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CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS (ARQUIVAMENTO (ROTINA DE…
CLASSIFICAÇÃO E
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
ARQUIVAMENTO
ORDENAÇÃO
REUNIÃO DOS DOCUMENTO SIMILARES
MÉTODO DE ORDENAÇÃO
ALFABÉTICA
CRONOLÓGICA
GEOGRÁFICA
NUMÉRICA
DETERMINA A DISPOSIÇÃO FÍSICA
DOS DOCUMENTOS
GUARDA
GUARDAR DOCUMENTO
CAIXAS OU PASTAS
INSPEÇÃO
PRESENÇA DO DESPACHO
DE ARQUIVAMENTO: ARQUIVE-SE
EXAME DA DOCUMENTAÇÃO
ANALISAR CLASSIFICAÇÃO
(MANTER OU ALTERAR)
RETIRADA E CONTROLE
(EMPRÉSTIMO)
EMPRESTAR AO USUÁRIO
PRESTAR INFORMAÇÃO
EFETUAR UMA JUNTADA
ROTINA DE CLASSIFICAÇÃO
VERIFICAR a existência de antecedentes
REUNIR os antecedentes
ORDENAR os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês.
FIXAR cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos
ARQUIVAR os documentos nos locais devidos
MANTER reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas.
CLASSIFICAÇÃO
ESTUDO
LEITURA MINUNCIOSA
NECESSIDADE DE REFERÊNCIA
CRUZADA.
VERIFICAR SE EXISTE
DOCUMENTO SEMELHANTE
CODIFICAÇÃO
ESCOLHA DO MÉTODO
DE ARQUIVAMENTO
NUMÉRICO
ALFABÉTICO
ALFANUMÉRICO
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
ESTUDO DAS ESTRUTURAS
E FUNÇÕES DA INSTITUIÇÃO
ANÁLISE DOS ARQUIVOS POR
ELA PRODUZIDO
ROTINA DE
CLASSIFICAÇÃO
RECEBER o documento para classificação;
LER o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo;
LOCALIZAR o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo,utilizando o índice, quando necessário;
ANOTAR o código na primeira folha do documento;
PREENCHER a(s) folha(s) de referência (ver item 2.2), para os assuntos secundários.