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Pôle administratif 28 août 2019 (ALEXANDRA QUENTIN (FCE (établit la base…
Pôle administratif 28 août 2019
:
AUDREY SUCHET
communique avec le service administratif de l'UCO ( en copie GH), et avec Pôle Emploi
prépare les listes d'émargement, les archive, envoie le rappel des formateurs, prépare le XIBO, vérifie l'affichage écran des cours et la cohérence globale
travaille en collaboration avec ses collègues du pôle administratif
contribue à l'accueil physique et téléphonique
réceptionne les appels téléphoniques FI MASTER, donne les informations administratives et transfère à DH pour les questions pédagogiques M1, à LT M2O, à GL pour les M2 alt 1er degré à MF pour les M2 alt2nd
assure la veille de l'agenda google ( point avec LT et GL , en anticipant sur les 15 jours à venir) prépare la communication pour les étudiants et les formateurs
traite administrativement les dossiers d'admission et d'inscription en Master, entre les infos sur Harmony
établit les bases de données Master et répond aux enquêtes Master
remet les chèques à SG
prépare les examens et en assure le suivi administratif et matériel, prépare les feuilles d'émargement, réceptionne et vérifie les exemplaires, communique les productions aux correcteurs en lien avec les responsables de formation
se charge du courrier postal jours impairs
entre les notes sur Harmony avec l'aide et la vérification des responsables de formation
archive les feuilles d'émargement et note les absents sur fichier Excel
en attente de recrutement
veille aux différentes tâches d'accueil ( poste copies Master)
assure le suivi administratif des suppléances 2nd degré région CVL
gère les inscriptions au module spécifique
travaille en collaboration avec ses collègues du pôle administratif
réceptionne les appels téléphoniques au standard
gère les inscriptions et assure le suivi administratif formations AVS ASEM ( en lien avec SG)
ALEXANDRA QUENTIN
travaille en collaboration avec ses collègues du pôle administratif
contribue à l'accueil physique et téléphonique
accueille les demandes FC et les transmet à CB
prépare et envoie le cahier des charges, le référencement et le devis
communique les convocations stagiaires, prépare les attestations, le suivi administratif de la formation FC
assure le suivi Fomélie
renseigne le planning FC sur le sheet, établit les émargements
remet à SG les éléments de facturation
rassemble les appréciations de formation, évaluations et les communique à CB
rappelle les formateurs , réserve les salles
FCE
établit la base de données
prépare et envoie les courriers aux stagiaires, rappelle les formateurs
prépare et archive les émargements et attestations
renseigne et communique les documents de prise en charge Opcalia , en assure le suivi
prépare l'accueil des stagiaires avec GH
remet les éléments de facturation à SG
en lien avec LT et Kevin, relie et valide les inscriptions sur les deux plateformes
se charge du courrier postal jours pairs
assure le suivi admin EMCC et mutualisation 2
SYLVIE GONDEL
travaille en collaboration avec ses collègues du pôle administratif
assure le suivi de la comptabilité en relation avec les services de l'ASREC
prépare les contrats
passe les commandes mission réception après accord de la direction
prépare les salaires, les frais de mission, les virements, met GH et CB en copie des virements
effectue la communication pour l'association de gestion
établit la facturation et la communique
participe au conseil de direction
réceptionne le courrier et le distribue
entretien le service la machine à café et veille au suivi du stock