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GED (Gestão Eletrônica de Documentos) (Instalação WEB (3.2 - Piloto I (3.2…
GED (Gestão Eletrônica de Documentos)
Mapeamento Inicial
1.1 - Desenvolver o termo de abertura do projeto
1.2 - Identificar as partes interessadas
Consultoria
2.1 - Documentos
2.1.1 - Seleção e identificação dos documentos necessários
2.1.2 - Organização dos documentos
2.1.3 - Definir locar de armazenamento
2.1.4 - Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
2.2 - Digitalização
2.2.1 - Indexação
2.2.1.1 - Escolha do equipamento de captura digital
2.2.2.1.1 - Realizar o minucioso exame do suporte original
2.2.1.1.2 - Verificar as características físicas e estado de conservação
Escâneres de mesa (flat bed)
Documento não poderá exceder área de escaneamento
Indicados para os documentos planos em folha simples e ampliações fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação
Não se aplica a documentos encadernados
Necessidade de outro equipamento
Definir em forma de documento: motivo, prazo e custo
Apresentar a comissão de gerenciamento de mudanças antes de ser executado
2.3 - Treinamento
2.3.1 - Treinar às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED
2.3.2 - Utilização dos equipamentos que suportem o software para a execução das atividades
Instalação WEB
3.1 - Definir software
3.1.1 - Hardware
3.1.1.1- Definir Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
3.1.1.2 - Definição dos softwares necessários.
3.1.1.3 - Número de usuários que utilizarão o sistema e sua área geográfica
3.1.1.4 - Análise da infraestrutura.
3.1.1.5 - Estrutura e arquitetura de rede
3.1.1.6 - Definir o tempo de resposta do sistema.
3.2 - Piloto I
3.2.1 - Montagem e instalação
3.2.2 - Criar um mock-up virtual
3.2.3 - Testes
3.2.3.1 - Hardware
3.2.3.2 - Software (sistema GED)
3.2.3.3 - Estresses do aplicativo
3.2.3.4 - Estresses da rede
3.2.3.5 - Estresses dos hardwares de apoio envolvidos
3.2.3.6 - Estresses da Web.
3.2.4 - Apresentação e análise dos resultados
3.2.5 - Parametização
3.2.6 - Suporte
4 - Instalação do servidor
4.1 - Definir modelo adotado
4.1.1 - SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço
4.2 - Requisitos
4.2.1 - Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
4.2.2 - Estabelecer uma politica de segurança
4.2.3 - Estabelecer uma politica de backup
4.2.4 - Mapeamento dos processos
4.2.5 - O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
4.2.6 - O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
4.2.7 - Integração com ERP e CRM
4.3 - Processos
4.3.1 - Definição dos tipos de licença
4.3.2 - Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
4.3.3 - Definição dos prazos de circulação e da tabela de temporalidade
4.3.4 - Definição do perfil dos usuários e dos níveis de acesso
4.3.5 - Definição da política e do software de backup
4.3.6 - Definição da política de mudança de fornecedor
4.4 - Características / funcionalidades
4.4.1 - Velocidade de transmissão
4.4.2 - Gerenciamento do fluxo de papéis
4.4.3 - Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema
4.4.4 - Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados
4.4.5 - Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos
4.4.6 - Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização
4.5 - Integração com outros sistemas
4.5.1 - Integração com o sistema de ERP
4.5.2 - Verificar a portabilidade dos arquivos gerados
4.5.3 - Flexibilidade
4.5.4 - Processamento de dados e o fac-símile.
5 - Implantação
5.1 - Instalação de hardware e software
5.2 - Treinamento
5.2.1 - Manual de utilização do sistema
5.2.1.1 - Operação do Sistema para o Usuário Final.
5.2.1.2 - Operação do Sistema pelo Administrador
5.2.1.3 - Operação do Software
5.2.2 - Ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada.
5.2.3 - Treinamento deve ser no local de trabalho
5.2.4 - Cada grupo deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED.
5.2.5 - Treinamento necessário de acordo com o perfil do usuário
5.2.6 - Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos.
5.3 - Piloto II
5.3.1 - Testes
5.3.1.1 - Hardware
5.3.1.2 - Software (sistema GED)
5.3.1.3 - Estresses do aplicativo
5.3.1.4 - Estresses da rede
5.3.1.6 - Estresses dos hardwares de apoio envolvidos
5.3.1.5 - Estresses da Web
5.3.2 - Apresentação e análise dos resultados
5.4 - Acompanhamento
Encerramento
6.1 - Controle de licença de uso do software
6.2 - Termo de entrega