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RL - Calendario (Antes: ((Aceptar rol de RL., Contactar oficina IBEN /…
RL - Calendario
Antes:
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Contactar oficina IBEN / Asociación con el fin de verificar la información correspondiente a la información/logística de los Talleres e iniciar la coordinación misma del evento. – Verificar país, ciudad, entidad encargada (IBO o Asociación) cantidad de Talleres ofrecidos, Tipo de programas, etc.
Gestionar los aspectos correspondientes a reservas (Hotel/Venue/Transportes,etc.) o coordinar con la Asociación organizadora. – Verificar requisitos legales de ingreso al país anfitrión (Visas, elaborar documento breve informativo para los Talleristas)
REGIS: revisar información sobre los talleristas y cuadernillos, verificar ue todos dispongan de la misma información. Gestionar primer contacto con todo el equipo verificando preparación de talleres y logística individual de viaje.
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Procurar retroalimentar a cada RT sobre sus cuadernillos una vez estén estos disponibles y verificar sus inquietudes.
Durante:
Verificar con el Hotel el espacio de reunión y cena con los RT, asegurándose que se disponga de todo lo solicitado (videobeam, mesas, sillas, etc.)
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Verificar con ayuda del Hotel o Asociacion la logisitica de los traslados a sitio del evento y duración de los traslados con el fin de establecer horario de partida en la mañana.
Verificar con el colegio anfitrión/lugar del venue/Asociacion que estén disponibles todos los materiales. Saber quien será la persona de apoyo para la logisitica y para sistemas durante el evento.
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Repasar con los RT información importante de los Talleres y logística dentro de la reunión Entregar listados participantes si ya están disponibles.
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Definir puntos de encuentro, almuerzos y donde ubicar al RL.
Asegurarse que cada RT tenga un espacio asignado y disponga del material previamente requerido. Terminar de entregar materiales faltantes.
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Estar pendiente de todas las necesidades que surjan. Coordinar con el colegio/asociación sobre necesidades.
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Verificar que todo esté desarrollándose como acordado e indagar con los RT durante los almuerzos y traslados sobre las novedades.
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Cierre:
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Despedirse de los anfitriones y de los RT que requieren partir directamente desde el sitio del evento.
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Verificar en el hotel que todo esté bien, cuentas pendientes y partida de los RT según cronograma.