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Realización de los SGD. (A documentar: (Designación de los máximos…
Realización de los SGD.
Determinante legal y jerárquica de la función archivística.
Valoración organizacional/corporativa de la función archivística.
Situación jerárquica del departamento/servicio de Archivo.
Determinante legal de los Sistemas de Archivos y de las comisiones que conlleven(el Sistema Nacional de Archivos por ejemplo).
A documentar:
Designación
de los máximos representantes en materia de Gestión de Documentos.
Podría tratarse de equipos/comisiones.
Podría tratarse de responsabilidades compartidas en un proceso de auditoría.
Podría tratarse de las competencias y ámbito de influencia del Archivista como jefe de Archivo.
Responsabilidades en materia de gestión de documentos asignadas a la totalidad de funcionarios que documentan su proceder.
El marco de estas responsabilidades se da en torno a la
creación, captura, almacenamiento, acceso, disponibilidad, integridad, fiabilidad, necesidades fiscales, legales,operativas
, archivísticas, históricas...
Descripciones estratégicas
(planificación de los procedimientos que conlleve la realización del SGD).
La "
declaración política
".
Las
descripciones de puestos de trabajo
, donde se especifican las ya mencionadas responsabilidades "globales delos funcionarios con respecto a los documentos que producen. Puede que estas aporten datos sobre las actividades en distintos ámbitos organizacionales, pero aún así no se específica la singularidad de estos documentos.
Fases desde la metodología Dirks.
Responsabilidades.
Implicación o relación con la Norma ISO 30300 y 30301.
Desarrollo de las fases.
2.Análisis de la actividad administrativa.
Se basa en el análisis de la estructura orgánica y la manera en que se desarrollan los procedimientos de de trabajo dentro de esta.
El análisis de la estructura orgánica no se centra solo en su representación jerárquico-gráfica, sino en el devenir de la organización y su historia administrativa.
Se analizan las tareas, actividades, procedimientos y procesos desde el abarcamiento de las funciones.
Este análisis de la cualidad integral de los procedimientos de trabajo de la relación entre estos es parte de la misma cualidad integral o vínculo archivístico que presentan los documentos.
3.Análisis funcional.
1.Investigación preliminar.
Basada en fuentes documentales internas y externas.
Se desarrolla desde la interacción a lo interno de las organizaciones, a través de entrevistas y cuestionarios.
4.Identificación de las necesidades con respecto a los documentos.
5.Valoración de los sistemas preexistentes.
Al problema de la conervación y la eficiencia se sumó la dificultad administrativa de los Archivos segmentados.
Creación de los Archivos Nacionales en 1933.
Dicha creación suscitó también una legislación vinculada a la centralización de los documentos o de los llamados "Archivos Inactivos" a el recinto en cuestión.
Surgimiento de la figura del Archivero de los Estados Undos y del Archival Service. Al que se le encomendó sobretodo la injerencia en lo relacionado a la eliminación de documentos.
La importancia de las transferencias, las normativas o reglamentos implicados.
La competencia de la inspección y la coordinación.
Las recomendaciones al Congreso norteamericano.
La National Archives Act de 1934.
El factor del costo de la conservación y la consideración de los criterios de selección.
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Políticas.
Relacione/implicaciones de la norma ISO 15489.
La necesidad de que el origen de las fases que conlleva la metodología provenga de la alta administración.