Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
E&O BOEK 2 C&D Werken op het secretariaat (Film (Bijeenkomsten…
E&O BOEK 2 C&D Werken op het secretariaat
Deel C
Tekstbron 1.29
Een zakelijke bijeenkomst organizeren
Voorbeelden
Een werkoverleg
Een presentatie
Een vergadering
Een voorlichtingsdag
Een klantendag
Er komt heel wat kijken bij dit
Er moet van alles geregeld worden
Je moet overal aan denken
Dit kun je samen doen
Samenwerken
Je verdeeld de taken
Datum plannen
De datum staat vaak al vast
Soms moet het nog afgesproken worden
Als je verantwoordelijk bent voor het agendabeheer
Afspraak plannen
Kan een uitdagin zijn als er meerdere mensen worden uitgenodigd
Dan werk je met een datumbriefje
Hierop zet je een aantal data en tijdstippen
1 more item...
Nadat de afspraak is gepland noteer je deze in de (digitale) agenda
Planning en draaiboek
Bijeenkomst
Goeie planning
Bij een grootere bijeenkomst verwerk je dit in een draaiboek
Draaiboek
Het draaiboek is een handleiding waarin je stap voor stap alle activiteiten ziet
Actielijst
Staat in
Wie wat doet
Wanneer iets gedaan moet worden
Locatie en catering
Catering
Moet geregeld worden voor een bijeenkomst
Erg belangrijk onderdeel
Locatie
Moet geregeld worden voor een bijeenkomst
Reserveren van ruimte
Kan telefonisch
Kan per e-Mail
Zorg dat je alle nodige informatie doorgeeft
Niet alleen datum & tijd maar ook de aantal personen aanwezig
Geef ook de benodige hulpmiddelen door
Bijv een beamer
Vraag altijd voor schriftelijk bewijs van je resevering
Zo verkom je misverstanden
Uitnodigingen
Verschillende manieren
Stuur altijd schriftelijke bevestiging
Per brief
Per mail
Per e-mail
Telefonisch
Vergaderagenda
Een lijst met alle punten die in de vergadering besproken worden
Word meegestuurd bij een vergadering samen met de notulen van de vorige vergadering
Uitnodiging voor vergadering noem je ook wel convocatie
De bijeenkomst zelf
Controleer of alles in orde is
Ruimte schoon?
Is de catering gebracht?
Doet de apparatuur het?
Is er een checklist met de namen van de
personen die aanwezig moeten zijn?
Soms moet jij mensen ontvangen dan is het handig om te weten wie aanwezig is en wie niet
Notuleren
Het kan zijn dat je tijdens een vergadering moet notuleren
Dit betekent dat je aantekeningen maakt
Je maakt na de vergadering een verslag hiervan
Dit verslag noem je notulen
Je kunt het beste snel een verslag maken hoe langer je wacht hoe sneller je het vergeet
Nazorg
Bijeenkomst afgelopen
Na een vergadering moeten de notulen worden verstuurd
Na een klantendag stuur je een bedankbrief of evaluatieformulier
Bij een groote bijeenkomst werk je naar afloop het draaiboek bij
Film
Reizen regelen
Je kiest
Waar heen
Waar overnachten
Vervoersmiddel?
Datum?
Bijeenkomsten organizeren
1 Informeert naar doel van de bijeenkomst
2 Hanteert een checklijst voor de organizatie
3 Zoek een externe of interne locatie
4 Selecteer het aantal uitnodigde
5 Kosten van de locatie
6 Zaalmogelijkheden
7 Catering
8 Elektronische voorzieningen
9 Overleggen met leidingevende
10 Reseveren
12 Uitnodiging sturen
11 Voer de gevraagde gegevens in
Het organizeren van functioneerings- en beoordelingsgesprekken
Komt veel kijken
Belangrijke rol bij het voorbereiden
Je kent het verschil tussen de beide gesprekken
Je zorgt ervoor dat je gesprekken goed plant
Iedereen vooraf juiste documenten ontvangen
Digitaal een duidelijke map voor iedereen
Evalueer met je leidingevende
Agendabeheer
Regelt plant en noteert afspraken voor de baas
Herinner je baas aan afspraken
Zorg voor je eigen agenda
Je stemt agenda's op elkaar af
Deel D
Tekstbron 1.30
Vergadering
Een bijeenkomst waarbij verschillende onderwerpen worden besproken
Er worden hier ook beslissingen genomen
Er is een voorzitter aanwezig
Leidt de gesprekken
Houd de tijd in de gaten
Er is een notulist aanwezig
Maakt aantekeningen van alle belangrijke zaken die zijn besproken tijdens de vergadering
Alle belangrijke zaken die worden besproken op een vergadering noem je ook wel
De agendapunten
Deze agendapunten staan in de vergaderagenda (Agenda)
Het bevat
1 Opening
2 Vaststelling van notulen van de vorige vergaderingen
3 Mededelingen en ingekomen stukken
4 Inhoudelijke agendapunten
5 Rondvraag
6 Sluting
Convocatie
Deelnemers worden schriftelijk uitgenodigd voor een vergadering
Dit betekent het uitnodigen of bijeenroepen van deelnemers voor een vergadering
Vaste gegevens
Datum
Tijdstip
Locatie
Agenda van de vergadering
Vergaderstukken
Soms wordt de agenda als bijlage hierbij meegestuurd
Het kan ook een onderdeel van dit zelf zijn
In dat geval wordt het opgenomen in de convocatie
Wordt naar alle deelnemers gestuurd
Notulen
Notulist
Maakt aantekeningen
Kan met
Pen & Papier
Laptop
Werkt het uit tot een verslag
Noem je notulen
Hierin staan alle belangrijke dingen die tijdens de vergadering zijn besproken
Alle genomen besluiten staan erin
Dit is bewijs van gemaakte afspraken
Zo weet iedereen welke afspraken er zijn gemaakt
Daarom worden ze ook doorgenomen & goedgekeurd
Werkt notulen zo snel mogelijk af
Dan vergeet hij/zij niets
Soorten notulen
Het beknopte verslag
Vaste onderdelen
Kop
Presentatielijst
Opening
Vaststelling notulen vorige vergadering
Mededeling en ingekomen stukken
Inhoudelijke agendapunten
Rondvraag
Volgende vergadering
Sluting
De actie- en besluitlijst
Hierin staan alle actie's en besluiten die zijn genomen tijdens de vergadering
Vaak wordt dit toegevoegd aan het beknopte verslag
Dit is iets meer werk voor de notulist