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traitement des règlements et suivi des litige (Si la réclamation est…
traitement des règlements et suivi des litige
Lorsqu’un règlement n’est pas conforme, le fournisseur effectue une réclamation auprès
de son client débiteur.
Si la réclamation est orale, le personnel qui accueillera le fournisseur devra écouter la réclamation afin de bien identifier le besoin
Si la réclamation est écrite, une réponse écrite est indispensable. Cette réponse comportera
un accusé de
réception avec rappel de l’objet
;
des excuses ;
une solution proposée
une formule de politesse.
2L
e traitement d’un litige
si, après analyse des éléments du dossier, la réclamation
n’apparaît pas fondée ou s’il y a
litige sur les modalités ou sur le montant du règlement, il conviendra
d’
apporter une réponse claire et argumentée
L’argumentation devra s’appuyer sur des éléments de preuve comme
des documents commerciaux : les conditions générales de vente, le bon de commande, le bon de livraison, la facture,
la lettre de voiture, chèque…
des livres comptables
: le compte fournisseur, l’échéancier…
des courriers échangés
Les informations à contrôler sont
les quantités, les prix unitaires, le montant à payer ;
le mode de paiement : au comptant, à crédit ;
les modalités de règlement : paiement en une fois
ou échelonné, c’e
st-à-dire réparti sur plusieurs échéances ;
les dates d’échéance (à 8, 30, 60, 90 jours…)
;
les dates d’échéance (à 8, 30, 60, 90 jours…)
;
o
les moyens de paiement (chèque, effet de commerce, etc.).
o
les moyens de paiement (chèque, effet de commerce, etc.).