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COMMUNICATION AVEC LES AGENTS TOS (INFORMATION (Informations …
COMMUNICATION
AVEC LES AGENTS TOS
MATERIEL
ORDINATEUR
EN LIBRE-SERVICE
Localisation (à avoir avec les agents, en fonction des contraintes de sécurité et d'hygiène)
Fonctionnement (prévoir des maintenance
régulières et/ou en fonction des besoins)
Qualité de la connexion (attention au pb
des doubles réseaux dans les collèges)
TABLEAU D'AFFICHAGE
A prévoir à côté de l'ordinateur
si ce n'est pas fait (modalités d'accès, N° 13 13 (bien identifié) infos générales ou spécifiques (ex : SFT, chèques vacances, élections syndicales, ....)
INFORMATION
Informations générales
(pertinence)
Quantité des informations
Sensibiliser les services centraux
pour éviter les informations inutiles
(ex : pb de parking bvd Bertrand) : filtrer les mails
Qualité des informations
Expliquer en langage clair et adapté
la nécessité des infos transmises
Informations
spécifiques RH
Diffusion systématique de certaines informations
(évolution carrière, mobilités, ....) directement aux agents
Diffusion personnalisée mais systématique
de certaines informations (avancement, retenues salaire suite maladie, ...)
Organigramme ou mieux trombinoscope
MAJ une fois/an et précisant les coordonnées
et les missions des agents RH
Permanence téléphonique (ex : 14 à 15H, tous les jours) + rappels des agents
SPECIFIQUE CONTRACTUELS
(dès le premier jour)
Check liste systématique des pièces à fournir
mentionnant le pourquoi des pièces (ex : livret de famille
pour SFT)
Livret d'accueil simple (A3 plié en deux) :
regroupant infos de base (référent, coordonnées, modalités d'accès aux outils, démarches, prestations sociales, ...)
et donné dès le recrutement
Mails ciblés (explications salaire, traitement des AM, ...)
Documents papier
C'est à vous
(lettre d'info spécifique TOS)
Rédaction commune et systématique
avec le service RH qui gère les TOS
Diffusion éloignée du C'est à Dire
(à envisager car pas toujours bien identifié ?)
Papier
Mail
Tout autre document d'information
ou de réalisation de démarches
ATTENTION : GARDER LA POSSIBILITÉ DU FORMAT PAPIER
POUR TOUTES LES DEMARCHES
(SFT, COS, ...)
pendant encore quelques années
car certaine personnels n'iront jamais vers les outils numériques et cela risque de les mettre en difficulté
Diffusion d'un exemplaire de document par collège à dupliquer par exemple
OUTILS
(Connect, mail)
Configuration
de l'ordinateur
Un compte commun sans Mdp pour un accès direct à Connect et à une boîte mail collège (infos générales non personnelles)
Sur l'écran d'accueil, des icônes avec les noms des agents permettant d'accéder à leur boîte mail et leur Connect avec juste leur Mdp à taper
Des Mdp valables un an
Les faire tester au préalable par les agents (ex : remboursement frais déplacement difficilement compréhensibles ou numérisation et intégration documents)
Possibilité de former et nommer
des référents sur place