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Projeto de Implantação GED (2 - CONSULTORIA (Escâneres de mesa (flat bed),…
Projeto de Implantação GED
1 - MAPEAMENTO INICIAL
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Análise das Preferências do Projeto
Análise ou Fluxo de informações
4 -INSTALAÇÃO SERVIDOR
Software
Disposição do inventário
Software de aplicação - SGBD
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Política de segurança para o cliente
Política estruturada de backup para cliente
Mapeamento dos processos - tipos de documentos relacionados para inventário
Software via internet - para utilização do cliente, pagando valor recorrente pelo uso
Sistema customizado e integrado - Disponível para aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
Definição de processos
Perfil dos usuários
Níveis de acesso
Prazos da tabela de temporalidade
Política e do software de backup
Prazos de circulação
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Política de mudança de fornecedor - para a disponibilização da base de dados
Tipos de licenças
Características / Finalidades
Permissão e definição de pesquisa - palavra-chave
Recuperação de documentos em disco óptico - usuário
Trilhas eletrônicas de autoria - Relatório de gerenciamento de revisão
Prioridade alta para documentos sensíveis ao tempo
Gerenciamento do fluxo de papéis
Velocidade de transmissão
2 - CONSULTORIA
Inventario e Classificação de documentos a serem Digitalizados
Software as a Service - Responsável pela disponibilização e estrutura do sistema (Servidores, conectividade, cuidados com a segurança da informação
Identificação e tratamento arquivístico
seleção do acervo
Proteção e integridade física da documentação original
organização (arranjo, descrição e indexação)
Escâneres de mesa (flat bed)
Não sendo possível captura, utilizar outro tipo de Escâner - solicitando aprovação da gerência
Caso a gerência não aprove, a consultoria deve reavaliar e retornar com outras alternativas e sugestões até que a Gerência concorde.
Avaliação da dimensão do item documental
Treinamentos
Equipamentos que suportem, software para a execução das atividades.
Treinamento e capacitação das pessoas indicadas pelos gestores, sobre a nova ferramenta da GED
Digitalização
3 - INSTALAÇÃO WEB
Implantação de Interface amigável, para gerar produtividade
Substituição do trabalho tradicional, por trabalho automatizado
Integração com o ERP
Requistos
Avaliação do desempenho de rede
Realização de testes de conexões
Aprovação do no Hardware especificado
Hardware
Definição de software
Aquisição de hardware
Estação de trabalho (computadores para aplicação)
Servidores de banco de dados, capacidade de armazenamento/processamento
Scanners (Quantidade e tipos)
Impressoras e Plotters – (Quantidade e tipos)
Nobreaks
Hardware para armazenagem física para os documentos
Sistemas de backup
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física
Requisitos
Definição dos softwares necessários
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos
Número de usuários que utilizarão o sistema
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
Área geográfica do usuário
Análise da infraestrutura necessária
Definição do tempo de resposta do sistema para o cliente
Piloto I
Montagem de estrutura Similarr
Solicitar aprovação do cliente, de mock-up virtual
Elaborar mock-up virtual
Testes
Teste de hardware
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
Apresentação e análise dos resultados
Monitorar se o sistema consegue atingir o objetivo?
Monitorar se é possível atingir a quantidade máxima de transações
Caso a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?
definição de ajustes de software e/ou hardware
Finalizar a fase com o de acordo do Gerente de TI
Usuários e seus perfis
Usuário Leitor Privado
Usuário Redator
Usuário de Comitê Fixo
Usuário de Comitê Variável
Usuário Administrador de Documentos
Usuário Administrador de Centro de Administração
Critérios de Aceitação
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5 - IMPLANTAÇÃO
Instalação
Instalação de hardware e software - para sistema de gerenciamento de documentos
Instalação em 100% das máquinas da instituição
Treinamento
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos
Treinamento em grupo de 10 usuários - foco e sem interrupções
Treinamento a grupo de usuários - instruções que assegure conforto com sistema GED
Treinamento no local de trabalho
Manual de utilização do sistema
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
Manual para Operação do Software: captura e digitação
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
Documento assinado pelo Gerente do RH
Piloto II
Migração para o site do cliente
Validação dos primeiros testes
Validação da Estrutura
Reinstalação de equipamento
Novas configurações de rede
Testes de funcionalidades e velocidades
Testes
Realização de testes
Estresses da Web
Estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Estresses da rede
Estresses do aplicativo
Software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes
Apresentação e análise dos resultados
O sistema consegue atingir o objetivo?
Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?
Qual o número máximo de transações realmente possível?
Treinamento de usuários conforme alçada
6 - ENCERRAMENTO
Controle de Licença de uso
Termo de entrega
data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto
Termo de Aceite da Entrega
Contrato de prestação de serviços com validade de um ano - Após esse período para validar a licença de uso de software
Garantia de contratação antes do inicio do projeto - Área Financeira e Área de TI responsáveis
Tramite de licença de uso do software de gerenciamento de documentos - entre a instituição e a empresa que fornece o sistema