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PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES (A la hora de planificar las…
PLANIFICACIÓN DE LAS
COMUNICACIONES
Gestión de las comunicaciones en Proyectos según el PMBOK del PMI
Importancia de gestionar las comunicaciones
Caso del correo electrónico
Caso de la persona que no recibe la información
La falta de comunicación, para muchos proyectos es la mayor amenaza
El 90% del tiempo de los directores de proyecto están comunicando
Los problemas más frecuentes que enfrentan los directores de proyecto están relacionados con las comunicaciones
Caso de los directores de proyecto novatos y los experimentados
Atención a los interesados
Qué información necesitan
Qué información necesito de ellos
Se necesita planificar, estructurar y controlar la información de los proyectos
Procesos de la gestión de las comunicaciones
Planificar la Gestión de las Comunicaciones:
Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y requerimientos de información de los interesados y los activos de la organización
Gestionar las Comunicaciones
Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la información según el plan de gestión de las comunicaciones.
Controlar las Comunicaciones
Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las necesidades de información de los interesados se cumplen. Esto incluye informes de estado, medición del avance y proyecciones
Planificar la gestión de las comunicaciones
Información durante el proyecto
Almacenar
Mantener
Distribuir
Recuperar
Destino de la información al terminar
Factores ambientales de la Empresa
Estructura y cultura de la organización
Normas de la Industria
Leyes y/o normas Gubernamentales
Infraestructura
Recursos humanos existentes
Administración de personal
Sistemas de autorización de trabajo de la compañía
Condiciones del mercado
Clima político
Canales de comunicación
Distribuir la información
Con el contenido apropiado
Ofrecer la información correcta
A las personas adecuadas
En el momento oportuno
En un formato útil
Consideraciones importantes:
Utilizar una tecnología apropiada para la distribución de la información
Utilizar métodos formales e informales para la distribución de información
No esconder información crucial
No tener miedo de reportar información de situaciones adversas
Fomentar más interacciones cara a cara
Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos
Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo que realmente necesitan comunicar
Algunas empresas tienen políticas restrictivas con respecto al uso del correo electrónico durante algunas horas del día o incluso durante varios días de la semana
Sugerencias para mejorar las comunicaciones
Realizar reuniones efectivas
Usar email y otras tecnologías de forma eficiente
Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto
Proceso que permite determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto
Entradas
• Plan para la Dirección del Proyecto
• Registro de interesados
• Factores Ambientales de la Empresa.
• Activos de los Procesos de la Organización.
Herramientas y técnicas
• Análisis de Requisitos de Comunicaciones.
• Tecnologías de las Comunicaciones.
• Modelos de Comunicación.
Métodos de comunicación. Interactiva (intercambio multidireccional), tipo Push(enviada a receptores específicos) y Comunicación de tipo pull (grandes volúmenes de información)
• Reuniones.
Salidas
• Plan de Gestión de las Comunicaciones. Requisitos de comunicación, idioma, formato, contenido, nivel de detalle, plazo y frecuencia, motivo, responsables, receptores, métodos o tecnologías, diagramas de flujo de la información, restricciones, etc.
• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: cronograma del proyecto, registro de interesados o la estrategia de gestión de los interesados.
Es labor del Project Manager establecer el sistema de Comunicación que emplearán los interesados en el Proyecto
A la hora de planificar las comunicaciones del proyecto, debería darse respuesta a las siguientes preguntas:
• quién necesita la información y quién está autorizado a acceder a ella.
• qué tipo de información necesitan
• cuándo necesitarán la información
• dónde debería almacenarse y en qué formato
• quién distribuirá la información
• cuántos canales de comunicación existen
• qué tipo de tecnología se usará
• con qué frecuencia se establecerán las comunicaciones
Objetivos de la comunicación dentro del proyecto
• Integrar el equipo.
• En cualquier proyecto existe siempre un conjunto de personas, que sin participar directamente en él, tienen interés o necesitan estar informadas sobre el mismo. Garantizar que esto ocurra es uno de los objetivos.
• Ser informado.
Evitar o solucionar conflictos.
Tipos de comunicación dentro del proyecto
• interna y formal
• interna e informal,
• externa y formal,
• externa e informal,