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T 4 Comunicación corporativa por correo electrónico. (2 Agenda de…
T 4 Comunicación corporativa por correo electrónico.
1 Procedimientos de comunicación interna y externa por correo electrónico.
Podemos definir la comunicación corporativa como la emisión de un conjunto de mensajes a través de una serie de medios a un grupo de receptores, con la intención de transmitir información, ideas y conceptos determinados. Se distinguen dos tipos de comunicación:
• Comunicación interna: Se dirige al personal de la empresa, empleados, directivos, asesores, etc.. Entre los medios de comunicación más empleados en las comunicaciones internas nos encontramos:
El manual de empleado.
Las publicaciones institucionales o newsletters.
La cartelera o paneles de avisos, las circulares y las reuniones de trabajo.
El buzón de sugerencias.
El correo electrónico, la intranet y las redes sociales internas.
• Comunicación externa: Es aquella que se dirige al exterior de la empresa, por ejemplo a los clientes, a los proveedores, a las administraciones públicas, entidades bancarias o a otras organizaciones, lo que da lugar a una imagen corporativa. Entre los medios de comunicación mas empleados nos encontramos con:
El teléfono, el correo postal y la mensajería.
Los medios de publicidad tradicionales, como la prensa, la radio y la televisión
Las campañas publicitarias.
• El correo electrónico, la pagina web y las redes sociales externas.
El correo electrónico es un medio de comunicación que se utiliza tanto en comunicaciones internas como externas. También hemos de tener en cuenta que la normativa prohíbe el envio de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico .
• Asegurarse de que se han realizado las acciones necesarias.
• Seguir las normas para unificar los correos electrónicos y fortalecer la imagen corporativa.
• Respetar unas normas de redacción básicas en el envio de mensajes.
Evitar el uso de cuentas de correo electrónico que pertenezcan a otras personas.
• Utilizar la firma institucional.
• Incluir siempre una advertencia.
Guardar los correos.
En el correos recibidos, responder al remitente.
2 Agenda de contactos del correo electrónico.
Teclear la dirección de correo en los campos Para, CC y CCO con la intención de enviar un correo o para compartir una tarea o un evento. Se denomina agenda o libreta de contactos a esta base de datos. A veces, cuando solo contiene direcciones de correo, se la denomina libreta de direcciones.
2.1 Crear e importar contactos en la agenda del correo electrónico.
• Abrir la agenda de contactos y teclear los datos que nos solicitan. Trataremos de evitar esta tarea.
• Importar o exportar la agenda de contactos.
• Agregar la dirección o direcciones de correo.
2.2 Editar, eliminar y combinar contactos
Si queremos eliminar, modificar o añadir algún dato a un contacto -- como una nueva dirección de correo -- o agregar un número de teléfono. Una vez seleccionado las aplicaciones permiten realizar cambios. Otra de las funcionalidades más interesantes que se pueden realizar con los contactos es la de combinar o restaurar duplicados.
2.3 Sincronización de contactos.
Mucha gente dispone de smartphone o una tableta con los que trabaja habitualmente en su campo profesional. El mantenimiento de una agenda de contactos en estos dispositivos se convierte en una herramienta.