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PROCESO ADMINISTRATIVO (ORGANIZACIÓN (IMPORTANCIA (Es de carácter continuo…

- - - - Pueden ser definidos como el
        punto final, hacia el cual la gerencia
        dirige sus esfuerzos. Son los resultados
        a largo plazo que una organización
        aspira lograr en un tiempo determinado
        (largo, mediano, corto plazo), a través de
        su Misión básica, oportunidades del
        medio y sus propias fortalezas.
    - - Permite un conocimiento exacto y acertado
        de la realidad de la empresa. El más
        conocido es la DOFA.
    - - Son los medios por los cuales se
        lograrán los objetivos. Aborda la
        dirección hacia la cual debe dirigirse
        la organización y otros factores
        claves que ayudarán a la empresa
        determinar sus productos, servicios
        y acciones futuras.
  - - - La Planeación efectuada a nivel de
        departamento. En él se define con
        claridad QUÉ se desea CÓMO y
        CUÁNDO se realizará y QUIÉN será
        el encargado.
        
        Características
        
        Cobija cada departamento, abarca
        sus recursos específicos y se preocupa
        por alcanzar los objetivos del departamento.
        
        Es definida en cada departamento
        de la empresa
        
        Está proyectada para el mediano plazo
    - - Es la planeación efectuada para cada
        tarea o actividad deben ser en función
        de los clientes y en función de los
        planes de las Áreas
        
        Características
        
        Está proyectada para el corto plazo,
        para lo inmediato
        
        Cobija cada tarea o actividad aisladamente
        y se preocupa por alcanzar metas especificas
- - - - Es el nivel más elevado compuesto
        por los directivos o altos funcionarios,
        se denomina también, nivel estratégico
        pues es responsable de la definición
        de objetivos, estrategias de la organización.
        Es el nivel que se relaciona con el
        ambiente externo de la organización.
    - - Es el nivel medio, una vez tomadas las
        decisiones en el nivel institucional, el nivel
        de gerencia es el responsable de su
        transformación en planes y programas para
        que el nivel técnico los ejecute. El nivel
        gerencial se encarga de detallar los
        problemas, captar los recursos necesarios
        situándolos dentro de las diversas partes de
        la organización
    - - Es el nivel más bajo ejecutan los
        programas que se desarrollan, las
        técnicas que se aplican.
  - - - Característica
        
        Son entidades programadas con
        relativa permanencia.
        
        Deben contar con una estructura.
        Para que las empresas cumplan su misión
        institucional para la cual fueron creadas,
        deben regular y determinar sus actividades
        y fijar niveles o la jerarquización para la toma
        de decisiones.
        
        Están orientadas hacia el logro de objetivos. Las
        empresas son creadas con una misión, unos
        propósitos y deben fijar y lograr una serie de objetivos intermedios para lograr dicha misión.
        
        Deben utilizar la especialización en sus actividades
        y no la diversificación.
      - Elementos
        
        Recursos o elementos materiales necesarios
        para el funcionamiento de la empresa.
        Recursos humanos, físicos, financieros
        y tecnológicos.
        
        Personas; que toman decisiones y las ejecutan.
        Son el factor más importante de la empresa.
        
        Conocimiento tecnológico, es el conocimiento
        necesario para producir bienes y servicios.
        
        Conocimiento administrativo; es el requerido para
        hacer funcionar una organización de manera
        eficiente, eficaz y efectiva con base en las funciones administrativas ( planeación, organización, dirección
        y control)
        
        Medio ambiente interno o clima organizacional,
        que consiste en una serie de características
        inherentes a la empresa, las cuales pueden ser
        percibidas por sus miembros.
        
        Medio ambiente externo general; compuesto por
        factores económicos, tecnológicos, jurídicos,
        políticos, sociales, culturales, ecológicos que
        afectan a las empresas que operan en la región
        geográficas o en una determinada sociedad.
        
        Medio ambiente externo particular, se define;
        como aquellas fuerzas especificas que pueden
        afectar el desarrollo y el éxito de una empresa,
        está compuesto por los proveedores, los clientes,
        los consumidores, usuarios y ciudadanos en general,
        de los productos o servicios que ésta genera, al
        igual que la competencia y las instituciones que
        regulan las actividades de la empresa.
  - - - Grande:
        
        Es fácilmente identificable, se caracteriza porque
        su organización está bien estructurada, los puestos
        bien definidos, además realizan actividades de
        investigación muy detallada sobre competitividad,
        mercado, productor y consumidor.
      - Mediana:
        
        Se caracteriza con la pequeña empresa, en su
        estructura que es bien definida, la definición de
        puestos es clara, aunque en ocasiones no existen
        todas las Áreas funcionales necesarias y las
        actividades de un área son absorbidas por otras
        divisiones.
      - Pequeña:
        
        Tiene una estructura organizacional mucho más
        formal que las microempresas, sin embargo, dentro
        de su estructura no existe una definición clara de
        funciones, pues generalmente los dueños ocupan
        los cargos directivos y realizan gran parte de las
        actividades de comercialización.
      - Microempresas:
        
        Son el grupo de empresas más numerosas, por lo
        general no cuentan con una estructura formal y no
        siempre consideran estudios de competitividad. Son
        empresas formadas por 2 y hasta 10 personas,
        número que varía según la cantidad de actividades
        que efectúan. La facturación anual es muy variable,
        pero anualmente generan ingresos suficientes para
        sufragar los costos de la misma y obtener un margen
        interesante de utilidades.
    - - Sector
        Primario:
        
        Allí pertenecen todas aquellas empresas que
        se dedican a la obtención de materias primas
        naturales y actividades básicas como la
        agricultura, la ganadería y la minería.
      - Sector
        Secundario:
        
        Esta conformado por aquellas industrias que se
        dedican a transformar las materias primas en
        productos destinados al consumidor final.
      - Sector
        Terciario:
        
        Está constituido por las empresas que se
        dedican a la comercialización y a la prestación
        de servicios.
      - Sector
        Cuaternario:
        
        La conforman las empresas que se relacionan
        con las actividades de información electrónica.
    - - Empresa Privada:
        
        Es la formada por particulares y está regida
        por el sistema de pérdidas y ganancias y su
        finalidad es maximizar beneficios. Este tipo
        de empresas están constituidas bajo el
        Régimen de Sociedad mercantil es decir,
        Sociedad Anónima, Sociedad Cooperativa,
        Sociedad de Responsabilidad Limitada entre otras.
      - Empresa Estatal.
        
        Es aquella en la que el gobierno participa como
        accionista mayoritario y tiene facultad de nombrar
        a los miembros del consejo. Tiene como característica
        particular de contar con una normatividad dictada
        por el Gobierno Central, que limita sus acciones,
        sectores o grupos específicos.
      - Empresa Trasnacional:
        
        Es aquella cuyos centros de producción y ventas
        se encuentran en varios países, pero su control
        y dirección radican básicamente en uno., es decir,
        tienen centros de operación en un solo país y
        establecen sucursales en otros las cuales se rigen
        por las normas , políticas establecidas por la casa
        MATRIZ.
      - Empresa Multinacional:
        
        Es aquella cuyo capital es aportado por particulares
        o gobiernos de varios países y la dirección y control
        de la misma es efectuada por cada uno de los mismos.
        Estas empresas buscan establecer empresas en varios
        países del mundo, pero con capitales independientes
        y con políticas y estrategias diferentes.
      - Consorcio Financiero y/o
        compañías tenedoras:
        
        Tiene como finalidad la compra de acciones de
        varias empresas con el objeto de controlarlas a
        través del Consejo de Accionistas. Son poseedores
        de firmas de diferentes negocios, estas firmas llegan
        a combinar los servicios de una empresa con otras
        para dar una atención total al consumidor.
      - Empresa Mixta:
        
        El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares.
    - - Extractivas:
        
        Dedicadas a explotar recursos naturales.
        
        Ejemplo: Cerrejón, ECOPETROL, Minas de Oro del Chocó.
      - Servicios:
        
        Entregarle sus servicios o la prestación de estos a la comunidad.
        
        Ejemplo: Clínicas, salones de belleza, transportes entre otros.
      - Comercial:
        
        Desarrolla la venta de los productos terminados en la fábrica.
        
        Ejemplo: Cadenas de almacenes entre otros
      - Agropecuaria:
        
        Explotación del campo y sus recursos.
        
        Ejemplo: Hacienda, agroindustria.
      - Industrial:
        
        Transforma la materia prima en un producto terminado.
        
        Ejemplo: Acerías Paz del Río, Ingenio Risaralda.
    - - Sociedad Anónima
      - Sociedad de Responsabilidad Limitada
      - Sociedad en Comandita, en comandita Simple,
      - Sociedad en Comandita por Acciones
      - Sociedad Colectivo
      - sociedad de hecho
      - empresa unipersonal
      - Acciones simplificadas (SAS)
    - - Con ánimo de lucro
        
        Se constituye la empresa con el propósito de explotar y ganar más dinero
      - Trabajo Asociado:
        
        Grupo organizado como empresa para beneficio de
        los integrantes.
      - Sin Ánimo de Lucro:
        
        Aparentemente son empresas que lo más importante para ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad.
      - Economía Solidaria:
        
        En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican lo más importante es el bienestar de los asociados y su familia.
  - - - Ventajas
        
        Simplicidad y claridad para su aplicación.
        
        Unidad de mando, cada subordinado responde ante un
        único jefe. No hay interferencia de poderes.
        
        La comunicación de información(ascendente)
        tanto como la comunicación de órdenes (descendente)
        es directa
        
        Permite a los mandos inferiores tomar decisiones en
        ausencia de superiores.
        
        La disciplina se mantiene fácilmente
      - Inconvenientes
        
        La concentración de poderes requiere la especialización
        en numerosas tareas y la realidad es que no se puede
        ser experto en todas ellas.
        
        Cuando la empresa crece y la cadena de órdenes también,
        se incrementa la burocracia.
        
        Es rígida e inflexible y puede dar lugar a un régimen dictatorial.
  - - - Ventajas
        
        Al ser los jefes especialistas, existe una mayor eficacia
        empresarial (recordad la teoría de Galbraith).
        
        Comunicaciones rápidas.
        
        El asesoramiento del experto está a disposición de cada trabajador.
      - Inconvenientes
        
        Pérdida de unidad de mando.
        
        Se reciben órdenes de varios jefes que pueden ser contradictorias, lo cual conlleva a una posible confusión en la ejecución de tareas.
        
        Menor disciplina.
        
        La especialización puede hacer olvidar los objetivos globales de la empresa.
  - - - Ventajas
        
        Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos.
        
        Se mantiene la unidad de mando.
        
        Asegura asesoría especializada e innovadora y mantiene el principio de la autoridad única.
        
        Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.
      - Inconvenientes
        
        A veces, los staff dan opiniones sin sopesarlas debidamente ya que no tienen ninguna responsabilidad.
        
        Puede haber conflictos entre el staff y la autoridad formal.
        
        Los asesores de Staff no tienen autoridad lineal sobre los ejecutores.
        
        El Gerente de línea no tiene tiempo ni preparación profesional para especializarse, por tanto los conflictos entre ambos se dan.
  - - - Directivo:
        
        Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen en la misma.
      - Ejecutivo:
        
        Es nombrado por el comité directivo, para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.
      - De vigilancia:
        
        Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.
      - Consultivo:
        
        Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios, emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.
  - - - Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de autoridad y responsabilidad.
    - - La división de funciones.
      - Los niveles jerárquicos.
      - Las líneas de autoridad y responsabilidad.
      - Los canales formales de la comunicación.
      - La naturaleza lineal o staff del departamento.
      - Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros.
      - Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.
  - - - Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de autoridad y responsabilidad.
    - - Representan los mismos elementos de los anteriores y en la misma forma, solo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.
    - - Están formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo alrededor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización.
    - - Consiste en señalar con distintas sangrías, en el margen izquierdo, los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de
        líneas que señalan dichos márgenes.
    - - Implica necesariamente delegar la responsabilidad y autoridad. El grado de responsabilidad y autoridad que se da dentro de cada línea, determina los niveles jerárquicos.
    - - Cuando al aumentar las funciones, un jefe nombre nuevos auxiliares suyos, pero que siguen dependiendo directamente de él, existe el crecimiento vertical.
- - - - Es aquel que tiene la función de dirigir.
    - - Son a los que dirige el líder
    - - Es el momento donde se lleva a cabo la dirección.
    - - Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos, propuestas o trabajos
  - - - Nivel global:
        
        abarca la empresa como totalidad; es la dirección propiamente dicha. Concierne al presidente de la empresa y a cada director en su área respectiva. Corresponde al nivel estratégico de la empresa.
      - Nivel departamental:
        
        abarca cada departamento o unidad de la empresa. Es la denominada gerencia. Involucra al personal de mandos medios, es decir, la mitad del organigrama. Corresponde al nivel táctico de la empresa.
      - Nivel operacional:
        
        abarca cada grupo de personas o de tareas. Se denomina supervisión. Incluye el personal de base del organigrama. Corresponde al nivel operativo de la empresa
  - - - En cada uno de esos niveles de
        dirección hay personas distintas que
        desarrollan diferentes estilos de dirección
        
        Dirección Autoritaria:
        
        Esto se aplica en los ejércitos, iglesia, etc. El autoritarismo genero resistencia. Como Taylor: “hace o hace” no se discute la orden, es autoritaria, viene de arriba hacia abajo, y directamente no se acepto un “no” como respuesta.
        
        Dirección paternal:
        
        Es la que dice: “pobrecito” “Qué te pasa? ¿Qué te pasó que llegaste tarde” “A ver contame”, “No importa, hoy no trabajes”. Es paternal, es informal, es una gran familia, se puede aplicar en una Organización pequeña. Uno puede llegar a entender a cada uno y hay un contacto cara a cara que permite este tipo de comunicación permanente.
        
        Dirección Democrática:
        
        Es la que se aplica en la mayoría de las organizaciones en las que se consensua ciertas cosas. Yo, siendo jefe consulto con mis colaboradores y ellos también me consultan y llegamos a un acuerdo sobre lo que vamos a hacer. No necesariamente esa consulta significa que el jefe pierde autoridad o delegue responsabilidad.
  - - - Comprende hambre, sed, vivencia, sexo y otras necesidades corporales.
    - - Incluye seguridad y protección contra daño físico y emocional.
    - - Abarca afecto, pertenencia, aceptación y amistad.
    - - Incluye factores internos de estimación como respeto de sí mismo, autonomía y logro, y comprende también factores de estima como estatus, reconocimiento y atención.
    - - Esta representada por el impulso de llegar a ser lo que puede ser, comprende crecimiento, realización del propio potencial y la autorrealización.
  - - - Definir el problema.
      - Analizar el problema.
      - Evaluar las alternativas.
      - Elegir entre alternativas.
      - Aplicar la decisión.
- - - - Establecimiento de estándares:
        
        Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa
        
        Estándares de cantidad
        
        Estándares de calidad
        
        Estándares de tiempo
        
        Estándares de costos
      - Evaluación del desempeño:
        
        Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
      - Comparación del desempeño
        con el estándar establecido
        
        Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
      - Acción correctiva:
        
        Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.