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Programa GED (1.INICIAÇÃO (Termo de Abertura, Parte Interessada),…

- - - - Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
    - - Escanears de mesa flat bed
        
        Requisitos
        
        Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo
        
        Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados
        
        Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação
        
        Premissas
        
        Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades
        
        Critérios de Aceitação
        
        Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
- - - - Interface amigável
      - Integração com o ERP
      - Desempenho em rede
      - Com a transferência de boa parte das atividades para o computador, o baixo desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema
      - Realização de testes de estresses e conexões de rede
    - - Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
    - - Estações de trabalho (computadores para a aplicação);
      - Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento;
      - Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos);
      - Scanners (Quantidade e tipos);
      - Nobreaks
      - Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel;
      - Sistemas de backup;
      - Sistema de climatização
      - Sistemas de segurança física;
      - Requisitos
        
        Definição dos softwares necessários.
        
        Número de usuários que utilizarão o sistema.
        
        Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.
        
        Área geográfica dos usuários relacionados no item três.
        
        Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores;
        
        Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
        
        Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério.
      - Premissas
        
        Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
      - Critérios de Aceitação
        
        Aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado
    - - Mock-up virtual, não funcional
      - ,
      - Critérios de Aceitação
        
        Conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto, sendo possível dar prosseguimento as outras fases do projeto.
      - Apresentação e analise de resultados
      - Parametrização
      - Usuários e seus perfis
      - Suporte
    - - Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
      - Testes de estresses do aplicativo;
      - Hardware;
      - Testes de estresses da rede
      - Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
      - Testes de estresses da Web
  - - - Requisitos
        
        O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
        
        Mapeamento dos processos
        
        O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
        
        O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
        
        Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
        
        O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
        
        Integração com ERP e CRM
        
        Resultados e Processos
        
        Definição dos tipos de licença;
        
        Definição dos prazos de circulação;
        
        Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema;
        
        Definição dos prazos da tabela de temporalidade;
        
        Definição do perfil dos usuários;
        
        Definição dos níveis de acesso;
        
        Definição da política e do software de backup;
        
        Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados.
        
        Características e Funcionalidades
        
        Integração com outros sistemas
        
        Critérios de Aceitação
        
        Confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto
        
        Instalação
        
        GED
        
        Critérios de Aceitação
        
        Todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado.
- - - - Instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED
    - - Ensinamento aos usuários os mecanismos do sistema
      - Instrução de cada grupo de usuário
      - Montagem dos grupos
      - Planejamento de administração do RH
      - Produção dos manuais
      - Critérios de Aceitação
        
        Após o término de 3 entregas
  - - - Hardware;
      - Teste de software (sistema GED)
      - Testes de estresses do aplicativo
      - Testes de estresses da rede
      - Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
      - Testes de estresses da Web
      - Apresentação do Resultados
        
        Objetivo
        
        Número de transações
        
        Comportamento do sistema
        
        Critérios de Aceitação
        
        Nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED, ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução
    - - Validação do Sistema
      - Regularização de toda e qualquer incidência
      - Disposição de um analista de sistemas
      - Critérios de Aceitação
        
        finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais