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Serviços Gerais | Passar…
MB
ADMINISTRATIVO
DIÁRIO
AVALIAR
- Serviços Gerais | Passar diariamente em revista as instalações da clínica para ver o trabalho e as necessidades (banheiros)
- Estoque | O estoque deve ser solicitado pelo responsável, porém deve ser avaliado
- Atendimento | Apoiar em tumultos na recepção e acalmar os pacientes, ouvindo e resolvendo as questões
- Metas | Controlar metas de atendimento de fisios e recepção
- Pós Venda | Escolher dois pacientes aleatórios, e ligar para fazer uma pesquisa de satisfação ( iniciar com pacientes particulares hidro e pilates)
SEMANAL
CONFERIR
- CIA | Visitar uma vez na semana, avaliar lançamentos de caixa, com todas as informações e orientar sempre que possível
- Curuça | Equipe de Recepção, avaliar a semana, atendimento, reclamações, eficiência (precisamos ter metas claras, para serem cobradas)
- Contas Médicas | Manter contas médicas informado sobre o recebimento das faturas, porém cobrar controle de cobrança do pagamento
- Arquivo | a documentação, após scaneada e conferida pela diretoria, deve ser arquivada, atentar para o documentos fiscais e pessoal
- Compras | As compras devem ser programadas para que se cumpra as necessidades sem urgências
MENSAL
Marketing
- Divulgação interna clínica
- Panfletagem na redondeza
- Impulsionar planos de saúde, escolher a cada semana um plano para fazer a visita técnica
- Credenciamento de novos planos, fazer visita programada para demonstração de serviços
ANUAL
LEGALIZAÇÃO
- CREFITO | Vencimento Anual, registro da empresa é atualizado após o pagamento da anuidade da empresa e do profissional responsável, geralmente vence em 31/03 - pagar antes do vencimento final, pois é necessário para a legalização da vigilância.
- Vigilância Sanitária | Vencimento Anual, em 31/03, para legalizar é necessário apresentar, CREFITO, PMOC, Análise da água, dar entrada pelo menos 30 dias antes do vencimento da certificação em vigor no ano
- Bombeiros | verificar a validade dos extintores, fazer a recarga, apresentar aos bombeiros, cópia da nota fiscal de manutenção dos extintores, e copia do contrato social e alterações.
- Registro de domínio | .br - verificar data de vencimento
- Renovação de cadastros | enviar para os fornecedores e planos de saúde e alguns fornecedores, cópia da renovações e certificações (Alvará, Vigilância, Bombeiros)
LÍVIA MELO
COMERCIAL
Parcerias
- Com outros profissionais
- Cursos
MARKETING
Divulgação
- Telas informativas para rodar na TV da recepção
- Panfletos Informativos, com novidades para distribuir na redondeza, em visitas médicas e aos planos
- Reunião com equipe de atendimento para reforçar os procedimentos existentes na clínica
- Redes sociais, indicar e aprovar a pauta de divulgação fotos e texto
- Fazer lives, e/ou stories para as mídias
- Participar de eventos onde exista visibilidade para Clínica
TÉCNICA
Qualidade de Atendimento
- Treinamento da equipe
- Ajustes no atendimento
- Grupos de estudo
- Gerenciamento técnico da equipe
- Avaliação de produtividade
- Controle de número de atendimento
- Apoio a recepção na gestão com os fisios e pacientes
FINANCEIRO
SEMANAL
- Contas a Pagar | Controle de contas a pagar,
- Conciliar movimento dos cartões: verificar o extrato do cartão, conciliar com o extrato do banco, fazendo o lançamento das taxas de cartão e fazer a baixa dos recebimentos e parcelamentos
- Conciliar pagamento dos planos verificar no sistema se as notas foram lançadas, verificar no extrato bancário se o pagamento já foi efetuado, conferir valores se estão exatos com a nota fiscal ou se houve glosa, atualizar no sistema o número da NF em cada recebimento, conforme necessidade
- Depósito cheques: fazer copia dos cheques antes de enviar para depósito, preencher o cheque de forma nominal a empresa, preencher o verso com a identificação do banco
REUNIÃO | Paula Mota
- Relatório de Contas a Pagar
- Relatório de Pendentes
- Relatório de a receber
- Prestação de contas dos caixas
DIARIO
- Fechamento CAIXA | Fechar caixa diariamente o caixa do atendimento, observar lançamento de valores parcelados, número de cheque e parcelas valores e data, lembando de marcar o dia,
- Encerrar CAIXA | Transferir para o caixa geral conforme origem (CIA e Curuça), conferir saldo
- Depósitos | efetuar depósitos bancários dos cheque dia anterior e pré-datados, após a compensação dar a baixa dos cheques no caixa geral, como recebido
- Pagamentos | Lançar todos os pagamentos efetuados no dia, montar movimento contábil para contador e arquivo
- DROPBOX | Todos os documentos devem ser scaneados e colocados no dorpbox, nomenclatura usual, e pastas corretas ( precisamos criar )
MENSAL
Contabilidade | VSM
- Enviar movimento financeiro (caixa e banco | até dia 05
- Solicitar | Guias de impostos
- Arquivar documentação financeira e fiscal
- Solicitar as certidões e declarações para arquivo
D.PESSOAL
DIÁRIO
Atendimento
- Controle de qualidade do Atendimento
- Contato direto com os fisioterapeutas junto com Livia, mediação de problemas com paciente, fisio e recepção
Geral
- Horário | conferir entrada e saída dos funcionários;
- Limpeza | Controlar a limpeza da clínica junto com o serviço de apoio
Fiscal
Nota Fiscal | emitir notas fiscais dos pacientes conforme pagamento, sempre que for pagamento em cartão de crédito e sempre que for solicitado pelo paciente
Recepção
- Apoio no início do dia 7h as 8h
MENSAL
Folha de Pagamento
- Ponto Eletrônico | Conferir relógio de ponto, enviar as horas;
- Adiantamentos | sempre que houver, enviar para contabilidade para vir descontado no contra-cheque
- Faltas | Sempre que houver, o atestado tem que ser entregue em até 24h para contabilidade, caso não tenha atestado, verificar com a gestão se será lançado falta ou será compensado
- Contra-Cheques | Quando chegar da contabilidade conferir e encaminhar para o financeiro efetuar o pagamento
- Cadastro | os funcionários devem manter cadastro atualizado, desta forma sempre deve ser conferido se houve algum tipo de mudança (ex. endereço, telefone, documento, etc)
EVENTUAL
Contratações
- Encaminhar funcionário para exame médico admissional
- Apresentar a relação de documentos necessários para contratação
- Informações básicas, horário, Uniforme, período de experiência
- Solicitar contrato de experiência a contabilidade
- Informar a direção da Empresa data de encerramento de contrato para que o funcionário seja avaliado
Demissões
- Solicitar a contabilidade aviso de desligamento
- Informar o funcionário que será desligado
- Assinar aviso de desligamento
- Solicitar que o funcionários faça exame demissional
- Solicitar carteira de trabalho ao funcionário
- Enviar último controle de ponto do funcionário a contabilidade
- Aguardar a rescisão, e efetuar pagamento em até 10 dias após comunicado de desligamento
EVENTOS
-
Participação da Fisical |
- Organização Equipe, materiais, horários (Marketing)
Datas comemorativas | Trabalho de interação interna, Empresa x Família (Valores da Empresa)
CONTAS MEDICAS
PLANOS DE SAUDE
Contratos
- Manter contratos atualizados
- Enviar aos planos documentos atualizados todo começo de ano
- Fechar novas parcerias
- Controlar todas as mudanças de cada contrato, data de envio de produção, aprovação de produção, liberação de pagamento
Produção
- Conferir guias de atendimento
- Controlar prazos de vencimento das guias
- Lançar produção por plano
- Acompanhar aprovação de valores
- Controlar glosas
- Emitir nota fiscal, após emissão da NF lançar no sistema a numeração
- Acompanhar liberação de pagamento (parceria com Financeiro)
- Apresentar relatório de número de atendimentos
ATENDIMENTO
- Apoio no atendimento, no período de férias de outro colaborador
- Orientar a equipe sobre os pontos que geram glosas das guias
PAULA MOTA
ADMINISTRATIVO
Planejamento
- Novas estratégias de atendimento
- Criação de promoções e planos especiais
- Novas atividades
FINANCEIRO
- Pagamento das contas
- Negociação com os bancos
- Negociação com fornecedores
- Controle de contas a receber
- Compra de material
-
APOIO GERAL
Diário
- Limpeza piscina
- Banheiros
- Salas de atendimento
Sábado
- Lavar a recepção e calcadas
- Lavar as cadeiras da recepção
- Molhar as plantas
ASSESSORIA CONTABIL
Fiscal
- Manter a contabilidade atualizada
- Apresentar certidões de acordo com as válidades
- Receber os documentos para contabilizar e devolver quando receber do mês seguinte
- Orientar administrativo e fiscal, em relação as notas fiscais e informações aos pacientes
Pessoal
- Esocial atualizado
- Documentação de contratação e demissões
- Folha de pagamento
- Calendário de férias
- Orientação com as ocorrências com funcionários
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