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1.4 Los costos y la función de planeación. (Deben cumplir con la condición…
1.4 Los costos y la función de planeación.
Los costos y la función de control.
El proceso de control se fundamenta en la medición y la corrección del desempeño de las actividades empresariales, a fin de evaluar el grado de cumplimiento de dichas actividades con respecto a los objetivos propuestos. Uno de los principales requisitos para el desarrollo del proceso de control es que la empresa tenga definida su estructura organizacional, con el propósito de facilitar la definición de objetivos, funciones y responsabilidades por nivel operativo, es decir, la definición de los planes por nivel. Debe tenerse en presente que la eficiencia de un sistema de control estará en función del logro de las metas.
Organización del proceso de control.
La realización del proceso de control es en particular difícil, ya que a través de éste se da seguimiento a todas las actividades empresariales.
se compone de 3 pasos:
Medición. Para determinar el desempeño de cualquier proceso, se requiere contar con información acerca de cómo se desarrollan, por lo que es necesario estructurar procedimientos y métodos de medición.
Medición.
Observación personal.
Informes estadísticos.
Acciones correctivas. Siempre hay que tener presente que el propósito del control es mantener la actividad organizacional dentro de parámetros de tolerancia predefinidos, con el fin de evitar el desvío de las operaciones de los objetivos vigentes. Por tanto, en caso de existir desviaciones, los responsables deberán llevar a cabo una combinación de las siguientes acciones correctivas
Revisión del estándar. Cabe la posibilidad de que la variación tenga origen en un estándar no realista. En tales casos, el estándar requiere revisión, adecuación, actualización o adopción de otro.
No hacer nada. El proceso de control presume la definición y adopción de estándares contra los cuales han de evaluarse las actividades.
Corrección del desempeño actual. Consiste en determinar cómo y por qué la actividad ha sufrido desviación, además de proponer la acción correctiva inmediata para reencausar la actividad a condiciones de desempeño correctas.
Definición de los estándares. La mayoría de las actividades empresariales pueden expresarse en términos mensurables y tangibles, por lo que es necesario determinar los patrones o unidades mediante los cuales se analizarán los resultados de las operaciones, que se denominan estándares.
La función de control pone en manifiesto su carácter preventivo, ya que lo más deseable es impedir problemas que tener que corregirlos. Contar con información oportuna y exacta que facilite la detección de las desviaciones, a fin de proceder a su corrección antes de que sea demasiado costoso.
Deben cumplir con la condición SMART, ya sean operativos o genéricos.
Alcanzables. Su propuesta debe ser acorde con las condiciones prevalecientes de la empresa y su entorno.
Retadores. Deben proponer una condición motivante y de compromiso a los responsables, así como de trascendencia en lo referente a sus actividades.
Medibles. Deben incluir, dentro de lo posible, un indicador o elemento que permita medir y evaluar el progreso en el cumplimiento del objetivo.
Tiempo. Deben establecer el plazo o la fecha de término del compromiso.
Específicos. Deben establecer con claridad el resultado o la condición deseada.
El argumento de los objetivos debe contener:
Atributo. Indica la acción, intención o compromiso de la empresa.
Plazo. Fecha o periodo en el cual debe generarse el resultado o cumplimiento del compromiso.
En el caso de los objetivos operativos o verificables debe incluirse:
Meta. Indicador o elemento que permite cuantificar el resultado deseado.
Indice. Unidad con que se mide la meta.
Estrategias básicas o de Porte, de acuerdo con los propósitos de la empresa.
Diferenciación. Las empresas deben llevar a cabo procesos de desarrollo e innovación de productos o servicios, a efecto de que cuenten con elementos que los distingan de las demás.
Liderazgo en costo. Las empresas deben desarrollar procesos de análisis para la optimización de sus operaciones con el propósito de reducir sus costos de operación y producción.
Es contundente cuando:
a) Se logra una diferenciación en el producto o servicio que de manera evidente genere valor al consumidor.
b) Se logran costos bajos que permiten la estructuración de precios competitivos, de manera que sean atractivos para el consumidor.
Especialización. Las empresas pueden especializarse en la prestación de un servicio o en la fabricación o comercialización de un producto.
Objetivos.
Son los argumentos que indican lo que una empresa quiere lograr; señalan los resultados concretos, específicos y cuantificables que la organización o parte de ésta desea alcanzar.
Planeación.
La planeación es un proceso de toma de decisiones que anticipa lo que ha de hacerse y cómo debe realizarse a fin de lograr los objetivos empresariales.
El propósito de la planeación consiste en la definición y la estructuración de políticas, procedimientos y métodos acordes con los objetivos que se pretende alcanzar.
De acuerdo con sus alcances, los objetivos se clasifican en 3 tipos:
Tácticos o funcionales. Señalan los resultados que han de alcanzar, en forma específica, las pareas o unidades de la empresa. (Para el área de producción: Disminuir el nivel de productos rechazados, por el sistema de control de calidad, a razón de 5 % semestral).
Operacionales. Refieren los resultados que habrán de lograr las áreas operativas de la empresa, tales como unidades o departamentos. (Para el departamento de ventas: Elevar las ventas en 10 000 unidades del producto A durante el segundo trimestre del año en la zona occidente).
Estratégicos. Indican los resultados que debe lograr la empresa como entidad total. (Elevar en dos años el nivel de ventas de la empresa en 30 %).
Hoja de planeación.
Para precisar lo que ha de hacerse, quién lo hará y con qué lo hará, cada unidad empresarial debe elaborar una hoja de planeación donde se definen de manera precisa los responsables y las cantidades de tiempo y recursos.
Los planes se puedes clasificar bajo diferentes criterios.
I. De acuerdo con el nivel organizacional que los propone.
° Nivel: Alta dirección, Tipo de plan: Estratégico.
° Nivel: Mando Medio, Tipo de plan: Táctico
° Nivel: Operativo, Tipo de plan: Operativo.
II. De acuerdo con su horizonte o plazo de ejecución. ° Tipo de plan: corto plazo, Plazo: Menos de 1 año. °Tipo de plan: Mediano plazo, Plazo: De 1 a 3 años. °Tipo de plan: Largo plazo o estratégico, Plazo: De 3 a 5 años.
De acuerdo con la estructura empresarial, los objetivos se clasifican en:
Operativos o verificables. Son aquellos que en su argumento exponen un resultado concreto que desea obtenerse en un plazo determinado.
Genéricos o no verificables. Son aquellos en cuyo argumento exponen una serie de hechos o actividades que se pretende desarrollar en un plazo determinado.