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Como repensar a gestão da informação? (Soluções (Sistema (Sistema de…
Como repensar a gestão da informação?
Problema: Não saber quem está fazendo, o que, onde, quando e como
Sintomas
Ruído
Insegurança
Surpresa
Desorganização
Fracasso
Causas
Informação incompleta
Falta procedimento
Dono do processo
Canal
Problema: Informação centralizada
Sintomas
Ruído
Insegurança
Surpresa
Falha de comunicação
Causas
Informação espalhada
Falta de informação
Dados desatualizados
Problema: Ineficiência e falta de eficácia
Sintomas
Ruído
Insegurança
Surpresa
Fracasso
Desculpa
Causas
Improdutividade
Falta de foco
Comprometimento
Mensagem não chega
Necessidade
Como podemos garantir a confiabilidade e acesso à informação entre os diferentes setores?
Soluções
Reuniões semanais funcionais
E-mail com 5w2h
Delegar funções
Reuniões conjuntas
Implementar o 5S
Implantar o risk management
Sistema
Sistema de organizar tarefas diárias
Criar um FAQ
Criar planilhas facilitadores
Sistemas integrados
Espalhar QR com respostas padrões
Sistema de WIKI interna
C e M
Fazer duplo check das informações
Adiantamento periódico sobre o procedimento
Monitoramento de acesso
Esclarecer expectativas
Garantir as entregas
Canal
Mapear causas e efeitos
Divulgar resultados das decisões
Designar um replicador de informações
Padronizar meios de comunicação
Padronizar meios de comunicação
Segmentar canais de informação
Treinamento
Implantar treinamento facilitado
Treinamento interpessoal
Treinamento de atendimento ao cliente
Treinamento EAD
Soluções escolhidas
Sistema de WIKI
Levantamento de informações
Categorização
Designar o responsável pelo setor
Treinamento EAD
Treinamento básico de informática
Confecção de manual do usuário
Acompanhamento do uso
Divulgar decisões
Determinar meio de comunicação oficial
Determinar frequência do envio das decisões
Determinar os receptores de cada decisão