PROBLEM:
Mitarbeiter kommen unvorbereitet ins Meeting oder setzen vereinbarte Maßnahmen aus dem Meeting nicht um.
Wie kann ich von Mitarbeitern die Erledigung von Aufgaben einfordern – ohne verletzend oder vorwurfsvoll zu sein?
Vorher
Während des Meetings
Nach dem Meeting
Zusätzliche Ideen
Dem Mitarbeiter das Gefühl geben, dass er und seine Arbeit wichtig ist
Kontaktieren im Vorfeld und Folien/Ergebnisse anfragen
explizit mit einer Aufgabe beauftragen
Per Email um Vorbereitung des Meetings bitten
Punkte in Agenda eintragen und mit Namen versehen
click to edit
Hausaufgaben in die Einladung integrieren
Benachrichtigung per Mail und Telefon
persönlich ansprechen/erinnern
Unvorbereitete Personen ansprechen
Im äussersten Fall mit dem Chef reden
aktuellen Stand vorher nochmals anfragen ⁉
click to edit
Protokoll mit Verantwortlichkeiten und Termin
verteilen
Bedauern und neuer Termin für die Aufgabe
Wertschätzend formulieren aus der Ich-Perspektive - "Für mich ist das Ergebnis/die Umsetzung sehr wichtig."
Themen für alle sichtbar visualisieren und themanbasierende Zuständigkeiten verteilen
Eskalieren
Erinnerungsmail kurz vor dem Meeting
Oder sagen, FÜR WEN es wichtig ist und was die Konsequenz der Nichterledigung wäre ("Die Kollegen aus der Entwicklung brauchen die Datei, damit sie die Maße definieren können - das müssen die bis Mitte Februar schaffen!")
Öffentlich bloßstellen
Höflich bleiben und nach der Meinung und Kapazitäten erkundigen
Besprechungsregeln erweitern und Vorbereitung mit aufnehmen; Bei Bedarf darauf hinweisen
Explizite Ansprach mit Erwartung und Termin
Fragen woran es gelegen hat, dass die Aufgabe nicht erledigt wurde, um Verbesserungen abzuleiten
? Versteh ich nicht
Zusammenfassung mit Aufgabenverteilung per Mail verschicken
nachträglich nach dem Grund fragen und ggf. Konsequenzen ableiten (positiv gemeint)
Mit Eselsohren in die ecke stellen
Falls es ein bestimmter Mitarbeiter ist (und wenn andere Maßnahmen nichts gebracht haben): Mit einem guten Kollegen des Mitarbeiters sprechen und um Rat fragen, durch was sich sein Kollege motivieren lässt
Durchgehen der To Do Liste in jedem Meeting
Konsequenzen verdeutlichen
Pflichtbewusstsein etablieren
5 Euro in die Kekskasse
Nach dem 3. Mal Kuchen backen oder Mandelhörnchen mitbringen
Dem Mitarbeiter (Teil-)Verantwortung für das Meeting geben, ihn an der Vorbereitung beteiligen
Anfrage etwas Konkretes vorzubereiten (Folie)
Verhaltensvereinbarung mit allen Beteiligten
Auf WWW Feedback achten (Wahrnehmung, Wirkung, Wunsch) - immer aus der Ich-Perspektive.