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SIGAD (Perguntas (O que pretendemos gerenciar, Quais os possíveis…
SIGAD
Perguntas
O que pretendemos gerenciar
Quais os possíveis projetos?
Quais possíveis Quick-wins?
Quais possíveis integrações?
Módulo I - Como preparar uma iniciativa de GI
Escopo
Organizacional
Macroprocessos Finalísticos
Produção de Energia
Gestão Ambiental
Desenvolvimento Social
Macroprocessos de Gestão
Macroprocessos de Suporte
Conteúdo legado a ser migrado
Documentos a serem escaneados
Podem ser eliminados?
Ganho a partir do acesso facilitado?
Arquivamento de documentos transferidos em mídias opticas e magnéticas
Migração de conteúdos em pastas corporativas?
E-mails corporativos
:warning: Deve ser muito bem pensado como fazer a captura destes documentos
:star: A migração pode ser oaga através da minimização de custos na recuperação, armazenamento e manutenção
Tipos de informações
Estruturada e não estruturada
Digital e física
Registros e não registros / Arquivística e não arquivística
Soluções pontuais de GI vs suite integral de ECM
Plataforma
Infraestrutura
Saas
Cloud
Virtualização
Funcionários Móveis
Suporte a apps
Interfaces web
Captura e upload de conteúdo? (vendedores com scanners)
Geográfico
Escritórios
Curitiba
Foz - Centro Executivo
CHI
CDE
Hernandárias
Assunção
Escritórios auxiliares - Levantar
Brasília
Classes de informações
Classes serão excluídas?
Questões de Segurança
Dados de pessoas por questões de proteção dos dados ou legislação de privacidade
Outros motivos
O que vai acontecer com os documentos nessas classes? :question:
Classes serão migradas?
Cronograma
Faseamento
por localidade geográfica
por processo
etc...
Procurar áreas de negócio com o maior potencial de benefícios
:star: Podemos fazer duas frentes: uma para parte arquivística, outra para processos que verificarmos que podem ser abarcados com mais rapidez e maior benefício
Limitações de recursos terá o maior impacto no planejamento :warning:
Áreas de Impacto em uma Iniciativa de GI
Desenvolvimento de uma estrutura para GI
Formas de trabalhar
Considere o impacto nas formas de como a equipe faz o seu trabalho
Onde eu salvo meu conteúdo?
O que eu faço com os emails?
Como eu compartilho conteúdo?
Desenvolva modelos de processo e revise-os à luz das funcionalidades de GI
Desenvolver e manter instrumentos para GI
Monitorar a aderencia aos procedimentos de GI
Revisão da destinação - arquivar / destruir conteúdo
Equipes de suporte especializadas
Aceitação do novo ambiente pelos usuários
Afetado pelo desenho do sistema
Envolva o usuário final primeiro, depois desenvolva o sistema
Processos de negócio
Oportunidade para eles ficarem
Mais rápidos
Seguros
Sem papel
Digitalização vs natodigitais
Oportunidade para a melhoria dos processos com o uso de ferramentas de GI
Gestão de benefícios do projeto
Oportunidade real para ganhos financeiros
Mas geralmente sub-aproveitados
Gestão de conteúdo Web e padrões de conteúdo
Considerar
Internet
intranet
extranet
Assegure uma rígida aderência à padrões de conteúdo
Só então automatize o processo
Gestão de mudanças
Importância e custo da gestão de mudanças
Considerar em particular
Plano de comunicação
Treinamento
Para sempre - Turnover
Suporte ao usuário
Benefícios
Benefícios de um programa de GI estão fortemente relacionados à intensidade de uso
Quanto maior o escopo, maiores os ganhos de produtividade
Posta em marcha em organizações pequenas ou grandes pode ser diferente
Abordagem incremental
Assegure-se que todas as decisões sobre hardware / software estão conformes com padrões
Papéis e Responsabilidades
Definir Principais Interessados
Identificar os principais interessados
Repita a análise do escopo e das preocupações com os principais interessados
Visões e preocupações dos principais interessados devem ser apresentadas à equipe do projeto
Níveis e Papéis dos Gestores
Comprometimento
Comprometimento da alta administração
Necessita de suporte do fundo do coração
Suporte demonstrado
Novas formas de trabalho são mandatórias e não opcionais
Sucesso necessita um comprometimento total da alta administração
Governança
Patrocinador do programa
Em nome da organização
Membro do comitê executivo
Responsável pelo programa
Representante de TI
Representante de governança (jurídico, qualidade, arquivo, ...)
ISO 15489 Informação e documentação - Gestão de documentos de arquivo - Parte 1: Conceitos e princípios
ISO 30300 - Informação e documentação — Sistema de gestão de documentos de arquivo — Fundamentos e vocabulário
idiscovery: todas as informações sobre uma pessoa
GDPR Brasileira em 2020 :warning:
Centro de Excelência
Representa a comunidade de usuários
Nível suficientemente senior para engajar com gestores senior
Papéis de suporte à GI
Gestão do Programa
Uma estrutura acordada
Gestor do programa
Responsável individualmente pelas entregas
Com poder para tomar decisões
Suporte à gestão do programa
Integração ao longo do programa
Uma só voz :warning:
Gestão dos Projetos
Grande organização
Equipe de projeto para cada projeto
Organização menor
Mais simples
Menos formal
Individuos envolvidos em múltiplos papéis
Use a metodologia de gestão de projetos preferida
Ponto de contato com gestor de projetos e outros projetos
Gestão da Informação
Outros Papéis e Responsabilidades
TI
Levantamento da arquitetura tecnológica existente e identificação dos requisitos ou dependências técnicas
Parte da equipe, não lider da equipe
Não quer fazer gestão de papel e microfilme
Usuários Finais
Informam suas necessidades e processos de trabalho
Engajamento é essencial para garantir que irão adotar o novo sistema
Exemplo: obras usa o nome lagartão, enquanto engenharia usa OAT35 para determinada máquina
Outros interessados
Clientes
Parceiros e fornecedores
O público
Como obter suas necessidades e requisitos para o programa?
Módulo II - Como desenvolver uma estratégia de Gestão da Informação
A Estratégia do Programa para GI
O Roteriro do Programa
O Termo do Programa