FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
CONTROL
Se puede definir al control como: la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
El control es importante porque:
- Establece medidas para corregir las actividades
- Se aplica a todo, a las cosas, a las personas y a los actos
- Localiza a los sectores responsables de la administración
- Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes.
- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
- Su aplicación incide en la racionalización de la administración y en el logro de la productividad.
EQUILIBRIO
A cada grupo debe proporcionarse el grado de control correspondiente
DE LOS ESTÁNDARES
Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.
DE LA OPORTUNIDAD
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
DE LAS DESVIACIONES
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben analizarse, de tal manera que sea posible conocer causas que la originaron
COSTEABILIDAD
ESTÁNDAR
Un control sólo debe implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él.
DE EXCEPCIÓN
El control debe aplicarse, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control.
PRINCIPIOS
DE LA FUNCIÓN CONTROLADA
Este principio es básico, señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
IDENTIFICACIÓN DEL ESTÁNDAR
El administrador identifica el estándar que fue establecido y le va a servir como modelo de comparación para evaluarlo; la identificación representa el estado de ejecución deseado en su aplicación.
MEDICIÓN DE RESULTADOS
Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares
COMPARACIÓN
Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos
DETECCIÓN DE DESVIACIONES
El resultado de la comparación da la determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, mismas que deben reportarse inmediatamente
CORRECCIÓN
El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.
RETROALIMENTACIÓN
Es básica en el proceso de control, a través de ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo
CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL
- Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional
- Oportunidad
- Accesibilidad
- Ubicación estratégica
FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL
- CANTIDAD, TIEMPO Y COSTO: estos son de carácter cuantitativo
- CALIDAD; como su nombre lo indica es eminentemente cualitativo
CONTROL Y SU PERIODICIDAD
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, se clasifica en:
- CONTROL PRELIMINAR
- CONTROL CONCURRENTE
- CONTROL POSTERIOR
El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones
CONTROL DE PRODUCCIÓN
CONTROL DE CALIDAD
CLASES DE INVENTARIOS
CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
Materias primas
Materiales en proceso
Productos terminados
Partes de la maquinaria y/o herramientas
CONTROL DE COMPRAS
CONTROL DE MERCADOTECNIAS
CONTROL DE VENTAS
CONTROL DE FINANZAS
- CONTROL PRESUPUESTAL
CONTROL CONTABLE
COSTOS
AUDITORÍA
CONTROL DE RECURSOS HUMANOS
Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento
- Auditoría de recursos humanos
- Evaluación de la actuación
- Evaluación de reclutamiento y de selección
- Evaluación de capacitación y desarrollo
- Evaluación de la motivación
- Evaluación de sueldos y salarios
- Evaluación sobre higiene y seguridad, servicios y prestaciones
TÉCNICAS DE CONTROL (CONTROLES)
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control
- SISTEMAS DE INFORMACIÓN
- REPORTES E INFORMES
- FORMAS
- CONTROL INTERNO