PROJETO DE IMPLANTAÇÃO GED

IMPLANTAÇÃO

CONSULTORIA

MAPEAMENTO INICIAL

ENCERRAMENTO

INSTALAÇÃO SERVIDOR

INSTALAÇÃO WEB

Controle de Licença de uso

Termo de entrega

Reunião com as partes interessadas

TREINAMENTO

TESTES

estresses

hardware

software

analise dos resultados

disponibilizar manual de utilizaçao do sistema

participação do RH

PILOTO II

migraçao para o site do cliente

configuraçao de rede

reinstalaçao do equipamento

definir permiçoes de acesso

dos hardwares de apoio envolvidos

do aplicativo

da rede

da web

INSTALAÇÃO

de hardware

de software

grupos com até 10 usuários

disponibilizar as instruções necessárias sobre o novo sistema GED

deve acontecer no local de trabalho

ensinar aos usuários finas os mecanismos do sistema conforme sua alçada

definir os diferentes níveis de usuários e diferentes preocupações conforme parametrizaçoes

consegue atingir o objetivo?

qual o numero maximo de transaçoes realmente possiveis?

se a plataforma de execuçao se degradar, como o sistema se comportará

critérios de aceitaçao

critérios de aceitaçao

critérios de aceitaçao

testes de funcionalidade e velocidade

ACOMPANHAMENTO

será de 5 dias úteis

das 7:30hrs as 17:00hrs

custos a cargo da consultoria

analista de sistema a disposiçao

toda a fase de acompanhamento deve ser seguida por analista de suporte do cliente

critérios de aceitaçao

analisar o fluxo de informaçoes

analisar as preferências do projeto

REQUISITOS

inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados

definição do local de armazenamento

definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos

instituição da comissão permanente de avaliação de documentos

DIGITALIZAÇAO

realizar

o tratamento arquivistico

a seleçao

a identificaçao

a organizaçao

analise dos documentos existentes no acervo

deve ser realizado nas instalações da instituição detentora do acervo documental

critérios de aceitaçao

INDEXAÇAO

exame do suporte original

definir o tipo de equipamento de captura digital

Escâneres de mesa (flat bed)

deve passar pela analise da mesa

REQUISITOS

avaliaçao da dimensao do item documental

os documentos planos em folha simples podem ser escaneados

os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo

PREMISSAS

CRITÉRIOS DE AVALIAÇAO

dar treinamento as pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED

REQUISITOS

interface amigavél

integração com o ERP

desempenho de rede

realização de testes de estresses e conexões de rede

critérios de aceitaçao

HARDWARE

definiçao do software

realizar pesquisa para a especificação e posterior aquisição do hardware

O QUE SÃO HARDWARES?

Estações de trabalho

Servidores de bancos de dados

Scanners

Impressoras

Nobreaks

Hardware para armazenagem física

Sistemas de backup

Sistema de climatização

Sistemas de segurança física

REQUISITOS

Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados

Definição dos softwares necessários

Número de usuários que utilizarão o sistema

Área geográfica dos usuários

Análise da infraestrutura necessária

Análise da infraestrutura necessária

Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente

PREMISSAS

Espaço físico disponível para estrutura de hardware

CRITÉRIOS DE ACEITAÇAO

PILOTO I

deve ser montada na dependência da instituiçao

elaboração do mock-up

TESTES

ANTES DE REALIZAR OS TESTES

planejamento das fases de testes

apresentação do cronograma para as áreas envolvidas

Hardware

Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes

Testes de estresses do aplicativo

Testes de estresses

da rede

dos hardwares de apoio envolvidos

da Web

APRESENTAÇAO E ANALISE DOS RESULTADOS

Critérios de Aceitação

PARAMETRIZAÇOES

USUÁRIOS E SEUS PERFIS

É definido pela própria instituição as pessoas para criação, atualização, revisão, administração de documentos

TIPOS DE PERFIS

Usuário Leitor Privado

Usuário Redator

Usuário de Comitê Fixo

Usuário de Comitê Variável

Usuário Administrador de Documentos

Usuário Administrador de Centro de Administração

CADASTRO DE DOCUMENTOS

Data

Palavras chaves

Comentário Adicional

Tipo de acessos

PROCESSO DE ALERTA

Critérios de Aceitação

SUPORTE

REALIZAR testes e treinamento com os usuários que darão suporte ao sistema após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria.

SOFTWARE

realizar a definição do software que será utilizado

iniciar o processo de análise

REQUISITOS

Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados

O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida

O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada

Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário

O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso

O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes

Integração com ERP e CRM

PÓS REALIZAÇAO DAS ANALISES

Definição dos tipos de licença

Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema

Definição dos prazos de circulação

REALIZAR ANALISES

Definição dos prazos da tabela de temporalidade

Definição do perfil dos usuários

Definição dos níveis de acesso

Definição da política e do software de backup

Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados

CARACTERÍSTICAS / FUNCIONALIDADES

Velocidade de transmissão

Gerenciamento do fluxo de papéis

Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema

Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho

Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos

Recuperar documentos

INTEGRAÇAO COM OUTROS SISTEMAS

Integração com o sistema de ERP da empresa

Formatos proprietários

Flexibilidade

CRITÉRIOS DE ACEITAÇAO

INSTALAÇÃO

instalaçao de software no servidor e nas estaçoes clientes

realizar os testes

critérios de aceitaçao