Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Nõuded dokumendiregistrile ja dokumentide registreerimiseks (Andmed, mis…
Nõuded dokumendiregistrile ja dokumentide registreerimiseks
Dokumendiregistris registreeritakse :
hiljemalt saabumise või väljasaatmise päevale järgneval tööpäeval
sõlmitud lepingud nende allakirjutamisele järgneval tööpäeval
asutuse õigusaktid hiljemalt nende allakirjutamise või sellele järgneval tööpäeval
NB! raamatupidamise dokumente ei pea sinna kandma
Andmed, mis kantakse registrisse:
kellelt saabunud/ kellele väljastatakse
saabumise/ väljastamise kuupäev
kuidas dokument saabus/ väljastati
elemendid
dokumendi liik
juurdepääsupiirangud
ei avalikustata isikuandmeid sisaldavaid dokumente
lahendamist või vastamist vajavate dokumentide kohta kantakse registrisse ka seadusest tulenev lahendamise või vastamise tähtaeg
Registreerimisele kuuluvad dokumendid: asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid, protokollid ja aktid, lepingud, saabunud ja väljasaadetavad dokumendid, suulised teabenõuded, asutuse liikmete aruanded/selgitused jne
Ühekordne registreerimine: Asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti allüksustes uuesti ei registreerita
Dokumendiregistrile esitatavad nõuded: Andmed seotakse omavahel nii, et neid ei oleks võimalik hiljem jälgi jätmata muuta, võib koosneda allregistritest, peab olema varustatud otsingusüsteemiga,
Registrit peetakse digitaalselt
Dokumendi andmeid säilitatakse senikaua, kui säilitatakse dokumenti.
Dokumendiregister on avalik
Register peab olema tehnoloogiliselt, organisatsiooniliseslt ja füüsiliselt piisavalt kaitstud andmete omavolilise muutmise ja hävitamise eest.
Piisava ajavältel tuleb teha varukoopiaid.
Dokumendi registreeimise tähtaeg: registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise, väljasaatmise või suulise protokollimise päeval või sellele järgenavl tööpäeval.
Registreeritakse asutuse asjaajamiskorras sätestatud numeratsiooniga.