Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
ÚKZÚZ (Veřejné zakázky (Rozšiřující materiály (Výzva k objasnění podané…
ÚKZÚZ
Veřejné zakázky
Schválení VZ z MZe
- evidence ve spise VZ v eSPIS
Výzva k podání nabídek
- zvolit vypravení webovým portálem
Doplňující materiály
Dotazy a odpovědi
- evidence ve spisu VZ
Změna výzvy k podání nabídek
- evidence do spisu
Nabídky
- evidence dle pořadí podání (vkládání do eSPIS po otevření)
Rozšiřující materiály
Výzva k objasnění podané nabídky
Odpovědi na výzvu
Rozhodnutí o vyloučení účastníka
Záznam o posouzení a hodnocení nabídek
- podepisují všichni zúčastnění nebo ŘÚ
Protokol o otevírání obálek
Námitky
a reakce na ně
Ukončení VZ
10a.
Rozhodnutí o zrušení zadávacího řízení
10b.
Smlouva
E. Uveřejnění písemné zprávy zadavatele v eZAK
A. doručení smlouvy podepsané dodavatelem - 1 č.j. v eSPIS jako DD se skenem smlouvy
B. odeslání 1 paré podepsané smlouvy dodavateli - 2. č.j. s průvodním dopisem o vrácení oboustranně podepsané smlouvy na dodejku
C. podatelna zapíše doručení, naskenuje dodejku do 2. č.j.
D. vyjmutí 2. č.j. ze spisu a předání na SES ke zveřejnění podepsané smlouvy v Registru smluv
10c.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení
- uveřejněno ve Věstníku VZ a Úředním věstníku EU
1.
Záměr VZ
- založení spisu v eSPIS, vypravení do DS
Zakázkové vzorky
evidence příchozího dokumentu "Žádost o rozbory vzorků" skrze podatelnu do eSPIS
předání na NRL ke zpracování žádosti a založení spisu v eSPIS
vložení zvlášť každého "rozboru vzorku" do eSPIS vč. kvalifikovaného ePodpisu
vytvoření v eSPIS č.j. s jednotlivými vyhodnoceními rozborů ze strany zbožíznalců SZV vč. kvalifikovaných ePodpisů
předání hodnocení na NRL k založení do spisu k žádosti
zaevidování FaV do eSPIS
(možnost nasdílet do příloh jednotlivé rozbory a vyhodnocení jako přílohy k faktuře)
vypravení FaV do DS/poštou
vyřízení a uzavření spisu
vložení rozborů do spisu k žádosti o rozbor
Registrace chmelnic
evidence doručené "Žádosti o registraci chmelnice" referentem OdCh do eSPIS
založení spisu v eSPIS nad doručenou žádostí
vystavení "Rozhodnutí o registraci" jako další záznam ve spise vč. kvalifikovaného ePodpisu
vypravení Rozhodnutí primárně do DS/na dodejku
zaznačení
nabytí právní moci
v eSPIS
uzavření spisu v eSPIS okamžikem zrušení registrace
zaevidování doručených dokumentů ke změnám na chmelnici do spisu s registrací
vystavení dalších změnových dokumentům ke chmelnici/ukončení registrace chmelnice
Certifikace chmele
evidence doručené
"Žádosti o certifikaci chmele"
do eSPIS vč. veškerých příloh
založení spisu v eSPIS pro každou žádost
do spisu je vložena zpracovatelem "
vážní listina
" s vlastním č.j. vč. kvalifikovaného ePodpisu
uzavření spisu v eSPIS vystavením zpoplatnění certifikačních úkonů dané žádosti
vytvoření "
Ověřovací listiny
" k vážní listině v PDF/A v eSPIS vč. kvalifikovaného ePodpisu a čísla zelené ověřovací listiny, která zůstane zachována jako služba chmelařům navíc
vypravení zpravidla do DS/na dodejku nebo osobně
vystavení ve spisu k dané žádosti
Výzvy k úhradě správního poplatku
vč. kvalifikovaného ePodpisu a vypravení do DS
vyjmutí
Výzvy k úhradě ...
ze spisu a předání na FÚ
Auditní procesy
v eSPIS založit "Plán auditu "
založení spisu nad plánem
založení "Prezenční listinu k auditu" a vložit do spisu
založit do spisu "Zprávu z auditu" s přílohami vč. kvalifikovaných ePodpisů vedoucím auditu a auditovanou stranou
v eSPIS založit "Prezenční listinu ke konzultaci"
vytvoření "Záznamu ke konzultaci" vč. kvalifikovaných ePodpisů
vyřízení a uzavření spisu
Kontrolní procesy OKZV
A. Úkony před kontrolou
1. vytvoření "Záznamu o úkonech předcházejících kontrole" v eSPIS
2. založení spisu nad "Záznamem ..." nebo stížnosti
3. v případě přizvaných osob ze strany ÚKZÚZ ke kontrole vyplnit a zařadit do spisu "Pověření přizvané osoby ke kontrole"
0. zahájení na základě stížnosti
B. Zahájení kontroly
1. vytvoření v eSPIS dokumentu "Oznámení o zahájení kontroly"
a) předání dle LPIS do DS, poštou apod.
b) zahájení na místě bez tvorby "Oznámení ...."
C. Ukončení kontroly na místě
1) vytvoření v LPIS "Protokolu o kontrole" v místě kontroly
2) převod do eSPIS vč. kvalifikovaného ePodpisu
3) zaznačení v eSPIS osobního vypravení
bez zjištění a odběrů
vyřízení a uzavření spisu
odběr vzorků během kontroly
součástí PoK je "Protokol o odběru vzorků" bez vlastního č.j.
D. Kontrola neukončená na místě
1. bez odběru vzorků
a) v LPIS vypracován "Záznam o provedeném kontrolním úkonu"
b) převod do eSPIS vč. kvalifikovaného ePodpisu
c) zaznačení v eSPIS osobního vypravení
(druhé vypravení do DS/na dodejku při předání osobě bez pověření jednat)
3. s odběrem více vzorků
A. neproveden poslední kontrolní úkon
a) v LPIS vypracován "Záznam o provedeném kontrolním úkonu", jehož přílohou jsou jednotlivé "Protokoly o odběru vzorku"
b) převod do eSPIS vč. kvalifikovaného ePodpisu
c) zaznačení v eSPIS osobního vypravení
(druhé vypravení do DS/na dodejku při předání osobě bez pověření jednat)
B. proveden poslední kontrolní úkon
a) vypracovány jednotlivé "Protokoly o odběru vzorků", kdy ke každému vzorku je protokol s vlastním č.j. z eSPIS
b) podpis kvalifikovaným ePodpisem
c) zaznačení v eSPIS osobního vypravení
(druhé vypravení do DS/na dodejku při předání osobě bez pověření jednat)
2. s odběrem 1. vzorku
B. proveden poslední kontrolní úkon
a) vypracovat "Protokol o odběru vzorků" s č.j. z eSPIS
b) podpis kvalifikovaným ePodpisem
c) zaznačení v eSPIS osobního vypravení
(druhé vypravení do DS/na dodejku při předání osobě bez pověření jednat)
A. neproveden poslední kontrolní úkon
a) v LPIS vypracován "Záznam o provedeném kontrolním úkonu", jehož přílohou je "Protokol o odběru vzorku"
b) převod do eSPIS vč. kvalifikovaného ePodpisu
c) zaznačení v eSPIS osobního vypravení
(druhé vypravení do DS/na dodejku při předání osobě bez pověření jednat)
E. Doplňující podklady ke kontrole
1. vytvoření v eSPIS "Výzvy k předložení dokladů"
2.podepsání kvalifikovaným ePodpisem
3. vypravení do DS/na doručenku, nebylo-li předáno na místě
F. Vzorky
1. spisy s odebranými vzorky jsou vloženy do připravených registratur
2. rozbory odebraných vzorků
A. vložení rozboru do eSPIS vč. kvalifikovaného ePodpisu referentem NRL
B. zařazení referentem NRL do příslušného kontrolního spisu v registratuře
C. informování zbožíznalce o vložení rozboru do spisu
3. vytvoření v eSPIS č.j. s vyhodnocením rozborů
A. rozbory vyšly v pořádku bez zjištění
a) vložení vyhodnocení zbožíznalcem do příslušného kontrolního spisu v registratuře
b) informování o vyhodnocení vzorku příslušného vlastníka spisu
B. zjištěny nedostatky v rozborech/vyhodnocení
b) vložení do příslušného kontrolního spisu v registratuře
a) vystavení faktury
1) zaevidování FaV do eSPIS
(možnost nasdílet do příloh jednotlivé rozbory a vyhodnocení jako přílohy k faktuře)
2) vypravení FaV do DS/poštou
3) předání záznamu FaV v eSPIS na FÚ
(vyjmout ze spisu a předat na jiný stůl)
c) informování o vyhodnocení vzorku příslušného vlastníka spisu
G. Ukončení kontrolního spisu
1. kontrolní spis je vyřízen bez dalších dokumentů
A. stažení spisu z registratury
B. vytvoření informace v eSPIS pro kontrolovanou osobu o ukončení kontroly s negativním vyhodnocením odebraných vzorků vč. kvalifikovaného ePodpisu a vypravení do DS/na dodejku
(možnost nasdílet do příloh jednotlivé rozbory a vyhodnocení)
C. vyřízení a uzavření spisu
2. zjištění porušení
A. drobná a odstranitelná porušení
řešeno v rámci PoK
B. závažná porušení
a) vytvoření "Oznámení o porušení právních předpisů"
b) podepsání kvalifikovaným ePodpisem v eSpis
c) předání celého spisu na vedení OKZV
c) v případě rizikového výrobku se vytváří v eSPIS informace k odeslání na RASFF/AACS
d) postoupení spisu na OdLP
3. zahájení správního řízení
A. spis je stažen z registratury
B. ukončení kontroly v LPIS
C. v LPIS je vypracováno "Oznámení o zahájení SŘ", které je převedeno do eSPIS
D. předání celého spisu na OdLP
Řízená dokumentace
vytvoření řídící dokumentace
převod formátu na PDF/A-3b v programu Signer 602
vytvoření záznamu v DMS vč. vložení hlavního dokumentu v PDF/A-3b a příloh v potřebném formátu
podepsání hlavního dokumentu v DMS skrze Futura podpisovou aplikaci
ukončení dokumentace dle platnosti + 1x ročně vygenerování xml souboru
Ekonomická agenda
Příchozí faktury
1. evidence FaP na vstupu podatelnou nebo příjemcem e-mailu
2. předání zpracovateli FaP z podatelny
3. předání na FÚ zpracovatelem
4. vyřízení po zaplacení v eSPIS
Vystavené faktury, pohledávky
1. vytvoření FaV zpracovatelem v šabloně nebo IS
2. evidence v eSPIS + vložení do spisu k poptávce a objednávce
5. vyřízení v eSPIS
A. dávkově po splatnosti
B. postoupení na OdLP k vymáhání v eSPIS (1 spis obsahující mimo FaV také odeslané upomínky z eSPIS)
3. vypravení primárně do DS zpracovatelem
4. předání na OdFÚ v eSPIS
Objednávky
1. vytvoření objednávky ve Vemě
2. evidence v eSPIS + vložení do spisu k poptávce
4. vyřízení záznamu v eSPIS
3. vypravení primárně do DS zpracovatelem, popř. e-mailem z eSPIS nebo evidencí odeslaného e-mailu
Poptávky
1. vytvoření poptávky v eSPIS
2. vypravení primárně do DS zpracovatelem, popř. e-mailem z eSPIS nebo evidencí odeslaného e-mailu
3. vyřízení v eSPIS
4. založení spisu nad poptávkou, je-li jich více, tak nad 1. poptávkou
Přejímky na spisovnu
Spisy HYBRIDNÍ
přejímka elektronických dokumentů
zpracování předávacího protokolu
Od 1. 1. 2023 nový předávací protokol v excel
přejímka analogových dokumentů v Praze
příprava analogových dokumentů
Popis - číslo UJ
Tisk Spisové obálky + spisového přehledu (v 1 kroku)
Vhodný obalový materiál
domluva termínu přejímky
kontrola pracovníkem spisovny
vložení do patřičné UJ
Spisy DIGITÁLNÍ
kontrola pracovníkem spisovny
převzetí v eSPIS na spisovnu
Čekání na výsledek systémové kontroly na metadata a formáty
Co vše kontroluje pracovník spisovny před převzetím dokumentů do el. spisovny = náležitosti spisů/UJ
Datum uzavření
ROK SPOUŠTĚCÍ UDÁLOSTI
Kompletnost spisu
Elektronické podpisy
Konverze/výstupní formáty
U rozhodnutí a usnesení doložku právní moci a vykonatelnosti
Věcná skupina
Forma spisu
Způsob vypravení/doručení
Běžná korespondence
Doručená pošta
1. evidence do eSPIS
A. analogová - skrze podatelnu/podací místo
B. digitální - podatelna nebo jednotliví zaměstnanci, napojení ISSD
2. předání v eSPIS zpracovateli na stůl
3. zpracování a následné vyřízení v eSPIS
Odchozí pošta
1. vytvoření vlastního dokumentu
A. eSPIS
B. jiný ISSD v ÚKZÚZ
2. zaevidování dokumentu v eSPIS
3. převod dokumentu do PDF/A-2 a vyšší
4. podepsání dokumentu kvalifikovaným podpisem a časovým razítkem
5. vypravení
vyřízení v eSPIS
Registr vinic
Registrace vinice
Podání žádosti
Rozhodnutí o registraci
Změna na vinici
Opětovná výsadba
Povolení nové výsadby
Klučení
Žádost o změnu pěstitele
Rozhodnutí o změně pěstitele
Vygenerování doložky o nabytí právní moci
Přidělení nového čísla vinice
= zánik původního čísla vinice, tzn. ukončení spisu a uložení do spisovny
Žádost o rozdělení vinice
Rozhodnutí o rozdělení vinice
Vygenerování doložky o nabytí právní moci
Přidělení nových čísel nově vzniklým vinicím
= zánik původního čísla vinice a přidělení každé nově vzniklé vinici nové číslo, tzn. ukončení spisu a uložení do spisovny
Žádost o ukončení registrace
Rozhodnutí o ukončení registrace
Vygenerování doložky o nabytí právní moci
Ukončení registračního čísla vinice pro zánik vinice
= ukončení spisu a uložení do spisovny
2. přidělení čísla vinice
Vygenerování doložky nabytí právní moci