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Classificação dos arquivos (Arquivamento e ordenação de documentos (TIPOS…
Classificação dos arquivos
Automação de arquivos
Documentos digitais
Documentos armazenados em meio eletrônico ou digital e que exijam equipamentos e programas que permitam sua leitura e decodificação que permitam o acesso às informações nele contidas
Criação de documentos digitais
Utilização de programas ou softwares específicos;
Editores de texto
Planilhas eletrônicas
Softwares de edição de imagens, entre outros
Utilização de Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados (SGBDs);
O usuário preenche formulários contendo campos predefinidos, que formarão os registros a serem gravados no sistema
Cada registro gravado pode ser considerado um novo documento no arquivo da instituição
O uso de SGBDs é mais comum do que se pode imaginar. Por exemplo: ao efetuar uma compra via internet, realizar um saque em um caixa eletrônico ou mesmo preencher um formulário em sistema eletrônico, já se cria um documento dentro do banco de dados da empresa/instituição à qual se destine
Por meio da digitalização
É a conversão de documentos em meio analógico (papel, microfilme ou fitas de vídeo, por exemplo) para o formato digital, por meio de equipamentos eletrônicos.
O equipamento mais utilizado para esse fim é o escâner, o qual pode ser de mão, de mesa ou profissionais
Os órgãos públicos ou empresas privadas podem ter um setor específico para a digitalização de documentos ou, como é muito comum atualmente, contratar empresas terceirizadas para realizar esse tipo de serviço
Etapas da digitalização
Preparação na documentação a ser digitalizada
Remoção de grampos (para evitar danos ao equipamento de digitalização)
Ordenação dos documentos
Desmontagem de pastas e processos (remover as folhas dos colchetes)
Recuperação de páginas rasgadas
Numeração das páginas
Separação da documentação em lotes
Captura das imagens
digitalização propriamente dita
os documentos têm sua imagem capturada e gravada em sistema digital
Os equipamentos devem ser de boa qualidade
devem ser definidos o formato dos arquivos a serem criados e a resolução a ser utilizada
Deve-se realizar um estudo para se definirem a resolução e o tipo de arquivo mais adequado à realidade do órgão/empresa. Arquivos de baixa qualidade são mais leves; contudo, podem ser de difícil visualização em ocasiões futuras. Por sua vez, os arquivos de maior qualidade são mais pesados e consequentemente geram maiores custos para o seu armazenamento.
Controle da qualidade
Cada item digitalizado é analisado, considerando principalmente sua legibilidade
Recomenda-se que a inspeção seja realizada em imagens visualizadas numa proporção 1X1
É recomendável sala escura ou, pelo menos, com as luzes apagadas
Defeitos que podem ocorrer na digitalização
Imagem com resolução incorreta
Formato de arquivo incorreto
Imagem muito clara ou muito escura
Falta de nitidez na imagem
Imagem de cabeça para baixo ou invertida
Imagem distorcida ou não centralizada
Imagem fosca ou sem variação de cor
Indexação
etapa na qual são criados índices que permitirão localizar os documentos em um sistema, quando necessário. São extraídas palavras-chaves de cada documento, para o seu cadastro nesse sistema
Uma digitalização feita sem a correta indexação pode prejudicar todo o processo, pois será difícil encontrar um documento específico quando houver necessidade
Um bom trabalho de digitalização exige uma equipe qualificada e também a adoção de técnicas para que toda a documentação se mantenha intacta ao final do processo
VANTAGENS DA DIGITALIZAÇÃO
Acessibilidade
Permite acesso múltiplo e simultâneo aos documentos
Conservação dos documentos originais
PS A digitalização de documentos não garante o ganho de espaço físico no arquivo, pois a cópia digitalizada não possui validade jurídica e, por esse motivo, não é possível eliminar os documentos impressos
Quanto maior a qualidade dos equipamentos, a resolução das imagens e menor o nível de compressão, melhor será a qualidade das imagens digitalizadas
Arquivamento e ordenação de documentos
Arquivamento e ordenação de documentos são basicamente a forma de arquivar os documentos para guardá-los no Arquivo e as formas de ordenação desses documentos a fim de os localizar no futuro
Arquivamento = acondicionamento + armazenamento
ACONDICIONAMENTO
Refere-se à embalagem em que o documento foi inserido, com vistas a protegê-lo e facilitar seu manuseio
Exemplos: pastas, caias de arquivo, envelopes, etc
ARMAZENAMENTO
Refere-se ao mobiliário em que o documento, já devidamente acondicionado (ou não) será guardado
Obs: quando uma pessoa coloca no mobiliário adequado um documento que geralmente já foi acondicionado, ela está armazenando o seu documento
Exemplos: estantes, armários, prateleiras, arquivos de gavetas
Cada tipo de material tem de ser estudado, para verificar a melhor forma de ser guardado. Existe um tipo de acondicionamento adequado para cada tipo de material. Não é adequado guardar papéis e mídias digitais no mesmo tipo de pasta, por exemplo
TIPOS DE PASTAS
Pastas suspensas
São bastante utilizadas na fase corrente do ciclo de vida dos documentos
a idade corrente caracteriza os documentos que estão dentro do próprio setor da instituição
Pastas escritório Paulo
Pastas A-Z
Também são bastante utilizadas na fase corrente do ciclo de vida dos documentos
Pastas em L
São utilizadas como divisórias dentro de unidades de acondicionamentos maiores
Geralmente coloridas, permitem criar subdivisões dentro de outras pastas
Pastas sanfonadas
São aquelas que apresentam várias divisórias, onde os documentos podem ser separados de acordo com o assunto, ordem alfabética ou qualquer outro critério adotado pela instituição
TIPOS DE CAIXAS
Caixa-arquivo
Muito utilizada na fase intermediária;
A bibliografia recomenda a utilização das caixas de papelão, em vez das de plástico, para garantir maior durabilidade aos documentos
MODELOS DE ARQUIVO
Arquivo de gavetas
Os documentos são armazenados, geralmente, em pastas suspensas
É utilizado, quase sempre, nos arquivos correntes
É bastante prático na busca dos documentos
Fichário
Próprio para guarda de documentos em formato de ficha
Com a informatização das empresas, tornou-se menos comum
Arquivo deslizante
Formado por fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos, de forma que possam deslizar e permitam a abertura na estante onde se deseja colocar ou buscar o documento
Permite a otimização do espaço disponível no arquivo
a vantagem do arquivo deslizante é otimizar o espaço, apesar de ser um modelo de arquivo relativamente caro
Arquivamento nos arquivos correntes
Nos arquivos correntes, é muito comum o acondicionamento dos documentos em pastas suspensas armazenadas em armários ou arquivos de gavetas
Arquivamento nos arquivos intermediários
Nos arquivos intermediários, em geral, os documentos são acondicionados em caixas de arquivo de papelão, armazenadas em estantes de aço
Arquivamento de documentos de grandes dimensões
Deve-se evitar dobrá-los, acondicionando-os em pastas de grandes dimensões
O armazenamento deve ser feito em gavetas, de forma horizontal
Arquivamento vertical
Os documentos são arquivados lado a lado
Facilita a busca, uma vez que, para se retirar um documento, não há necessidade de se retirar os outros
É recomendado para os arquivos correntes
Arquivamento horizontal
Os documentos são arquivados uns sobre os outros
Conserva melhor os documentos
É recomendado para os arquivos permanentes e para documentos de grandes dimensões (mapas, cartazes e plantas, por exemplo)
Arquivamento é acondicionar, armazenar e guardar o documento. Ordenação significa colocar os documentos em ordem dentro do arquivo, o que permite saber onde o documento está no momento em que é necessário. Existem várias técnicas para colocar os documentos em ordem
ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
Métodos de arquivamento são maneiras que podem ser utilizadas para colocar os documentos em ordem
Alfabético (por nome)
aquele que ordena os documentos por nome (de pessoas, instituições ou eventos), a partir das regras de alfabetação
1ª Regra de alfabetação Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome
Se houver pessoas com sobrenomes iguais, considera-se o prenome
2ª Regra de alfabetação: Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não podem ser separados na alfabetação
3ª Regra de alfabetação:Sobrenomes com nomes de santos (Santo, São ou Santa não podem ser separados).
4ª Regra de alfabetação: Iniciais abreviadas têm precedência na alfabetação.
5ª Regra de alfabetação: Artigos, conjunções e preposições não devem ser considerados.
6ª Regra de alfabetação: Sobrenomes de parentesco devem ser considerados como parte integrante do último sobrenome. (Junior, neto)
O sobrenome de parentesco não será considerado quando da ordenação alfabética, a não ser que seja o último elemento de distinção
7ª Regra de alfabetação: Títulos que acompanham os últimos sobrenomes não devem ser considerados. O título deve ser colocado no final, entre parênteses (senador, etc)
8ª Regra de alfabetação: Nomes de estrangeiros devem ser organizados pelo último sobrenome
9ª Regra de alfabetação: Partículas estrangeiras só devem ser consideradas se iniciarem com letra maiúscula (Da Vinci, Van Damme)
10ª Regra de alfabetação: Espanhóis devem ser ordenados pelo penúltimo sobrenome (Fuentes Bolaños, Juan)
11ª Regra de alfabetação: Orientais e árabes devem ser organizados como se apresentam (Mao Tsé Tung, Abdulah Mustafah)
12ª Regra de alfabetação: Nos nomes de instituições, o artigo do início deve ser deslocado para o final, entre parênteses. (Boticário (O), Times (The)
13ª Regra de Alfabetação: Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser deslocado para o final, entre parênteses (Congresso de medicina (2º))
Quando combinado com cores, recebe o nome de VARIADEX
No método VARIADEX, os documentos são guardados por ordem alfabética e também por cores que permitam uma forma melhor de procurar os documentos no dia a dia e diminuam as chances de errar o arquivamento
O método VARIADEX, especificamente, é: ordem alfabética apenas somado com as cores
Geográfico (por local ou procedência)
Ordena os documentos por local ou procedência (Cidade, Estado ou País)
É preciso ordenar os locais a partir de algumas regras
Ordenação por Estado
Os estados devem ser ordenados alfabeticamente
Dentro de cada estado, a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais cidades em ordem alfabética
Ordenação por País
Os países devem ser ordenados alfabeticamente
Dentro de cada país, a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais cidades em ordem alfabética
Ordenação por cidade
As cidades devem ser ordenadas alfabeticamente
Ao final de cada cidade, deve ser identificado o seu estado, entre parênteses
Numérico (por número)
É aquele que ordena os documentos por número
É subdividido em numérico simples, cronológico e dígito-terminal
Numérico Simples
Os documentos são numerados quando entram no arquivo ou instituição e são ordenados pelo número que receberam
Normalmente, a organização de cheques pré-datados é feita pela data, mas pode-se organizar pelo número de identificação
Vantagens do Método Numérico Simples
É um método de fácil aplicação
Não exige treinamento prévio para sua utilização
A inserção de novos documentos é feita sempre no final do arquivo, o que evita o remanejamento dos documentos que já estão arquivados
Permite maior sigilo na guarda dos documentos, uma vez que a busca só é possível por meio de sistemas indexadores
Se for organizado por número de matrícula, é mais dificultoso que pessoas não autorizadas tenham acesso aos documentos
Numérico cronológico
Organiza os documentos por data
É bastante utilizado para a ordenação de processos, em que pode ser combinado com o número destes
Numérico Dígito-Terminal
Os documentos são numerados
Os números são divididos em grupos de dois algarismos cada um, lidos da direita para a esquerda
A ordenação é feita a partir dos dois últimos algarismos
341.901 -> 34-19-01
Vantagens
Maior agilidade no arquivamento de documentos cujo número seja formado por vários algarismos
Diminuição de erros de arquivamento
Ideográfico (por tema ou assunto)
Ordena os documentos por assunto ou tema
Também é chamado de método temático ou, simplesmente, método por assunto
Não é um método de fácil aplicação, pois exige a interpretação dos documentos e o conhecimento dos assuntos nele tratados
De acordo com a bibliografia do assunto, organizar por tema ou por assunto é mais complicado que os outros métodos, pois exige muito mais da pessoa
Os assuntos podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica
Ideográfico Alfabético
Dicionário: Os assuntos são ordenados alfabeticamente em um único nível
Enciclopédico: Os assuntos são ordenados alfabeticamente em níveis hierarquizados
Obs: O dicionário separa as palavras em ordem alfabética; a enciclopédia, normalmente, é separada por áreas
Ideográfico Numérico
Os assuntos são codificados hierarquicamente (do geral para o específico), gerando o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO da instituição
Os documentos têm o seu código de classificação anotado na primeira folha quando entram na instituição
A ordenação nos arquivos é feita a partir dos códigos de assunto
Criação do Plano de Classificação
1 – Finanças
1–1 – Empréstimos
1–1–1 – Rurais
1–1–2 – Bancários
1–2 – Financiamentos
2 - Pessoal
2–1 – Férias
2–2 – Treinamento
2–2–1 – Estágios
2–2–2 – Cursos
Cada empresa cria seu plano de classificação de acordo com suas necessidades
Codificação: Cada documento que chega à empresa tem seu assunto identificado e recebe um código. Normalmente, após identificação e numeração, também é gerado um protocolo
Ordenação no arquivo: Quando um livro entra na biblioteca, é feita a identificação de seu assunto, anota-se um código no cantinho do livro que é disposto na estante, obedecendo à ordem do código
Os códigos das bibliotecas são padronizados internacionalmente e são chamados de Código Decimal Universal.
Esse é o método utilizado nas bibliotecas e também pode ser aplicado aos arquivos
Nas bibliotecas, o código é padronizado internacionalmente. Nos arquivos, cada instituição criará o seu Plano de Classificação, de acordo com sua estrutura e suas atividades
A codificação dos documentos é feita quando da entrada destes na instituição (é feita no protocolo, na fase corrente)
MÉTODO DECIMAL: limita os assuntos a, no máximo, 10 áreas ou classes
MÉTODO DUPLEX: permite a criação de classes ou áreas de forma ilimitada
O que varia de um método para o outro é a informação destacada no documento para colocá-lo em ordem