Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การสำรวจขั้นต้นในการวางระบบบัญชี (สภาพงานระบบบัญชีในธุรกิจปัจจุบัน (5.…
การสำรวจขั้นต้นในการวางระบบบัญชี
ลักษณะของการวางระบบบัญชี
1.ระบบบัญชีเป็นวิธีการ
เมื่อผู้วางระบบเข้าไปทำความเข้าใจกับกิจการว่ามีรายการธุรกิจเกิดขึ้นอย่างไร จนเข้าใจถึงลักษณะการดำเนินงานของธุรกิจ และได้นำข้อมูลที่ได้ศึกษามาประเมินถึงวิธีการควบคุมภายในของแต่ละประเภทรายการธุรกิจแล้ว ก็จะกำหนดวีธีการรวบรวมข้อมูลโดยการออกแบบเอกสารให้กิจการต่างๆ โดยฝ่ายบริหารระดับสุง โดยเฉพาะหน้าที่ต่างๆ ในฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายประมวลข้อมูล วิธีกำหนดหน้าที่ของแต่ละกิจกรรมรู้จักกันดีในเรื่องของการจัดสายงานและการกำหนดหน้าที่
2.ระบบบัญชีเป็นมาตรการ
การที่จะกำหนดเป็นวิธีการต่างๆ ที่กล่าวมาข้างต้น จำเป็นต้องมีมาตรการที่สามารถนำข้อมูลทางธุรกิจมาสู่การบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง เช่น วิธีการในเรื่องเงินสดกำหนดว่ารายได้ของกิจการที่เป็นเงินสดหรือเช็คเมื่อถึงกำหนดต้องนำฝากธนาคารทั้งหมด จะนำออกมาใช้จ่ายไม่ได้ และเงินสดคงเหลือที่ไม่สามารถนำฝากธนาคารได้เพราะได้รับหลังจากธนาคารปิดรับฝากเงินแล้วจะต้องมีการตรวจนับร่วมกันระหว่างผู้ส่งมอบกับผู้รักษาเงิน และเมื่อนำฝากในวันรุ่งขึ้นจะต้องแยกแสดงให้เห็นว่าเป็นจำนวนเดียวกันกับที่คงเหลือเมื่อวานนี้ การนำฝากจะต้องมีรายงานที่สามารถตรวจสอบได้และมีเอกสารแสดงการรับฝากของธนาคารแนบไว้กับรายงาน มีการตรวจสอบยอดให้ตรงกันแล้วส่งงานให้แผนกบัญชีทุกวัน และจัดให้มีการตรวจสอบเรื่องนี้โดยไม่บอกล่วงหน้า
3.ระบบบัญชีเป็นนโยบาย
นโยบายของกิจการสามารถกำหนดวิธีการปฏิบัติแต่ละเรื่องให้เป็นไปตามความต้องการของฝ่ายบริหาร และจะช่วยให้เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน เช่น การกำหนดผู้อนุมัติ ผู้ตรวจสอบข้อมูลอันจะเป็นตัวแทนของฝ่ายบริหารระดับสูงและเพื่อให้เกิดความมั่นใจ ว่าข้อมูลนั้นถูกรวบรวมมาอย่างถูกต้อง เช่น การกำหนดวงเงินสำรองจ่าย และจำนวนวันที่จะต้องเบิก
สภาพงานระบบบัญชีในธุรกิจปัจจุบัน
5. การขาย
เมื่อกิจการได้รับคำสั่งจากลูกค้า ต้องมีการตรวจสอบและอนุมัติก่อน. บางครั้งไม่ได้มีการปฏิบัติตาม
ลูกหนี้การค้า
ไม่มีการจัดทำลูกหนี้ย่อยรายตัว สิ่งที่ควรปฏิบัติคือจะต้องจัดทำบัญชีคุมยอดลูกหนี้ และจัดทำบัญชีลูกหนี้ย่อยรายตัว ควรมีการตรวจติดตามลูกหนี้การค้า
7. เจ้าหนี่การค้า
ไม่ตรวจสอบยอดของบัญชีย่อยเจ้าหนี้ว่ามียอดรวมทั้งสิ้นตรงกับบัญชีคุมยอดหรือไม่ และไม่ตรวจสอบรายงานเจ้าหนี้คงเหลือ
8. สินค้าคงคลัง
จัดทำบัตรควบคุมสินค้าคงคลังไว้ไม่ครบ ไม่มีการตรวจนับสินค้าอย่างสม่ำเสมอ สินค้าชำรุดไม่มีการรายงาน
4. การจ่ายค่าแรง
ไม่มีการควบคุมการบันทึกเวลาการมาทำงานเข้า-ออก ในการจ่ายเงินเดือนไม่เคยตรวจสอบหลักฐานการจ่าย ซึ่งอาจเป็นลายเซ็นของบุคคลที่ไม่มีหน้าที่ในการจ่ายเงินเดือน
9. การจัดซื้อ
ไม่มีใบเสนอราคาของผู้ชาย ไม่มีใบส่งของ ไม่มีการออกใบรับของ
3. เงินสำรองจ่าย
ไม่มีการตรวจสอบเงินสำรองจ่ายสม่ำเสมอ โดยปกติกิจการจะต้องมีการขออนุมัติจากผู้มีอำนาจ และเมื่อมีการอนุมัติจ่ายต้องมีใบสำคัญประกอบเป็นหลักฐานการจ่าย
10. เงินทุน
เจ้าของกิจการจะนำเงินลงทุนในกิจการอื่นๆ แต่ไม่มีการบันทึกบัญชี ทำให้ยอดของบัญชีบริษัทกับธนาคาร และกำไรสะสมไม่ถูกต้อง จึงไม่ทราบว่าใช่เงินไปมากน้อยเพียงใด
2.การจ่ายเงิน
กิจการไม่ได้แบ่งว่าค่าใช้จ่ายประเภทใดจะจ่ายจากเช็ค และประเภทใดจะจ่ายจากเงินสด ไม่มีการตั้งวงเงินสดย่อย
11.ทรัพย์สิน
ไม่มีการจัดการทะเบียนคุม จึงไม่ทราบว่ามีรอยู่เท่าใดและคำนวณการลงทุนไม่ได้
1.การรับเงิน
ไม่มีการออกใบเสร็จรับเงินทุกราย ใบเสร็จรับเงินไม่มีการเรียงลำดับเลขที่ไว้ล่วงหน้า ตรวจสอบไม่ได้ว่าได้รับเงินมาเท่ากับจำนวนที่ควรเป็นรายได้ของกิจการ
12.ต้นทุนการผลิต
ไม่มีการจัดทำข้อมูลจึงไม่ทราบต้นทุนต่อหน่วย จะทราบเฉพาะต้นทุนรวมจึงไม่สามารถตั้งราคาขายแข่งขันได้
ขั้นตอนของงานวางระบบบัญชี
2.การวางระบบบัญชีในกรณีการขยายระบบบัญชีที่ใช่อยู่ในปัจจุบัน
เพื่อให้ครอบคลุมถึงกิจกรรมที่เกิดขึ้นใหม่
จะมีลักษณะคล้ายคลึงกับงานประเภทที่1แต่วงจำกัดมากกว่า
3.การปรับปรุงระบบบัญชีและวิธีการบัญชีที่ใช้ในปัจจุบัน
จะเป็นการปรับปรุงงานเพียงส่วนใดส่วนหนึ่งของระบบบัญชีที่เห็นว่าระบบงานที่ใช้อยู่ยังไม่รัดกุมเพียงพอ เมื่อผู้วางระบบบัญชีได้รับการติดต่อจากฝ่ายจัดการ ให้ผู้วางระบบบัญชีของกิจการ ผู้วางระบบบัญชีจำทำการสำรวจขั้นต้นก่อน เพื่อให้ทราบถึงความต้องการของฝ่ายจัดการ
1.การวางระบบบัญชีของกิจการใหม่ทั้งหมด
จะเกิดขึ้นกับกิจการที่เริ่มดำเนินงานหรือกิจการที่เปิดบริษัทในเครือหรือสาขาใหม่ขึ้นมา ซึ่งการวางระบบบัญชีจะต้องกล่าวถึงส่วนประกอบต่างๆอย่างละเอียด และมีคู่มือแสดงวิธีปฏิบัติของระบบบัญชี และวิธีการทางการบัญชีทั้งหมด