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Procedimentos administrativos (Autuação (Numeração das folhas (A numeração…
Procedimentos administrativos
Protocolo de documentos
Tramitação
Em alguns casos a tramitação também pode ocorrer entre órgãos diferentes, de acordo com o assunto do documento
É importante que o órgão tenha controle dessa tramitação, pois o usuário pode requerer informações sobre o processo a qualquer momento
É o curso ou caminho que o documento percorre desde a sua entrada/ criação na instituição até o cumprimento de sua missão administrativa
A tramitação é uma característica comum da idade do ciclo corrente dos documentos, pois é nela que os documentos circulam pelas áreas competentes a fim de que sejam resolvidos
Ex: protocolo - rh - assessoria financeira - gabinete da presidência - assessoria jurídica - arquivo
Protocolo
É o controle da tramitação dos documentos, que permite acompanhar seus andamentos e prestar informações aos interessados em tempo real
É muito comum o uso de livros de protocolo para se controlar a tramitação de documentos
Nos órgãos públicos e também em empresas privadas de maior porte possuem um setor de protocolo que terá como função básica controlar a tramitação dos documentos
O protocolo está sempre vinculado a idade corrente dos documentos
Qualquer questão que afirme que o protocolo é uma atividade vinculada a idade intermediária ou permanente dos documentos estará incorreta. Essa é uma característica específica da fase corrente
Atividades de protocolo
Recebimento
controle da entrada ou recepção dos documentos na instituição
o protocolo também recebe os documentos que chegam por malote ou pelos Correios
Registro
leitura, identificação e cadastro dos dados de acesso do documento em sistema manual ou informatizado (origem, espécie, assunto, interessado, etc.).
O termo “registro” pode ser considerado semelhante ao termo “catalogação”
Autuação
formação ou abertura de processo a partir do documento entregue no protocolo (inserção de capa e atribuição de número de controle);
Também pode-se entender como abertura dos “autos do processo”
Classificação
separação dos documentos por assunto ou por área.
Expedição/Distribuição
envio dos documentos aos destinatários (expedição = externa e distribuição = interna);
pode ser feita pessoalmente ou por meio dos Correios
Controle/movimentação
controle do andamento ou da tramitação dos documentos.
É realizado por meio de sistema manual ou informatizado
Não devem ser abertos ou registrados pelo protocolo
Documentos particulares
Documentos sigilosos
Tais documentos devem ser recebidos e encaminhados diretamente para os destinatários
Devem ser abertos e registrados pelo protocolo
Documentos ostensivos
Tais documentos devem passar por todas as etapas de controle do protocolo
Correspondência
Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição
Os documentos que circulam no órgão público, em geral, são chamados de correspondência
Correspondência interna é a correspondência trocada entre setores ou áreas de uma mesma instituição
Correspondência externa é aquela trocada entre uma instituição e outras entidade e/ou pessoas físicas
Correspondência oficial é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades da instituição
Correspondência particular é a de interesse pessoal de funcionários/servidores da instituição
Processo
Processo é o conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento
Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas
Autuação
Ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade protocolizadora, visando à formação de processo
O documento que deu entrada é acondicionado em uma capa de cartolina
Todas as folhas são numeradas sequencialmente
Cada folha é numerada, carimbada e rubricada
Os dados básicos são cadastrados em um sistema
É atribuído um número para o processo, que o identificará dentro da instituição
É colada na capa do processo uma etiqueta com seus dados
O setor de protocolo normalmente fica localizado na entrada do órgão público
Numeração das folhas
A numeração se dará em ordem crescente
A primeira folha do processo deve ser a número 1
A numeração ocorre somente na frente da folha, e não no verso
A numeração, carimbo e rubrica é feita no canto superior direito da folha
Não é permitida qualquer rasura (no caso de erro, deve-se inutilizar a numeração errada e, ao lado dela, fazer nova numeração)
As primeiras folhas são numeradas no protocolo, quando da autuação, As demais folhas são numeradas pela área que incluir os documentos no processo
A numeração das primeiras folhas é de responsabilidade do setor de protocolo, as próximas folhas incluídas ao processo serão numeradas pelos funcionários dos setores que as incluíram
Juntada
É a inserção de documentos a um processo. Pode ser feita por meio da anexação ou apensação
ANEXAÇÃO
Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo
Na anexação pode-se juntar documentos soltos (procedimento mais comum) e até mesmo processos inteiros, de acordo com a necessidade
DESAPENSAÇÃO
É a separação de processos anteriormente apensados
APENSAÇÃO
Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência
Abertura de novos volumes
É a divisão de um mesmo processo em várias capas, onde cada volume terá, no máximo, 200 folhas.
As folhas são numeradas sequencialmente, ou seja, um novo volume começará da folha 201 e não da folha 01 e assim sucessivamente
DESENTRANHAMENTO
Desentranhamento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado
DESMEMBRAMENTO
Desmembramento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo processo
DILIGÊNCIA
Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou complementar uma informação equivocada ou incompleta em um processo
É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas
Diligência é devolver o processo a uma área anterior para se corrigir alguma falha apontada
ENCERRAMENTO OU ARQUIVAMENTO
Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento
São três as situações que implicam no arquivamento de um processo
) Pelo deferimento ou indeferimento do pleito, ou seja pelo atendimento ou não do pedido realizado pelo requerente
Pela expressa renúncia ou desistência do interessado
Por decisão motivada de autoridade competente