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Las bases para la implantAción de un SGDE. ((Definición de esquemas de…
Las bases para la implantAción de un SGDE.
Definición de esquemas de metadatos.
Metadatos de jerarquización y clasificación.
Metadatos de búsqueda y recuperación.
Metadatos de contexto.
Metadatos de trazabildad.
Modelos de acceso y seguridad.
En una tabla de triple entrada que especifique:
Los permisos que implican los documentos.
Grupos de documentos según su "estado".
Los roles de las personas..
Estas son solo unas cuantas implicaciones básicas que conlleva la implantación de un SGDE, aun así no dejan de ser en extremo técnicas y poco integrales si lo que se busca es una gestión de documentos detallada.
En definitiva, el proceder en que se aplica un SGDE, implica pues un involucramiento integral de la organización, basado de manera básica en la Norma UNE ISO 15489-1 Y 15489-2. Así como el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MoReq).
Definir la trazabilidad según su contexto, según su contexto, captura y conservación.
Manejo de políticas relacionadas al cambio del formato de los documentos (soporte, hardware...en fin, relacionado a la migración de documentos).
O bien, políticas relacionadas a la conversión, previendo la obsolescencia tecnológica, y haciendo legible el contenido de los documentos (variaciones en el software).
El Cuadro de Clasificación como parte integral de la gestión de documentos
La finalidad de su realización es preservar el contexto en que se producen los documentos; en que se produce la información registrada de una organización e el ejercicio de sus funciones y que funcionan como prueba de las mismas.
Según sea el enfoque, es más, de una u otra manera, los Cuadros de Clasifiación determinan y abarcan las funciones y en detalle los procesos y procedimientos de trabajo, un tópico fundamental para la normalización en gestión de documentos.
Las funciones y los proceso son también jerárquicos, esto permite inteligir la relevancia de los documentos y los controles de acceso que sean idóneos según el contexto de producción de los mismos.
Definición de esquemas de metadatos.
Manejo de políticas de migración y conversión.
Determinación de los procesos.
Mantenimiento o establecimiento de controles de acceso.
Seguir los modelos de requisitos o las normas relacionadas a la implantación de un SGDE.