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PRINCE2 Foundations MODUL 5 Fortschritt & Änderungen (FORTSCHRITT…
PRINCE2 Foundations
MODUL 5
Fortschritt & Änderungen
FORTSCHRITT
DEFINITION
Mechanismen für die Beobachtung und den Vergleich der tatsächlich erbrachten Leistung
und der geplanten Leistung
und einer Prognose für die Projektziele sowie die
Kontrolle und Steuerung von Abweichungen außerhalb der Toleranzgrenzen
MECHANISMEN
ZUR STEUERUNG
VON FORTSCHRITT
1. DELEGIEREN VON BEFUGNISSEN UND TOLERANZEN
– an die darunterliegende Managementebene
Managementprodukte des PMswomit die Baseline
festgelegt wird für die Steuerung des Fortschritts
U&P
legt Anforderungen und Toleranzen für das Projekt fest
(für darunterliegende Ebenen: Lenken, Managen, und Liefern)
Projektplan
Enthält ua. Leistungsziele und Toleranzen auf Projektebene
Jede Gefährdung der Toleranzen muss an LA eskaliert werden, der Rat des U&P einholt, um Korrekturmaßnahmen durchführen zu können
LA gibt PM die Toleranzen für jede Managementphase vor und kontrolliert den Fortschritt der Arbeiten
mit
Phasenpläne
Liefern Grundlage für die Steuerung der Phase im Tagesgeschäft durch PM, mit den vorgegebenen Einschränkungen und Toleranzen des LA.
Beschreibt detailliert welche Aktivitäten währen einer MPhase, innerhalb welcher Zeit, mit welchen Ressourcen durchgeführt werden soll
Ausnahmeplan
LA kann Erstellung von PM anfordern, nachdem im Prozess
Lenken eines Projekts
einen Ausnahmebericht erhalten hat und
sollte auf selber Ebene erstellt werden wie der Plan, den er ersetzt.
PM übernimmt das Tagesgeschäft der Steuerung einer Managementphase und gibt TM Toleranzen für ein Arbeitspaket vor
Arbeitspakete
Dokumentiert welche Arbeiten durch TM und Teammitglieder in einer Phase gemacht werden sollen, innerhalb welcher Toleranzen
PM gibt Arbeitspakete an TM frei
Fortschrittsmeldung durch Teamstatusberichte
2. FORTSCHRITT BERICHTEN mit Zeit- und Ereignisgesteuerten Fortschritts- und Statusberichte
– an die übergeordnete Managementebene
Zeitgesteuerte Berichte
Temstatusbericht (TM-->PM)
Stand und Fortschritt der Arbeitspakete
Projektstatusbericht (PM-->LA)
Bericht des PM an LA und andere Stakeholder, auch weiterleitung an U&P
Stand einer Phase und des Projektes, Fortschritt der Arbeiten, frühzeitig auf Probleme aufmerksam machen
Ereignisgesteuerte Berichte
jeweils PM --> LA
Phasenabschlussbericht
Überblick über den Stand des Projektes am Ende einer Phase
Status der Produkterstellung Bewertung
Business Case und Prognose zur Erreichung der Ziele
Entscheidungsgrundlage zur Freigabe der nächsten Phase durch LA, zusammen mit Plan für nächste Phase
Projektabschlussbericht
Vergleich der erreichten Projektergebnisse mit den Zielen, Grundlage durch Projektbeurteilung durch LA und Genehmigung Projektabschluss
Weitergabe von Informationen an das Unternehmen
Erfahrungsbericht
Weitergabe von Erfahrungen, die auch anderen Projekten zugute kommen können
Feedback zur Anwendung der Projektmanagement-Methode
3. MELDUNG VON AUSNAHMEN
bei Gefahr der Überschreitung von Befugnissen (Toleranzen)
an die höhere Managementebene (ESKALATION)
Ausnahmebericht
an den LA wenn Befugnisse (Toleranzen) voraussichtlich überschritten werden
Ursache der Abweichung / Änderung
Welche Konsequenzen
ergeben sich daraus für die
6 Dimensionen
(Zeit, Kosten, Qualität, Nutzen, Umfang, Risiken), sowie
für das **
Projekt und/oder Phase**
Darlegung Optionen wie man reagieren kann
Empfohlene Handlungsoption
--> LA kann PM auf basis von Ausnahmebericht auffordern einen Ausnahmeplan zu erstellen, der dann genau den Plan ersetzt, für den eine Toleranzüberschreitung vorausgesagt wrude.
Offene Punkte Bericht
TM --> PM
wenn voraussehbar ist, dass ein Arbeitspaket die Toleranzen überschreiten wird
Weisunsganfrage
von LA an U&P
wenn voraussehbar ist, dass Projekttoleranzen überschritten werden.
4. Aufteilung in Managementphasen als Steuerungsmittel und Freigabe der jeweils nächsten Phase
– zur Steuerung durch den Lenkungsausschuss
FAKTOREN für die Einteilung
ANZAHL DER PHASEN
- Richtet sich nach Umfang, Laufzeit und
Risikobelastung des Projekts
Min. 2 Phasen = Initiation + 1 Mphase
(Vorbereitung keine Phase)
PLANUNGSHORIZONT
Wie weit im voraus kann das Projekt sinnvoll im Detail geplant werden?
- Umfang des Projekts
1-2 Phasen können realistisch im vorhinein geplant werden, darüber hinaus gröber
bei Planänderung müssen alle darauffolgende Phasen neu geplant werden
Wo liegen die
wesentlichen Entscheidungspunkte
?
Milestones
Laufzeit
des Projekts
Wie hoch ist das
Risiko
?
Je länger die Phase, je höher das Risiko
Phasenplanung anhand der Risikobelastung, wie lang, wie viele
Gibt es durch
technische Phasen oder Programmaktivitäten besondere Anforderungen
?
Stellen Prüf- und Entscheidungspunkte bereit, bei denen der LA die wirtschaftliche Rechtfertigung, Status und Fortschritt beurteilt und die Freigabe weiterer Phasen freigibt.
MANAGEMENTPRODUKTE
DES FORTSCHRITTS
ERFAHRUNGEN ERFASSEN
UND WEITERGEBEN
Erfahrungsprotokoll
Erfahrungsbericht
FORTSCHRITT PRÜFEN (5)
Projekttagebuch
Register offener Punkte
Enthält Details und Beschreibung aller formell vorgebrachter offener Punkte, also
Änderungsanträge
Spezifikationsabweichungen
Probleme / Anliegen
Produktauskunft
Momentaufnahme des Status von Produkten zu einem bestimmten Zeitpunkt, sowie Plan- und Ist-Termine und deren Einhaltung
wird von Konfigurationsdatensätzen abgeleitet
Qualitätsregister
Auflistung aller geplanten und abgeschlossenen Qualitätsaktivitäten
zeigt Behinderungen des Projektfortschritts
Risikoregister
Auflistung aller identifizierten Risiken
sollten bei Überprüfung des Phasenstatus durch PM hinzugezogen werden
Anzahl der Risiken sollte mit Projektverlauf abnehmen
TÄGLICHE INFORMATIONEN
MProdukte des PM zur Aufnahme von
täglichen Informationen und To-dos
Projekttagebuch
(MP)
Aufzeichnung der formlos gehandhabten offenen Punkte, erforderlichen Maßnahmen oder auch wichtigen Ereignisse.
Immer als erstes MP anlegen
Erfahrungsprotokoll
Sammelt gute und schlechte Erfahrungen des Projekts
, die für dieses Projekt oder zukünftige Projekte von Nutzen sein können. - Nützliche Erfahrungen aus anderen Projekten
sollten hier erfasst werden, damit sie als
Verbesserungsvorschläge
in die Strategien und Pläne des Projekts einfließen können.
Prinzip: STEUERN NACH DEM
AUSNAHMEPRINZIP anhand von erteilten Befugnissen und Toleranzen
FREIGABEN
an untere Ebene mit
Toleranzen
und Einschränkungen
U & P --> LA
Freigabe Projekt, Projektmandat
LA --> PM
Freigabe nächster PHASE
PM --> TM
ARBEITSPAKET
BERICHTE
an höhere Ebene
über Fortschritt
TM --> PM
Teamstatusbericht
Bei Ausnahmen
Offene Punkte
PM --> LA
Projektstatusbericht
Phasenabschlussbericht
Projektabschlussbericht
Erfahrungsbericht
Ausnahmebericht (Beschlussvorlage)
LA --> U&P
Gem. Kommunikationsmanagementstrategie
TOLERANZEN der 6 Dimensionen
Projekttoleranzen
Projektplan (Zeit, Kosten, Umfang)
Risiko (Risiko MGMT strategie)
Qualität (Produktbeschr. Produktendprodukt)
Nutzen (BC)
Phasentoleranzen
Phasenplan (Zeit, Kosten, Umfang, Risiko)
Arbeitspakettoleranzen
Arbeitspaket (Zeit, Kosten, Umfang, Risiko)
Produkttoleranzen
Produktbeschreibung (Qualität)
PHASEN
MANAGEMENTPHASEN
DEFINITION
Managementphasen sind Abschnitte des Projekts, die an Entscheidungspunkten ausgerichtet sind und für die eine LIeferung von Aktivitäten und Produkten als Einheit abgewickelt wird.
MGMT Phasen können nicht überlappen,
ANZAHL DER PHASEN - Richtet sich nach Umfang und Risikobelastung des ProjektsMin. 2 Phasen = Vorbereitung, Initiation, 1 Mphase (Vorbereitung keine Phase)
LÄNGE DER PHASEN
TECHNISCHE PHASEN
DEFINITION
Zusammenfassung nach den verwendeten Techniken oder den erstellten Produkten und sind durch den Einsatz spezieller Fachkenntnisse definiert.
Die daraus resultierenden Phasen decken Elemente wie Design, Entwicklung und Implementierung ab, die sich über mehrere MPhasen erstrecken können.
ÄNDERUNGEN
(Thema)
Inhalte von Änderungen werden gesteuert über
Konfigurationsmanagement
Änderungssteuerung
KONFIGURATIONSMANAGEMENT
Aktivitäten, um sicherzustellen, dass die jeweilige aktuelle Version von Konfigurationselementen gesichert, bekannt und verfügbar
ist.
KERNAKTIVITÄTEN
des
Konfigurationsmanagement sind
PLANEN
Festlegen der für das Projekt notwendigen Detailtiefe
des
Konfigurationsmanagements
IDENTIFIZIEREN
Festlegen der Benennung zur eindeutigen Identifikation der Produkte und deren Version
STEUERN
Abnehmen und einfrieren (Baseline erstellen) von Produkten
Ausführung von Änderungen nur mit Abstimmung der zuständigen Stellen
STATUS PROTOKOLLIEREN
Meldung aller aktuellen und historischen Daten zu jedem einzelnen Produkt
Verlauf und Entwicklung aller Produkte
VERIFIZIEREN & AUDIT Wiederholt kontrollieren, ob der aktuelle Status aller Produkte auch der genehmigte ist; Prüfung des gesamten Verfahrens
KONFIGURATIONSMANAGEMENTSTRATEGIE
Gibt Antwort auf folgende Fragen
Wie und wo werden die Produkte des Projekts aufbewahrt?
AUFBEWAHRUNG
Welche Vorkehrungen wurden für die sichere Aufbewahrung und Wiederfindung getroffen?
SICHERUNG & WIEDERFINDUNG
Wie werden die Produkte in den verschiedenen Versionen und Varianten gekennzeichnet?
KENNZEICHNUNG
Wie werden Änderungen kontrolliert?
Wer ist für das Konfigurationsmanagement verantwortlich?
Wie werden Änderungen in das Projekt eingesteuert?
MANAGEMENTPRODUKTE für das Konfigurationsmanagement
Konfigurationsdatensätze
Beschreiben Status, Version, Variante des Elementes
und die
Beziehungen der Konfigurationselemente untereinander
Produktauskunft
Bericht zum Status des Produkts nach bestimmten Parametern
Bezieht sich auf gesamtes Projekt, Phase oder Teilbereich beziehen
Liefert Informationen zur Überprüfung von Versionsnummern
ÄNDERUNGSSTEUERUNG
Das
Verfahren, mit dem sichergestellt wird, dass alle Änderungen mit Auswirkungen auf die vereinbarten Ziele des Projektes bearbeitet werden.
Identifizieren, analysieren und entscheiden
OFFENE PUNKTE
Ungeplantes Ereignis, das bereits eingetreten ist und gemanaged werden muss.
BEHANDLUNG VON
OFFENEN PUNKTEN
FORMAL
bei
Änderungsantrag
Spezifikationsabweichung
evtl. Problem/Anliegen
Register Offene Punkte
erfasst und verfolgt alle formal zu bearbeitenden offenen Punkte
STEUERUNG OFFENER PUNKTE
1.ERFASSEN
Art des offenen Punkts festlegen
Schweregrad/Priorität festlegen
Protokollieren / Registrieren
2. UNTERSUCHEN
Auswirkungen auf Ziele, BC & Risiken bewerten
Priorität verifizieren
--> WEISUNGSANFRAGE bei LA/Änderungsausschuss wenn erforderlich
3.VORSCHLAGEN
Handlungsoptionen identifizieren
Optionen beurteilen
Optionen empfehlen
4. ENTSCHEIDEN
Eskalieren bei Überschreitung der Toleranzen
Empfohlene Option genehmigen/ablehnen/zurückstellen
--> WEISUNGSANFRAGEN / AUSNAHMEBERICHT wenn erforderlich bei LA/Änderungsausschuss
5. IMPLEMENTIERUNG
Korrekturmaßnahme einleiten
Pläne, Register und Protokolle aktualisieren
Offener Punkte Bericht
Dokumentation eines formal zu bearbeitenden offenen Punktes
Beschreibung des Offenen Punktes
Analyse & Auswirkung- Behandlungsempfehlung
Priorität & Schweregrad
Entscheidung mit Terminen und Verantwortlichkeiten
Abschluss und Bearbeitung
FORMLOS
nur bei Problem/Anliegen möglich
-->Projekttagebuch
Arten
Änderungsantrag
Vorschlag zur Änderung einer Baseline
Spezifikationsabweichung
Eine im Rahmen des Projekts zu erfüllende forderung, die derzeit nicht (bzw. voraussichtlich nicht) erfüllt wird.
Fehlendes Produkt
Produkt, das die Spezifikation nicht einhällt
Problem/Anliegen
