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Process Mapping (Metodología de Rediseño de procesos de 10 Etapas (Crear…
Process Mapping
Metodología de Rediseño de procesos de 10 Etapas
Introducción el proceso de re-diseño
Análisis del proceso
Crear un flujo del proceso
Conocer problema
Conocer cómo mejorar el proceso: Tiempo, costo, calidad, etc.
Reunión con el Gerente
Discutir sobre:
Barreras para la mejora.
Pérdidas de trabajos.
Diseñar primer discurso.
Reunión con empleados afectados
Aquellos afectados por le mejora del proceso
Crear un equipo
Administrador del proyectos
Alguien relacionado a realizar cambios
Experiencia en re-diseño
Equipo de mejora de proceso
Con anuencia a mejorar procesos
Facilitador
Con conocimiento en metodologías
Alguien de TI
Que asista a la mejora
Crear flujo del proceso
Preguntas de Mejores prácticas
Proporcionar evaluación comparativa y realizar flujo
El camino a seguir
Comprobar el flujo
Entrevista con cliente
Conocer las necesidades del cliente
Benchmarking y mejores prácticas
Se centra en la evaluación comparativa y la investigación de mejores prácticas
Averiguar competidores directos
Buscar organizaciones similares
Buscar organizaciones que usen un proceso similar
Re-diseño desde cero
Re escribir el proceso ideal hasta encontrar una propuesta idónea
Presentar re-diseño a la administración
Para llegar al acuerdo o encontrar mejoras
Compartir re-diseño
Con quienes estarán involucrados, como: clientes y empleados
Implementar re-diseño
Encontrar una estrategia de implementación que incluya pruebas y plan pilioto
Definir métricas de mejora continua
Medidas y mecanismos para el nuevo proceso que aseguren mejora
Algunas características para crear un re-diseño exitoso
Gerencia prioriza el re-diseño, involucrados entienden, clientes y empleados se toman en cuenta, se cuenta con staff experimentado, re-diseño incluye mediciones constantes.
Mejora de procesos
Comienza encontrando procesos rotos
Clientes insatisfechos
No reciben la calidad adecuada
No recibe lo esperado
Proceso tarda mucho o no se logra rápidamente
Por ejemplo: compras, pedidos, servicios o servicios de TI.
Proceso involucra varios departamentos
Algunos departamentos culpan a otros.
No se puede controlar o medir
Tiempo y calidad varía.
Es complejo
Situaciones se complican con frecuencia.
Se destinan recursos y no mejora
Por ejemplo tecnología que no aporta realmente.
No se realiza bien a la primera
Requiere re-trabajo porque está incompleto.
Se delega personal al proceso pero no mejora
Administración destina más y más personas.
Rotación de personal.
Frustración en empleados
Porque procesos son confusos.
Quejas constantes.
Información es redundante
Bases de datos no comparten información.
Muchas críticas
Proceso requiere de muchas aprovaciones
Algunos procedimientos no se realizan para agilizar
Procedimientos innecesarios y lentos.
Gerentes tardan mucho tiempo tratando de arreglar
Esfuerzos que no tienen valor en mejorar.
Activos no agregan valor
No se utilizan bien.
Nadie administra todo el proceso
Cada departamento maneja una parte del proceso, aunque nadie es responsable.
Matriz de selección de proceso
Ayuda a decidir cual proceso mejorar de primero
Primero se crea una lista con los posibles procesos a mejorar
Se generan criterios de selección
Luego se les da una calificación a los problemas de acuerdo al criterio
Se debe seleccionar el primero proceso en torno a los criterios escogidos
Seleccionar la mejor metodolgía
Es posible clasificar el proceso en orden de importancia
Analizar las metodologías para conocer cuál utilizar en la selección de los procesos.
Six Sigma
Lean
BPR
TQM
Mejora continua
Esteban González Garita