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Maine's Medicaid Mistakes (Objetivos/ Requisitos da nova solução…
Maine's Medicaid Mistakes
Motivação do projeto
Interna
constrangimentos do sistema atual
Não estava compliant com HIPAA
Não estava disponível online
Não processava elevado volume de dados
Precisa de desenvolver novas funcionalidades
Externa
HIPAA - imposição de novos requisitos de proteção e segurança de dados de cliente e
Objetivos/ Requisitos da nova solução
Implementação de nova solução disponível online
Substituição da aplicação legacy Honey Well mainframe
Processamento de $1,5 bilhões em pagamentos e pedidos de reembolso de despesas
Solução mais segura
melhoria da informação sobre estado de pagamentos
Compliance com HIPAA - Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996
Proteção de dados de pacientes
Aumento dos serviços médicos
Deadline 2002 - com atraso para 2005
Tratamento de elevado volume de dados
Melhor controlo de custos
SLA - melhoria do nível de serviço
para processamento dos pagamentos e reembolsos
Validações automáticas
Redução de custos operacionais
com a criação de um sistema online
Problemas
Organização
Gestão de projeto
Risco
Fornecedor
Analisaram 2 mas contratarm o fornecedor com proposta mais barata e sem experiência de implementação similar
Tiveram apenas 2 respostas ao RFP
Tiveram feedback de que o RFP não tinha sido bem conduzido mas não recuaram na estratégia
Tecnologia nova
Novo motor de regras de decisão
Tecnologia web-based
Recursos
Recursos de negócio indisponíveis na fase de definição de requisitos
requisitos de IT desviados para outros projetos
Dispersão de recursos em 2003 com a fusão do departamento de Human Services and Health
Formação
inexistência de formação para end users
Planeamento
Projeto planeado a 1 ano mas sabia-se desde logo que o plano não iria ser cumprido
Atraso na entrega do projeto
Definição de requisitos
Indisponibilidade de recursos de negócio
Recursos definidos com base pressupostos pela equipa de projeto e sistema era ajustado já depois de desenvolvido
Necessidade de redo constante do código
Maior complexidade de requisitos. Ex. necessário validar 13 campos em x de 3 campos do sistema antigo
Infraestrutura -requisitos mal definidos, obrigaram a um reforço de capacidades de infraestrutura adicionais
capacidade de storage para tratar elevado volume de informação
atraso no desenvolvimento
Qualidade
Falta de testes integrados
Falta de testes end-to-end
Estratégia de substituição
total do sistema legacy com vários anos de customização
Falta de empowerment do projeto - concorrência de outros projetos desviaram recursos
Piloto foi feito sem o sistema estar todo implementado o que impediu a realização de testes end-to-end
Governação
Erros de SW
Elevada taxa de pedidos de reembolso rejeitados
Reclamações 300K
Filas de espera gigantes
Elevado nº de reclamações 10K de hospitais, médicos, enfermeiras que não recebiam os pagamentos
Atrasos nos pagamentos
1 ano após implementação
Custos adicionais de 30 milhões
Desastre de proporções elevadas
Demissão de Jack Nicholas
Maine é o único estado que não está comliant com HIPAA
Processa 85% dos pedidos de reembolso
impacto negativo na eleição do governador
corrigiram maior parte dos erros
Estratégia de abordagem
Diferente dos restantes estados que desenvolveram apenas o front-end que integraram com sistemas legacy
Implementar uma nova solução e substituição da legacy com décadas de costumização
Manutenção interna do sistema; não quiseram efetuar outsourcing
Escolheram parceiro para desenvolvimento de SW sem experiência
Suportar a nova solução com base num motor de regras de decisão para flexibilizar a alteração das regras
Lançamento de RFP
1 piloto com 10 fornecedores e claims clearinghouses para processar pagamentos
Big Bang - Subsituição imediata do novo sistema pelo novo
Não montaram um processo de rol back - o sistema antigo não suportava novas funcionalidades nem estava disponível online
Estratégia de resolução de problemas
Estratégia de Craig Hitchings
Correção de erros (sw fixes)
Trabalhar 12 horas por dia para resolver erros e efetual pequenas alterações ao sw
Contratação empresa de consultoria XWAVE para ajudar a gerir o projeto
Contratação da Delloite Accounting para gerir problemas de reconcliação
Contrataram um Oracle data Specialist para olhar para os dados
Envolvimento dos business owners
Prioritização dos problemas
Triagem de problemas técnicos, operacionais e médicos no centro de atendimento para otimizar o serviço
Análise de causas
Má análise;
Suspeitavam que fosse problema dos fornecedores que utilizavam códigos errados
erros de programação
erros decorrentes de má definição de requisitos. Ex: sistema não aceitava ficheiros com mais de 1 k linhas
Projeto
Implementação em 2005, jan 21
Nova solução web-based
Medical claims system
Programa de $25 milhões
Craig Hitchings
Diretor de tecnologia do Departamento de Serviços Humanos DHS