalação Servidor
Funcionalidades
Definição de prioridade para documentos sensíveis
Estabelecimento de trilhas eletrônicas
Gerenciamento do fluxo de papéis
Definição de descritores para pesquisa de Documentos
Definição da velocidade de Transmissão
Recuperação de Documentos
Instalação
Execução de Testes
Disponibilização do acesso da instituição ao sistema implantado
Instalação do Sistema GED no Servidor
Definição do Software
Analise para Classificação dos Documentos
Definição de armazenamento e tempo de arquivamento dos Documentos
Inventário e Classificação dos Documentos
Integração das Politicas de segurança e Backup
Mapeamento dos Processos
Customização e integração do Sistemas juto aos aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
Execução dos Processos
Definição dos tipos de licença
Análise e Implantação do fluxo dos Documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Definição de perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Definição da política de mudanças de fornecedor
Integração com o Sistema de ERP
Realização de transferência do acervo dos Documentos
Análise de funcionamento
Verificação de portabilidade dos arquivos gerados
Validação do funcionamento pelo Gerente de TI
Implantação
Treinamento
Definição dos grupos de treinamento
Definição do tempo de treinamento
Integração dos mecanismos do sistema aos usuários
Disponibilização dos manuais de utilização do sistema
Definição do programa de treinamento de acordo com os níveis de usuários
Finalização de treinamento com documento assinado pelo gerente de RH
Acompanhamento
Disponibilização de um analista de sistemas para suporte aos usuários
Realização de acompanhamento pelo analista de sistemas do cliente
Validação dos sistema pelo cliente
Regulamentação de possíveis incidências
Instalação
Instalação de software e hardware
Verificação de instalação em todas as máquinas que trabalhem com o sistema GED
Piloto II
Reinstalação de equipamentos
Realização de novas configurações de rede
Migração para o site do cliente
Definição de permissões de acesso
Validação da estrutura e dos testes iniciais
Realização de testes de funcionalidades e velocidade
Teste de software em todas as estações mapeadas
Testes de estresses do aplicativo
Teste de hardware
Testes de estresses dos hardware de apoio envolvido
Apresentação do cronograma para as áreas envolvidas
Testes de estresses da Web
Planejamento das fases de testes
Testes de estresse da rede
Apresentação e análise dos resultados
Encerramento
Controle de licença de Uso
Termo de Entrega