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ANÁLISIS DE INTERESADOS (Gestión de los Interesados – Herramientas para…
ANÁLISIS DE INTERESADOS
Gestión de los Interesados – Herramientas para analizarlos y lograr su participación en el proyecto
El PMI-PMBOK 5th edition, define a los INTERESADOS EN EL PROYECTO
Personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión.
PARTICIPANTES o AFECTADOS: no son iguales, no se gestionan de la misma manera
PARTICIPANTES
Están al tanto del objetivo e importancia del proyecto, del alcance y de los beneficios o no que el mismo pudiera tener en su trabajo o área.
AFECTADOS
no necesariamente están al tanto del detalle, pero pueden tener alta influencia en la ejecución exitosa o no del proyecto
La cantidad de Interesados, dependerá del tipo y alcance del proyecto.
Allí radica la importancia de identificarlos claramente, conocer su nivel de influencia y poder en la organización .
Los interesados tienen niveles de responsabilidad y autoridad variable al participar en un proyecto.
Los Niveles pueden ir desde el promotor y patrocinador del proyecto hasta el operario que participa en la ejecución del proyecto, pasando por todos los técnicos y mandos intermedios
incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto,
INICIO
Registro de Interesados
PLANEACIÓN
Plan de Gestión de los Interesados
EJECUCIÓN
Gestionar la participación de los Interesados
Registro de incidentes
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Controlar la participación de los interesados
Información del desempeño del Trabajo
Modelos de clasificación para realizar el análisis de interesados
Matriz de poder/interés:
Agrupa a los interesados basándose en su nivel de autoridad (“poder”) y su nivel de preocupación (“interés”) con respecto a los resultados del proyecto
Matriz de poder/influencia:
Agrupa a los interesados basándose en su nivel de autoridad (“poder”) y su participación activa (“influencia”) en el proyecto
Matriz de influencia/impacto:
Agrupa a los interesados basándose en su participación activa (“influencia”) en el proyecto y su capacidad de efectuar cambios a la planificación o ejecución del proyecto
Modelo de prominencia:
Describe clases de interesados basándose en su poder (capacidad de imponer su voluntad), urgencia (necesidad de atención inmediata) y legitimidad (su participación es adecuada)
Matriz de Evaluación de la Participación de los Interesados:
Con la cual se puede identificar las brechas entre los niveles de participación actual y deseado, con el fin de identificar las acciones y comunicaciones necesarias para cerrar estas brechas:
Clasificación de participación de los interesados
• Desconocedor. Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales.
• Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y renuente al cambio.
• Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es renuente al cambio.
• Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el cambio.
• Líder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo
13.1. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
El propósito de este proceso es, además de identificar a todas las personas y organizaciones afectadas por el proyecto (actores interesados o stakeholders), documentar cualquier información relevante acerca de su interés, influencia, actitud y compromiso con el éxito del mismo.
Entradas
• Acta de Constitución del Proyecto. Contiene información acerca de los stakeholders principales del proyecto. Patrocinadores, clientes, miembros del equipo, grupos y departamentos que participan en el proyecto.
• Documentos de Adquisición. Las partes pertenecientes al documento son interesados clave en el Proyecto.
• Factores Ambientales de la Empresa. Por ejemplo, la cultura y estructura de la Organización o las normas gubernamentales o industriales.
• Activos de los Procesos de la Organización. Como pueden ser, plantillas de registro de interesados, lecciones aprendidas o registro de interesados de proyectos anteriores.
Herramientas y técnicas
• Juicio de Expertos. Para asegurar una identificación exhaustiva de stakeholders deben buscarse grupos o personas individuales expertos con criterio y pericia, entrenamiento especializado o conocimientos sobre el área en cuestión.
• Reuniones. Del equipo de proyecto.
• Análisis de los Interesados. Consiste en recopilar y analizar de manera sistemática las informaciones cuantitativas y cualitativas, a fin de determinar los intereses, expectativas e influencias de los interesados y relacionarlo con la finalidad del proyecto
Salidas
• Registro de Interesados. Resultado principal del proceso. Debe contener todos los detalles relacionados con los actores interesados. Como por ejemplo, información de identificación, nombre, puesto, ubicación, papel en el proyecto o información de contacto
Información de valoración: principales requisitos muy importantes, grandes expectativas, influencia potencial en el Proyecto, fase del ciclo de vida con más interés.
13.2. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
consiste en la elaboración de estrategias de gestión apropiadas, para que los interesados participen de manera efectiva en todo el ciclo de vida del proyecto
Entradas
• Plan para la Dirección del Proyecto. La información utilizada para planificar la gestión de los interesados incluye, pero no se limitan a: ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos de los que se aplicará a cada fase, descripción de cómo el trabajo será ejecutado para lograr los objetivos del proyecto.
• Registro de Interesados.
Proporciona la información necesaria para planificar los medios adecuados para involucrar a los Interesados del proyecto.
Herramientas y Técnicas
• Juicio de Expertos. Basado en los objetivos del proyecto, el Director del Proyecto debe aplicar el juicio de expertos para decidir sobre el nivel de compromiso necesario en cada etapa del proyecto de cada interesado.
• Reuniones del Equipo de Proyecto. Se deberían celebrar reuniones con expertos y el equipo del proyecto para definir los niveles de compromiso requeridos de todos los Interesados.
• Técnicas Analíticas.
El nivel de compromiso de todos los Interesados deben ser comparado con los niveles de participación previstos necesarios para la ejecución exitosa del proyecto.
Salidas
• Plan de Gestión de los Interesados:Es un componente del Plan para la Dirección del Proyecto. El cual identifica las estrategias de gestión necesarias para la participación de manera efectiva de los interesados. El Plan de Gestión de los Interesados puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente enmarcado, en base a las necesidades del Proyecto.
Análisis de los interesados en el proyecto según PMBOK 4ta Ed
. Lo primero que nos debemos preguntar es “Quién participa”, “Quién aprueba”, “Quién es mi cliente interno”, “A quién tengo que escuchar”, etc.
Existen tres pasos para analizar quiénes son los interesados en el proyecto:
Identificar a todos los posibles interesados en el proyecto y asociar a cada uno su rol, departamento, intereses, nivel de conocimiento, expectativas y poder de influencia.
Identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podria generar, y clasificarlos para definir una estrategia de acercamiento.
Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o responder en diferentes situaciones, a fin de planificar como influir en elllos para mejorar su apoyo.