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GED/EAP Cleydson Dirceu Brumatti (Implantação. (Piloto II (Testes…
GED/EAP Cleydson Dirceu Brumatti
Consultoria
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos.
Pré-tratamento arquivístico.
Organização.
Seleção.
Identificação.
Adoção do modelo SaaS.
Definição de local de armazenamento.
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos.
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Digitalização
Realizada no próprio ambiente da instiuição.
Finaliza com a confirmação dos documentos selecionados presentes no servidor.
Treinamento de pessoal.
Definição do equipamento de captura digital.
Escâneres de mesa.
Características físicas e funcionais.
Melhor qualidade sem comprometer o esdado de conservação dos documentos.
Documentos avaliados quanto a dimensão, estado de conservação e e tipo de encardenação.
Implantação do Sistema - Web e Servidor
Sistema Web
Requisitos
Integração com o ERP.
Desempenho em rede.
Realização de testes de estresses e conexões de rede.
Interface amigável.
Aquisição de hardware
Após a definição do software, que melhor atenderá ao acervo documental, será realizada a pesquisa, para a concluir as especificações.
Requisitos
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.
Definição dos softwares necessários.
Número de usuários que utilizarão o sistema.
Área geográfica dos usuários.
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente.
Análise da infraestrutura necessária.
Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
Critérios de aceitação de hardware e software através testes.
Piloto I
Gerente de TI atesta conformidade dos teste e correção de falhas.
Montagem de estrutura similar para realização dos testes.
Parametrização
Funcionamento do sistema e interação do usuário serão feitos pela consultoria e após a implantação será de responsabilidade da instituição.
Consultoria manterá suporte pelo tempo determinado em contrato.
Definir perfil de usuários.
Processo de alerta quando documento exigir revisão.
Servidor
Definição de software.
Requisitos.
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada.
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
Integração com ERP e CRM.
Características/funcionalidades.
Velocidade de transmissão.
Gerenciamento do fluxo de papéis.
Priorizar documentos mais sensíveis.
Busca de referências cruzadas para os documentos.
Funcionamento simultâneo multi-tarefa.
Integração com outros sistemas.
Encerramento
Controle de Licença de uso.
Uso do software de gerenciamento de documentos será entre a instituição e a empresa que fornece o sistema.
Contratação antes do início do projeto, conduzido pelo setor financeiro e de TI.
Confecção do contrato com definição dos prazos, renovação, valores e reajustes.
Termo de entrega.
Implantação
.
Instalação de hardware e software.
Treinamento dos usuários.
Baseado nos diferentes níveis de usuários.
Administrado pelo setor de RH.
Piloto II
Todo equipamento será reinstalado.
Novas configurações de rede.
Permissões de acessos definidas.
Testes
Hardware.
Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes.
Testes de estresses do aplicativo.
Testes de estresses da rede.
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos.
Testes de estresses da Web.
Acompanhamento
Consultoria colocará a disposição um analista de sistema para oferecer suporte aos usuários.
Analista de suporte do cliente.