Programa GED
1.INICIAÇÃO
- CONSULTORIA
Termo de Abertura
Parte Interessada
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço
Definição do local de armazenamento;
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Digitalização
o tratamento arquivístico, a seleção, a identificação e a organização (arranjo, descrição e indexação)
Critérios de Aceitação
Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
Indexação
Escanears de mesa flat bed
Requisitos
Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo
Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados
Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação
Premissas
Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades
Critérios de Aceitação
Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
- INSTALAÇÃO
Instalação WEB
Requisitos
Interface amigável
Integração com o ERP
Desempenho em rede
Com a transferência de boa parte das atividades para o computador, o baixo desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Critérios de Aceitação
Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
Hardware
Estações de trabalho (computadores para a aplicação);
Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento;
Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos);
Scanners (Quantidade e tipos);
Nobreaks
Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel;
Sistemas de backup;
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física;
Requisitos
Definição dos softwares necessários.
Número de usuários que utilizarão o sistema.
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.
Área geográfica dos usuários relacionados no item três.
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores;
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério.
Premissas
Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
Critérios de Aceitação
Aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado
Piloto I
Mock-up virtual, não funcional
Testes
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
Testes de estresses do aplicativo;
Hardware;
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
,
Critérios de Aceitação
Conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto, sendo possível dar prosseguimento as outras fases do projeto.
Apresentação e analise de resultados
Parametrização
Usuários e seus perfis
Suporte
Intalação SERVIDOR
Software
Requisitos
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
Mapeamento dos processos
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
Resultados e Processos
Definição dos tipos de licença;
Definição dos prazos de circulação;
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema;
Definição dos prazos da tabela de temporalidade;
Definição do perfil dos usuários;
Definição dos níveis de acesso;
Definição da política e do software de backup;
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados.
Características e Funcionalidades
Integração com outros sistemas
Critérios de Aceitação
Confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto
Instalação
GED
Critérios de Aceitação
Todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado.
4.IMPLANTAÇÃO
Instalação
Critérios de Aceitação
Instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED
Treinamento
Ensinamento aos usuários os mecanismos do sistema
Instrução de cada grupo de usuário
Montagem dos grupos
Planejamento de administração do RH
Produção dos manuais
Critérios de Aceitação
Após o término de 3 entregas
Piloto II
Migração para o site do cliente
Instalação de todo o equipamento
Configurações de rede
Testes
Hardware;
Teste de software (sistema GED)
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
Apresentação do Resultados
Objetivo
Número de transações
Comportamento do sistema
Critérios de Aceitação
Nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED, ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução
Acompanhamento
Validação do Sistema
Regularização de toda e qualquer incidência
Disposição de um analista de sistemas
Critérios de Aceitação
finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais
5.ENCERRAMENTO
Controle e Licença de uso
Tramite de licença de uso de software
Termo de entrega
Conformidade do projeto
Gerenciamento de Lições aprendidas
Data e assinatura dos participantes