Programa GED

1.INICIAÇÃO

  1. CONSULTORIA

Termo de Abertura

Parte Interessada

Requisitos

Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;

SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço

Definição do local de armazenamento;

Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;

Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Digitalização

o tratamento arquivístico, a seleção, a identificação e a organização (arranjo, descrição e indexação)

Critérios de Aceitação

Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação

Indexação

Escanears de mesa flat bed

Requisitos

Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo

Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados

Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação

Premissas

Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades

Critérios de Aceitação

Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação

  1. INSTALAÇÃO

Instalação WEB

Requisitos

Interface amigável

Integração com o ERP

Desempenho em rede

Com a transferência de boa parte das atividades para o computador, o baixo desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema

Realização de testes de estresses e conexões de rede

Critérios de Aceitação

Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação

Hardware

Estações de trabalho (computadores para a aplicação);

Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento;

Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos);

Scanners (Quantidade e tipos);

Nobreaks

Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel;

Sistemas de backup;

Sistema de climatização

Sistemas de segurança física;

Requisitos

Definição dos softwares necessários.

Número de usuários que utilizarão o sistema.

Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.

Área geográfica dos usuários relacionados no item três.

Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores;

Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.

Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério.

Premissas

Espaço físico disponível para estrutura de hardware.

Critérios de Aceitação

Aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado

Piloto I

Mock-up virtual, não funcional

Testes

Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;

Testes de estresses do aplicativo;

Hardware;

Testes de estresses da rede

Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos

Testes de estresses da Web

,

Critérios de Aceitação

Conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto, sendo possível dar prosseguimento as outras fases do projeto.

Apresentação e analise de resultados

Parametrização

Usuários e seus perfis

Suporte

Intalação SERVIDOR

Software

Requisitos

O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada

Mapeamento dos processos

O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.

O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.

Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.

O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes

Integração com ERP e CRM

Resultados e Processos

Definição dos tipos de licença;

Definição dos prazos de circulação;

Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema;

Definição dos prazos da tabela de temporalidade;

Definição do perfil dos usuários;

Definição dos níveis de acesso;

Definição da política e do software de backup;

Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados.

Características e Funcionalidades

Integração com outros sistemas

Critérios de Aceitação

Confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto

Instalação

GED

Critérios de Aceitação

Todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado.

4.IMPLANTAÇÃO

Instalação

Critérios de Aceitação

Instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED

Treinamento

Ensinamento aos usuários os mecanismos do sistema

Instrução de cada grupo de usuário

Montagem dos grupos

Planejamento de administração do RH

Produção dos manuais

Critérios de Aceitação

Após o término de 3 entregas

Piloto II

Migração para o site do cliente

Instalação de todo o equipamento

Configurações de rede

Testes

Hardware;

Teste de software (sistema GED)

Testes de estresses do aplicativo

Testes de estresses da rede

Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos

Testes de estresses da Web

Apresentação do Resultados

Objetivo

Número de transações

Comportamento do sistema

Critérios de Aceitação

Nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED, ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução

Acompanhamento

Validação do Sistema

Regularização de toda e qualquer incidência

Disposição de um analista de sistemas

Critérios de Aceitação

finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais

5.ENCERRAMENTO

Controle e Licença de uso

Tramite de licença de uso de software

Termo de entrega

Conformidade do projeto

Gerenciamento de Lições aprendidas

Data e assinatura dos participantes