Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Gestión de Documentos. (El Archivo en tanto unidad de gestión. (La cual se…
Gestión de Documentos.
-
-
-
Algunos comprenden la gestión de documentos como un proceder único, vinculado a las competencias del archivistas, y como una rama de la administración en dicha circunstancia.
De una u otra manera, y como ya se menciono, a la racionalización y eficiencia se le añade la planificación y el accionar según el ámbito de gestión (el Archivo o el archivo).
Administración de Archivos y Gestión Documental, ambos como procederes alternos.
-
-
-
-
-
-
-
-
Cuando situamos el principio en la creación, la gestión documental no es responsabilidad exclusiva del archivero, sino también de los gestores administrativos, de los juristas, de los informáticos, en definitiva de las Organizaciones (Cruz, 2006).
La gestión del Archivo o de los documentos de archivo se da en su tanto de manejo responsable de las variables administrativas, una vez que estos entran el dominio espacial del Archivo, como parte de lo que le compete al archivista.
Solamente fuera de este dominio, la gestión de documentos se convierte en un ámbito de interacciones administrativas en las que las determinantes del proceso de génesis documental, se diseña y planifica la producción documental, a como se abarca de igual manera la estructuración de los procesos y procedimientos que se documentarán en otro momento.
-
-
-
-
Procurar la eficacia en la producción documental, evitando que sea innecesaria y procurando que agilice la actividad administrativa.
- Anticipar la clasificación a partir del reconocimiento de las familias de funciones.
- Identificar las series, empezando por la fijación de denominaciones propias.
- Prever los elementos indispensables, datos y metadatos, para la identificación de los documentos y su posterior representación.
- Adelantar la valoración y prever la conservación o la eliminación y sus plazos.
- Controlar la conservación física a partir de la necesaria migración de documentos.
- Agilizar la tramitación administrativa.
- Generalizar y rentabilizar el uso y utilidad de los documentos a partir de un acceso controlado que garantice la seguridad, integridad y autenticidad de los documentos.
- Cuantificar y medir los servicios a la Administración y a los ciudadanos para mejorar la calidad.
- Garantizar la seguridad jurídica, la transparencia de la Administración y los derechos de los ciudadanos.