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Implantação GED (3 INSTALAÇÃO WEB (3,3 Hardware (3,2,1 Estações de…
Implantação GED
3 INSTALAÇÃO WEB
3,1 Requisitos
3,1,1 Interface amigável: a substituição de um processo de trabalho tradicional por um sistema automatizado gera grande impacto na empresa. Muitos funcionários envolvidos não usam computador intensamente, por isso, uma interface amigável é essencial no ganho de produtividade
3,1,2 Integração com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa
3,1,3 Desempenho em rede: além da compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em condições normais de trabalho em rede
3,1,4 Com a transferência de boa parte das atividades para o computador, o baixo desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema
3,1,5 Realização de testes de estresses e conexões de rede
3,3 Hardware
3,2,1 Estações de trabalho (computadores para a aplicação)
3,2,2 Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento
3,2,3 Scanners (Quantidade e tipos)
3,2,4 Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos)
3,2,5 Nobreaks
3,2,6 Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel
3,2,7 Sistemas de backup
3,2,8 Sistema de climatização
3,2,9 Sistemas de segurança física
3,3 Requisitos
3,3,1 Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
3,3,2 Definição dos softwares necessário
3,3,3 Número de usuários que utilizarão o sistema
3,3,4 Área geográfica dos usuários relacionados no item três
3,3,5 Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores
3,3,6 Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos
3,3,7 Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério
3,5 Critérios de Aceitação
3,6 Piloto I
3,7 Testes
3,7,1 Hardware
3,7,2 Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
3,7,3 Testes de estresses do aplicativo
3,7,4 Testes de estresses da rede
3,7,5 Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
3,7,8 Testes de estresses da Web
3,8 Apresentação e análise dos resultados
3,9 Critérios de Aceitação
3,10 Parametrizações
3,11 Usuários e seus perfis
3,11,1 Perfis de Usuários
3,11,1,1 Usuário Leitor Privado – terá acesso aos documentos através do Portal apenas para leitura
3,11,1,2 Usuário Redator – o usuário com esse perfil poderá elaborar documentos novos assim como revisar ou atualizar os já existentes, pode ainda solicitar que um documento fique obsoleto. Usuário com decisão sobre o documento e ainda pode prorrogar data de revisão
3,11,1,3 Usuário de Comitê Fixo – grupo de usuários fixos responsáveis pela aprovação de novos documentos, assim como alterações ou atualizações. Eles visualizam a criação, revisão ou alteração e emitem parecer sobre o documento, seja para aprovação ou comentário de sugestão ou solicitação de revisão/alteração de um item do documento
3,11,1,4 Usuário de Comitê Variável - grupo de usuários geralmente responsáveis por um setor, recebem documentos de criação, revisão ou alteração referente ao setor e emitem seu parecer sobre o documento, podendo também aprovar, reprovar ou sugestionar alterações
3,11,1,5 Usuário Administrador de Centro de Administração – o usuário com este perfil pode configurar perfil de usuários, cadastrar portais, pastas, consultar relatórios, ou seja, administrar do sistema
3,11,2 Ao cadastrar qualquer documento o mesmo terá campos obrigatórios
3,11,2,1 Data; a data de criação é automática, ela segue a data de publicação, sendo assim o documento terá validade conforme parametrização, que pode ser de meses ou anos
3,11,2,2 Palavras chaves: Ao colocar palavras chaves para o documento, para facilitar no momento de busca no Portal o mesmo aparece será na pesquisa
3,11,2,3 Comentário Adicional: é o texto que ira aparecer junto ao título do documento na navegação no portal ou na busca
3,11,2,4 Tipo de acessos: é necessário informar se o documento será público (todos terão acesso ao documento) ou privado (o acesso ao documento só é possível para um certo grupo)
3,12 Processo de Alerta
3,13 Critérios de Aceitação
3,15 Critérios de Aceitação
3,2 Critérios de Aceitação
3,4 Premissas
3,4,1 Espaço físico disponível para estrutura de hardware
3,14 Suporte
1 Inicio
1,1 Descrição do projeto
1,2 Objetivo
1,3 Fator crítico de sucesso
1,4 Necessidade de negócio
1,5 Requisitos
1,6 Cronograma
1,7 Premissas
1,8 Orçamentos
1,9 Restrições
1,10 Termo de abretura
5 IMPLANTAÇÃO
5,1 Instalação
5,2 Critérios de Aceitação
5,3 Treinamento
5,3,1 Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada
5,3,2 Treinamento deve ser no local de trabalho
5,3,3 Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED
5,3,4 O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações. É aconselhado montar grupos com até 10 usuários e que os participantes não sejam interrompidos durante o treinamento
5,3,5 Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos
5,3,6 Deverá ser disponibilizado antes do inicio do treinamento o manual de utilização do sistema
5,3,6,1 Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
5,3,6,2 Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
5,6,3,3 Manual para Operação do Software: captura e digitação
5,4 Critérios de Aceitação
5,5 Piloto II
5,6 Testes
5,6,1 Hardware
5,6,2 Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes
5,6,3 Testes de estresses do aplicativo
6,6,4 Testes de estresses da rede
5,6,5 Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
5,6,6 Testes de estresses da Web
5,6,7 Apresentação e análise dos resultados
5,6,7,1 O sistema consegue atingir o objetivo?
5,6,7,2 Qual o número máximo de transações realmente possível?
5,6,7,3 Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará?
5,7 Critérios de Aceitação
5,8 Acompanhamento
5,9 Critérios de Aceitação
2 Iniciação
2,1 Consultoria
2,2 Requisitos
2,2,1 Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
2,2,2 Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares, denominado SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço, o fornecedor do software se responsabilizará por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema (servidores, conectividade, cuidados com segurança da informação) e o cliente utiliza o software via internet
2,2,3 Definição do local de armazenamento
2,2,4 Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
2,2,5 Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
2,3 Digitalização
2,3,1 O processo de digitalização deverá ser realizado
2,4 Critérios de aceitação
2,5 Indexação
2,6 Escâneres de mesa
2,6,1 Separar itens a ser escaneados de acordo com o escâner
2,7 premissas
2,8 Requisitos
2,8,1 Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação
2,8,2 Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados
2,8,3 Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo
4 INSTALAÇÃO SERVIDOR
4,1 Software
4,2 Requisitos
4,2,1 Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
4,2,2 O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida
4,2,3 O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
4,2,4 Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
4,2,5 O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
4,2,6 O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
4,2,7 Integração com ERP e CRM
4,2,8 Com os resultados da análise, iniciam-se os processos de
4,2,8,1 Definição dos tipos de licença
4,2,8,2 Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
4,2,8,3 Definição dos prazos de circulação
4,2,8,4 Definição dos prazos da tabela de temporalidade
4,2,8,5 Definição do perfil dos usuários
4,2,8,6 Definição dos níveis de acesso
4,2,8,7 Definição da política e do software de backup
4,2,8,8 Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
4,3 Características / funcionalidades:
4,3,1 Velocidade de transmissão: uma página de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco óptico para a estação do usuário numa rede em 2 a 3 segundos
4,3,2 Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento
4,3,3 Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema
4,3,4 Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho
4,3,5 Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação de descritores.
4,3,6 Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização e, por meio de janelas, exibe as imagens e os dados.
4,4 Integração com outros sistemas
4,5 Critérios de Aceitação
4,6 Instalação
4,7 Critérios de Aceitação
6 ENCERRAMENTO
6,1 Controle de Licença de uso
6,2 Termo de entrega