Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED) (5. IMPLANTAÇÃO (Treinamento…
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED)
1. MAPEAMENTO INICIAL
Analisar o fluxo de informações
Analisar as preferências do projeto
4.INSTALAÇÃO SERVIDOR
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Politica de segurança já especifica
Política de backup já estruturada
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
Definir licença
Sistema customizado
Interação com o ERP e CRM
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Analise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição do perfil dos usuários
Definição dos prazos de circulação
Definição dos níveis de acesso
Características
Gerenciamento de fluxo de papéis
Estabelecer trilhas eletrônicas de auditória
Velocidade de transmissão
Recuperar documentos de um disco óptico
5. IMPLANTAÇÃO
Instalação
Instalação do sistema
Instalação do hardware
Treinamento
Ensinar os mecanismos do sistema conforme sua alçada
Deve ocorrer no local de trabalho
Montar grupos de até 10 pessoas
Participação do RH da instituição no planejamento e administração
Disponibilizar antes do inicio do treinamento
Manuais
Para operação do sistema para o usuário final
Para operação do sistema pelo administrador
Para operação do sistema: captura e digitação
Piloto. II.
Migração para o site do cliente
Reinstalar todo o equipamento
Refazer os testes de funcionalidades e velocidades
Testes
de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no cliente
de estresses
no aplicativo
na WEB
dos hardwares de apoio envolvidos
da rede
2. CONSULTORIA
Digitalização
Tratamento arquivístico
Analisar qual tipo de scanner utilizar para a melhor captura do documento
Scanner de mesa (flat bed)
Não se aplica a documentos encadernados
Não se aplica a documentos maiores do que a maior dimensão do scanner
Documentos planos
Se aplica a documentos com ampliações fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação
Outro tipo de Scanner
Apresentar um documento à consultoria
Motivo/Razão para o uso de uma novo aparelho
Custo
Tempo.
Separar documentos
Especificar local de armazenamento
Classificar documentos
Treinamentos
Treinar as pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta do GED
Utilizar equipamentos que suportem o software
3. INSTALAÇÃO WEB
Requisitos
Interface amigável
Integração com a ERP
Testar desempenho em rede
Realizar testes de estresses do aplicativo
Hardware
Definir software
Requisitos
Inventário
Definição dos softwares necessários
Definir número de usuários que utilizarão o sistema
Definir a área geográfica dos usuários
Análise e infraestrutura necessária para os servidores
Estrutura de redes que comportem o número de acesso
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
Piloto I
Desenvolvimento do mock-up virtual
Aprovação do cliente
Desenvolver o sistema
Testes
Testes de estresse
Do aplicativo
Da rede
Dos hardwares de apoio envolvidos
Da WEB
Teste de software
Parametrizações
Definição de usuários
Usuário leitor
Usuário redator
Usuário de comitê fixo
Usuário de comitê variável
Usuário administrador de documentos
Usuário administrador de centro de administração
Critérios de aceitação
5. ENCERRAMENTO
Controle de licença de uso
Termo de entrega
dataaa
Assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto