PROJETO DE IMPLANTAÇÃO GED
IMPLANTAÇÃO
CONSULTORIA
MAPEAMENTO INICIAL
ENCERRAMENTO
INSTALAÇÃO SERVIDOR
INSTALAÇÃO WEB
Controle de Licença de uso
Termo de entrega
Reunião com as partes interessadas
TREINAMENTO
TESTES
estresses
hardware
software
analise dos resultados
disponibilizar manual de utilizaçao do sistema
participação do RH
PILOTO II
migraçao para o site do cliente
configuraçao de rede
reinstalaçao do equipamento
definir permiçoes de acesso
dos hardwares de apoio envolvidos
do aplicativo
da rede
da web
INSTALAÇÃO
de hardware
de software
grupos com até 10 usuários
disponibilizar as instruções necessárias sobre o novo sistema GED
deve acontecer no local de trabalho
ensinar aos usuários finas os mecanismos do sistema conforme sua alçada
definir os diferentes níveis de usuários e diferentes preocupações conforme parametrizaçoes
consegue atingir o objetivo?
qual o numero maximo de transaçoes realmente possiveis?
se a plataforma de execuçao se degradar, como o sistema se comportará
critérios de aceitaçao
critérios de aceitaçao
critérios de aceitaçao
testes de funcionalidade e velocidade
ACOMPANHAMENTO
será de 5 dias úteis
das 7:30hrs as 17:00hrs
custos a cargo da consultoria
analista de sistema a disposiçao
toda a fase de acompanhamento deve ser seguida por analista de suporte do cliente
critérios de aceitaçao
analisar o fluxo de informaçoes
analisar as preferências do projeto
REQUISITOS
inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
definição do local de armazenamento
definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
instituição da comissão permanente de avaliação de documentos
DIGITALIZAÇAO
realizar
o tratamento arquivistico
a seleçao
a identificaçao
a organizaçao
analise dos documentos existentes no acervo
deve ser realizado nas instalações da instituição detentora do acervo documental
critérios de aceitaçao
INDEXAÇAO
exame do suporte original
definir o tipo de equipamento de captura digital
Escâneres de mesa (flat bed)
deve passar pela analise da mesa
REQUISITOS
avaliaçao da dimensao do item documental
os documentos planos em folha simples podem ser escaneados
os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo
PREMISSAS
CRITÉRIOS DE AVALIAÇAO
dar treinamento as pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED
REQUISITOS
interface amigavél
integração com o ERP
desempenho de rede
realização de testes de estresses e conexões de rede
critérios de aceitaçao
HARDWARE
definiçao do software
realizar pesquisa para a especificação e posterior aquisição do hardware
O QUE SÃO HARDWARES?
Estações de trabalho
Servidores de bancos de dados
Scanners
Impressoras
Nobreaks
Hardware para armazenagem física
Sistemas de backup
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física
REQUISITOS
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
Definição dos softwares necessários
Número de usuários que utilizarão o sistema
Área geográfica dos usuários
Análise da infraestrutura necessária
Análise da infraestrutura necessária
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
PREMISSAS
Espaço físico disponível para estrutura de hardware
CRITÉRIOS DE ACEITAÇAO
PILOTO I
deve ser montada na dependência da instituiçao
elaboração do mock-up
TESTES
ANTES DE REALIZAR OS TESTES
planejamento das fases de testes
apresentação do cronograma para as áreas envolvidas
Hardware
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses
da rede
dos hardwares de apoio envolvidos
da Web
APRESENTAÇAO E ANALISE DOS RESULTADOS
Critérios de Aceitação
PARAMETRIZAÇOES
USUÁRIOS E SEUS PERFIS
É definido pela própria instituição as pessoas para criação, atualização, revisão, administração de documentos
TIPOS DE PERFIS
Usuário Leitor Privado
Usuário Redator
Usuário de Comitê Fixo
Usuário de Comitê Variável
Usuário Administrador de Documentos
Usuário Administrador de Centro de Administração
CADASTRO DE DOCUMENTOS
Data
Palavras chaves
Comentário Adicional
Tipo de acessos
PROCESSO DE ALERTA
Critérios de Aceitação
SUPORTE
REALIZAR testes e treinamento com os usuários que darão suporte ao sistema após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria.
SOFTWARE
realizar a definição do software que será utilizado
iniciar o processo de análise
REQUISITOS
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
PÓS REALIZAÇAO DAS ANALISES
Definição dos tipos de licença
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação
REALIZAR ANALISES
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
CARACTERÍSTICAS / FUNCIONALIDADES
Velocidade de transmissão
Gerenciamento do fluxo de papéis
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos
Recuperar documentos
INTEGRAÇAO COM OUTROS SISTEMAS
Integração com o sistema de ERP da empresa
Formatos proprietários
Flexibilidade
CRITÉRIOS DE ACEITAÇAO
INSTALAÇÃO
instalaçao de software no servidor e nas estaçoes clientes
realizar os testes
critérios de aceitaçao