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El cumplimiento del proceso (DATOS MAESTROS (MAESTRO DE CLIENTES (Se…
El cumplimiento del proceso
Este capítulo abarca el proceso de cumplimiento en detalle, con un enfoque especial de cómo un sistema ERP soporta el proceso.
DATOS ORGANIZATIVOS
Son el cliente, código de empresa, área de ventas, planta, ubicación de almacenamiento, punto de envío y área de control de crédito.
Área de ventas, puesto de expedición y área de control de créditos.
Dentro del área de ventas se encuentran 3 elementos organizativos: organización de ventas, canal de distribución y división, que también son exclusivos del cumplimiento.
CANAL DE DISTRIBUCIÓN.
Es el medio por el cual una empresa entrega sus bienes y servicios a sus clientes.
VENTAS AL POR MENOR
VENTAS EN LÌNEA
VENTAS AL POR MAYOR
DIVISIÓN (REPARTICIÓN).
Se consolidan materiales y servicios con características similares.
Típicamente, cada división está asociada con la línea de productos de una compañía.
Un producto o material puede asignarse a una sola división. Cada división puede emplear sus propias estrategias de venta, como acuerdos de precios con los clientes. Además, es posible agregar informes a nivel de división.
ORGANIZACIÓN DE VENTAS (COMERCIAL).
Es responsable de la venta y distribución de mercancías y servicios para una zona geográfica determinada.
Aunque una empresa puede incluir varias organizaciones de ventas, una organización de ventas puede pertenecer a un solo código de empresa.
SON RESPONSABLES DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES.
VARIANTES Y OTROS TÉRMINOS
CADENA DE DISTRIBUCIÓN
.La combinación única de una organización de ventas y un canal de distribución.
Por ejemplo Apple Inc. Las operaciones de venta online de Apple, incluyendo la tienda de Apple e iTunes, se basan en SAP ERP.
Datos maestros, como el maestro de materiales y las condiciones para la fijación del precio, se actualizan a nivel de la cadena de distribución.
ÁREA DE VENTAS
. Es una combinación única de organización de ventas, canal de distribución y división.
Un área de ventas se puede asignar a un solo código de empresa.
Apple también opera en varias áreas de ventas para diferentes tipos de clientes quienes tienen necesidades únicas y requiere un enfoque de ventas distintivo, aunque estén comprando los mismos productos.
PLANTA.
una planta de entrega es una instalación desde la cual la empresa entrega productos y servicios a sus clientes (CENTROS DE DISTRIBUCIÓN).
PUNTO DE ENVÍO.
Es una ubicación en una planta desde la cual se envían las entregas de salida.
Puede ser una ubicación física o un grupo designado de empleados.
Un punto de envío está asociado a uno o varios centros, y un centro puede tener más de un punto de envío.
Se pueden manejar entregas urgentes, normales o que requieran un tratamiento especial.
ÁREA DE CONTROL DE CRÉDITO.
Determina la solvencia de los clientes, establece límites de crédito y supervisa y gestiona la concesión real de crédito a los clientes
CRÉDITO DE MANERA CENTRALIZADA. Una única área de control para los clientes a través de todos los códigos de la compañía en la empresa.
CRÉDITO DE MANERA DESCENTRALIZADA. Múltiples áreas de control de crédito, cada una de las cuales gestiona el crédito para una o más empresas dentro de la empresa.
DATOS MAESTROS
MAESTRO DE CLIENTES
Incluyen los datos necesarios para llevar a cabo operaciones comerciales con clientes y transacciones relacionadas con el proceso de cumplimiento.
Se dividen en datos generales, datos de contabilidad y datos del área de ventas.
DATOS DE CONTABILIDAD
. Son específicos de
el código de empresa e incluyen datos como los términos de pago y la cuenta de conciliación en el libro mayor.
DATOS DEL ÁREA DE VENTAS
. Se especifican para un área de ventas en particular (organización de ventas, un canal de distribución y división).
DATOS GENERALES,
son a nivel de cliente (por ejemplo el nombre)
REGISTRO DE INFORMACIÓN PARA CLIENTE Y MATERIAL (INFO)
Se refieren a las compras de un material determinado por un cliente determinado.
El número de material de cliente es el enlace entre los datos maestros del vendedor y los datos maestros del comprador.
MAESTRO DE MATERIALES
Los elementos organizativos clave sonel cliente, la organización de ventas, el canal de distribución y la planta.
Los tres puntos de vista relevantes para el cumplimiento son los datos básicos, los datos de la organización de ventas y los datos del centro de ventas.
DATOS DE LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS
. Combinaciones de organizaciones de ventas y canales de distribución.
DATOS DEL CENTRO DE VENTAS.
Proporcionan detalles sobre cómo se enviará el material desde ese centro
DATOS BÁSICOS.
Son relevantes para todos los procesos, se definen a nivel de cliente.
CONDICIONES DE PRECIOS
Son datos maestros que las empresas utilizan para determinar los precios de venta de sus productos (por ejemplo recargos e impuestos).
CONDICIONES DE SALIDA
Datos necesarios para ser comunicados al cliente dentro de la salida de mercancías (por ejemplo en las facturas).
Estas condiciones de salida se pueden registrar en un sistema ERP.
REGISTRO MAESTRO DE GESTIÓN DE CRÉDITOS
Es una extensión del registro maestro de deudor que incluye datos relevantes para la gestión del crédito de ese deudor.
ÁREA DE CONTROL DE CRÉDITOS
DATOS GENERALES
SEGMENTO GENERAL
PROCESO
El proceso comienza con las actividades de preventa y concluye con la recepción del pago del cliente.
ACTIVIDAD PREVENTA.
Se desencadena a menudo mediante una comunicación de un cliente, como una consulta o una petición de oferta.
CONSULTA. Es una solicitud de información sobre un posible pedido que el cliente puede hacer a la empresa.
PRESUPUESTO. Es un acuerdo vinculante para vender los productos especificados por el cliente bajo condiciones de entrega y precios claramente definidos.
DATOS
Son necesarias varias clases de datos organizativos y maestros para procesar una consulta y crear una oferta
Son especialmente importantes los datos relativos al cliente, los materiales y la determinación de precios.
El sistema SAP ERP utiliza estas entradas para obtener los datos organizativos necesarios, como el área de ventas, de los distintos datos maestros del sistema.
SAP ERP también utiliza el número de cliente para obtener los datos de cliente necesarios, como la información de contacto, del maestro de clientes.
TAREAS
Las tareas clave en el paso de preventa son recibir consultas y crear presupuestos.
RESULTADOS
La actividad de reventa frecuentemente resulta en la creación de dos documentos de transacción: la consulta y la cotización.
Un resultado final de la actividad de preventa es la comunicación de la oferta al cliente.
SAP ERP
Proporciona algunas capacidades para realizar un seguimiento de los datos relativos a los clientes establecidos, como sus preferencias y su historial de compras.
EL sistema puede rastrear a los clientes potenciales.
Los sistemas ERP suelen gestionar las actividades básicas de preventa.
GESTIÓN DE PEDIDOS
. Un pedido de cliente desencadena el paso de gestión de pedidos de cliente, lo que resulta en la creación de un pedido de cliente en el sistema SAP ERP.
TAREAS
La tarea clave en este paso es crear un pedido de cliente.
RESULTADOS
Un pedido de cliente es el único documento transaccional creado por este paso.
Hay otras consecuencias adicionales: verificación de disponibilidad, programación de expedición y transferencia de necesidades.
PROGRAMACIÓN DE EXPEDICIÓN. Se determinan los tiempos de cada parte del proceso hasta la entrega.
TRANSFERENCIA DE NECESIDADES. Sirven para planificar el aprovisionamiento de materiales y la fabricación.
VERIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD.Es un procedimiento para determinar si los materiales necesarios están disponibles o estarán disponibles a tiempo para la fecha preferente de entrega
DATOS
Se incluye datos relacionados con la expedición, la facturación, las funciones de interlocutor y, si procede, los datos de contratos con clientes.
ENVÍO
. Se crea un documento de entrega que autoriza la entrega de pedidos que están listos para ser enviados.
TAREAS
Las tareas específicas completadas durante la etapa de envío son (1) la creación de un documento de entrega, (2) selección (3) el embalaje y (4) la contabilización de la salida de mercancías.
El documento de entrega se convierte en una orden de transporte en la gestión de almacenes y la orden de transporte se utiliza para completar el movimiento físico de los materiales necesarios para el transporte.
RESULTADOS
CREACIÓN DE DOCUMENTOS PARA REGISTRAR LOS DATOS DE LAS TRANSACCIONES.
ACTUALIZACIÓN DE LOS DATOS MAESTROS Y OTROS DOCUMENTOS CREADOS PREVIAMENTE.
IMPACTOS CONTABLES.
DATOS
El documento central en el envío es el documento de entrega, que identifica qué materiales deben enviarse, a qué remitente y desde qué planta.
FACTURACIÓN
. Se crean documentos, como facturas de productos o servicios, así como abonos y notas de cargo.
TAREAS. La tarea clave en el paso de facturación es generar un documento de facturación, generalmente un
Factura de materiales o servicios.
RESULTADOS. La creación de documentos,
y actualización de datos maestro con sus respectivos impactos
DATOS. Utiliza datos del documento de entrega y del pedido de cliente.
PAGOS.
El paso final en el proceso de cumplimiento es el recibo de pago del cliente.
TAREAS. Consisten en identificar las partidas abiertas y aplicar la
pago a estas partidas
RESULTADOS. Se crea un documento FI correspondiente.
DATOS . El paso de pago implica datos maestros del cliente así como datos organizativos.
REPORTE
SAP ERP proporciona varios informes
opciones que incluyen listas en línea, listas de trabajo y análisis.
LISTAS EN LÍNEA.se utilizan para generar listas de documentos asociados con especificaciones
datos maestros.
ANÁLISIS. Las estructuras de información se utilizan para generar dos tipos de análisis: estándar y flexible.
LISTAS DE TRABAJO. Identifican tareas que están listas para completarse.
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