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ELEMENTOS DA COMUNICAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO ((Na edição de 1999, O Guia…
ELEMENTOS DA COMUNICAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO
Na comunicação, para que esta seja bem sucedida, com a emissão e recepção correta das mensagens e utilizando os princípios básicos das relações humanas;
De acordo com Kotler (1998), tem nove elementos fundamentais para desenvolvimento de uma Comunicação eficiente:
• Emissor – quem emite a mensagem para a outra parte;
• Codificação – o processo de transformar o pensamento em forma simbólica;
• Mensagem – o conjunto de símbolos que o emissor transmite;
• Mídia – os canais de Comunicação através dos quais a mensagem passa do emissor ao receptor;
• Decodificação – o processo pelo qual o receptor confere significado aos símbolos transmitidos pelo emissor;
• Receptor – a parte que recebe a mensagem emitida pela outra parte ;
• Resposta – as reações do receptor após ter sido exposto à mensagem;
• Feed Back – a parte da resposta do receptor que retorna ao emissor;
• Ruído – distorção ou estática não planejada durante o processo de Comunicação, que resulta em uma mensagem chegando ao receptor diferentemente da forma como foi enviada pelo emissor.
Quando um desses elementos não é respeitado, o processo de Comunicação enfrenta problemas difíceis de serem diagnosticados, que podem trazer sérios danos aos objetivos e resultados da empresa.
A identificação do receptor ou público alvo é um dos passos fundamentais para uma Comunicação eficiente. Para quem estamos falando? Com quem estamos nos comunicando?
Na edição de 1999, O Guia apresentou uma relação das características de uma Comunicação excelente:
• é transparente;
• é uma via de mão dupla, que funciona com a mesma eficiência de baixo para cima como de cima para baixo;
• possui mecanismos formais que facilita a abertura da Comunicação interna;
• preocupa-se em informar o empregado sobre tudo que pode afetar sua vida;
• informa aos empregados sobre fatos que podem mudar a empresa antes que os jornais o façam;
• A Comunicação interna também forma “embaixadores” da organização, que são verdadeiros multiplicadores dos valores, atividades e produtos da empresa.
TIPOS DE COMUNICAÇÃO:
Comunicação Pessoal - realizada face a face ou por meio do correio ou do telefone, em que o receptor é citado diretamente ou tem a oportunidade de responder ao emissor. Tem sido assim nos encontros entre presidentes e diretores de empresa, diretores e gerentes, presidentes e operários e chefes de setor e subordinados.
Comunicação Impessoal - é a mensagem sem contato direto, realizada pela mídia impressa, televisiva, radiofônica e visual como outdoor, cartaz e pôster.
Comunicação Descendente - se ocupa, normalmente, da transmissão das políticas, normas e instruções de trabalho, dentre outras informações julgadas relevantes para o bom desempenho dos funcionários.
Comunicação Ascendente - tem como principal objetivo manter os dirigentes informados sobre o que se passa na chamada “linha de frente” do processo produtivo. Sua eficácia é fundamental para que as decisões emanadas da cúpula possuam coerência com as necessidades efetivas da organização e de seus clientes.
Comunicação Formal - é aquela que ocorre nas organizações em caráter oficial, respeitando-se os trâmites burocráticos pertinentes e utilizando-se dos canais instituídos pelas autoridades superiores.
Comunicação Informal - ocorre em paralelo à formal, envolvendo as conversas entre chefes e subordinados ou entre colegas em caráter não oficial, não sistemático. Muitas vezes este tipo de comunicação fica contaminado por boatos e fofocas.
A) HABILIDADES DE TRANSMISSÃO
Usar linguagem apropriada e direta (evitando o uso de jargão e termos eruditos quando palavras simples forem suficientes).
Fornecer informações tão claras e completas quanto for possível.
Usar canais múltiplos para estimular vários sentidos do receptor (audição, visão etc.).
Usar comunicação face a face sempre que for possível.
B) HABILIDADES AUDITIVAS
Escuta ativa. A chave para essa escuta ativa ou eficaz é a vontade e a capacidade de escutar a mensagem inteira (verbal, simbólica e não-verbal), e responder apropriadamente ao conteúdo e à intenção (sentimentos, emoções etc.) da mensagem. Como administrador, é importante criar situações que ajudem as pessoas a falarem o que realmente querem dizer.
Empatia. A escuta ativa exige uma certa sensibilidade às pessoas com quem estamos tentando nos comunicar. Em sua essência, empatia significa colocar-se na posição ou situação da outra pessoa, num esforço para entendê-la.
Reflexão. Uma das formas de se aplicar a escuta ativa é reformular sempre a mensagem que tenha recebido. A chave é refletir sobre o que foi dito sem incluir um julgamento, apenas para testar o seu entendimento da mensagem.
Feedback. Como a comunicação eficaz é um processo de troca bidirecional, o uso de feedback é mais uma maneira de se reduzir falhas de comunicação e distorções.
C) HABILIDADES DE FEEDBACK
Assegurar-se de que quer ajudar (e não se mostrar superior).
No caso de feedback negativo, vá direto ao assunto; começar uma discussão com questões periféricas e rodeios geralmente cria ansiedades ao invés de minimizá-las.
Descreva a situação de modo claro, evitando juízos de valor.
Concentre-se no problema (evite sobrecarregar o receptor com excesso de informações ou críticas).
Esteja preparado para receber feedback, visto que o seu comportamento pode estar contribuindo para o comportamento do receptor.
Ao encerrar o feedback, faça um resumo e reflita sobre a sessão, para que tanto você como o receptor estejam deixando a reunião com o mesmo entendimento sobre o que foi decidido.
Comunicabilidade
A comunicabilidade pode ser interpretada como a adaptação da mensagem ao público-alvo, uma vezque as pessoas devem ser capazes de interpretar corretamente o que está sendo dito.
A comunicabilidade enfatiza a maneira como os indivíduos se comunicam para a comunicação sercompreensível por parte do receptor. Sem a comunicabilidade adequada, a compreensão da mensagemnão ocorrerá
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Funções da Comunicação
A comunicação apresenta quatro funções básicas: controle, motivação, expressão emocional e informação.
Controle. A comunicação apresenta a função de controle quando é utilizada para divulgar normas e procedimentos de trabalho. É um instrumento hierárquico neste sentido. No plano informal um grupo controla outro quando o hostiliza.
Motivação. Quando a comunicação é utilizada na organização para comunicar metas e definir objetivos ela serve como instrumento para promover a motivação.
Expressão emocional. É a forma pela qual um grupo pode exprimir seus sentimentos de satisfação ou insatisfação.
Informação. Proporciona as informações necessárias ao processo de tomada de decisão.